Diagrama de Pareto en Excel: encuentra las pocas causas que generan la mayoría de los problemas

El diagrama de Pareto es un gráfico de barras con las categorías de un problema ordenadas de mayor a menor frecuencia y una línea con el porcentaje acumulado. Se basa en el principio de Pareto, resumido a menudo como la regla 80/20: unas pocas causas suelen explicar la mayoría de los problemas. En Excel se construye en minutos a partir de una tabla de recuento y dice dónde concentrar primero el esfuerzo de mejora. Esta guía explica los datos, las fórmulas, dos formas de dibujarlo y un ejemplo.

Paso 1: recoger y contar los datos

Parte de un registro en el que cada caso tenga una categoría: reclamaciones, devoluciones, defectos, retrasos, incidencias. Las categorías deben ser claras y no solaparse, con una categoría “Otros” para el resto. Cuenta cada una con (Excel en español separa los argumentos con punto y coma):

=CONTAR.SI(Registro[Categoría];A2)

Si importa más el coste que la frecuencia, suma el coste por categoría con SUMAR.SI.CONJUNTO: un fallo poco frecuente pero caro puede merecer más atención que uno frecuente y barato.

Paso 2: ordenar y calcular porcentajes

• Ordena por número de casos, de mayor a menor, dejando “Otros” al final. En Excel 365: =ORDENARPOR(A2:B6;B2:B6;-1)
• Peso de cada categoría: =B2/SUMA($B$2:$B$7)
• Porcentaje acumulado: =SUMA($B$2:B2)/SUMA($B$2:$B$7), copiado hacia abajo.

Paso 3: dibujar el gráfico

Opción A: el gráfico de Pareto integrado

Desde Excel 2016, selecciona categorías y recuentos y ve a Insertar > Gráfico estadístico > Pareto. Excel ordena las barras y añade la línea acumulada.

Opción B: gráfico combinado

Selecciona categorías, recuentos y porcentaje acumulado, inserta un gráfico combinado con los recuentos en columnas y el acumulado como línea en el eje secundario, fijado de 0 % a 100 %. Si quieres, añade una línea horizontal en el 80 %.

Ejemplo: devoluciones de una tienda online de cosmética, un trimestre

Tres motivos explican el 75 % de las devoluciones y dependen de la propia tienda: embalaje, fotos y descripciones, y preparación de pedidos. Reforzar el embalaje de los frascos de vidrio y añadir fotos con luz natural y muestras de color resuelve buena parte del problema con poco gasto. Las medidas se organizan en un plan de acción; las causas del primer motivo pueden analizarse a fondo con un diagrama de Ishikawa.

Cómo leer bien un diagrama de Pareto

• El 80/20 es una regla orientativa, no una ley: a veces es 70/30 o 90/10. Lo importante es que la curva sube con fuerza al principio.
• Si todas las barras tienen una altura parecida, el problema está repartido o las categorías están mal definidas.
• Repite el diagrama tras las mejoras: la primera barra debe bajar y aparecerá otra categoría en cabeza.
• Combínalo con la gravedad: el AMFE pondera lo grave que es cada fallo, no solo su frecuencia.

Los datos de quejas suelen venir de la encuesta de satisfacción de clientes. Si varias soluciones compiten por el mismo presupuesto, puntúalas con la matriz de decisión. Más guías en Gestión de proyectos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el principio de Pareto?

La observación de que una minoría de causas suele producir la mayoría de los efectos, expresada habitualmente como que alrededor del 80 % de los problemas viene del 20 % de las causas.

¿Qué versiones de Excel tienen el gráfico de Pareto?

Excel 2016 y posteriores en Windows, y Microsoft 365. En versiones anteriores, usa el gráfico combinado.

¿Cuento casos o costes?

Cuenta casos para encontrar los problemas frecuentes y suma costes para encontrar los caros. Hacer ambos diagramas suele dar la imagen más clara.

¿Se puede hacer en Google Sheets?

No hay un gráfico de Pareto propio, pero un gráfico combinado de columnas y línea acumulada en el eje secundario cumple la misma función.