Registro de interesados de un proyecto en Excel: matriz poder-interés y plan de comunicación
Cómo crear el registro de interesados (stakeholders) de un proyecto en Excel: identificación, valoración de poder e interés, cuadrante automático con estrategia, gráfico de la matriz y plan de comunicación, con el ejemplo de la reforma de un local comercial.
El registro de interesados de un proyecto es la lista de las personas y organizaciones que pueden influir en él o verse afectadas, con su nivel de poder, su interés, su postura y la forma de tratar con cada una. En Excel se completa con la matriz poder-interés, que asigna a cada interesado una estrategia (gestionar de cerca, mantener satisfecho, mantener informado o vigilar), y con un plan de comunicación sencillo. Muchos proyectos pequeños se retrasan no por la parte técnica, sino por alguien a quien nadie consultó a tiempo.
Paso 1: identificar a los interesados
Pregúntate quién decide, quién paga, quién lo usará, quién debe dar permisos, quién trabajará en ello y a quién puede molestar. Es mejor una lista larga al principio que una sorpresa a mitad del proyecto.
Paso 2: las columnas del registro
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Interesado | Persona, grupo u organización |
| Papel | Qué relación tiene con el proyecto |
| Poder (1–5) | Capacidad para frenar, aprobar o cambiar el proyecto |
| Interés (1–5) | Cuánto le afecta o le importa el resultado |
| Postura | A favor, neutral, en contra |
| Qué necesita | Información, garantías, participación |
| Responsable de la relación | Quién del equipo habla con él |
Paso 3: cuadrante y estrategia automáticos
Excel en español separa los argumentos con punto y coma. Con un umbral de 3:
=SI(Y([@Poder]>=3;[@Interés]>=3);"Gestionar de cerca";SI([@Poder]>=3;"Mantener satisfecho";SI([@Interés]>=3;"Mantener informado";"Vigilar")))
Para el gráfico, inserta un gráfico de dispersión con el interés en el eje horizontal y el poder en el vertical, añade etiquetas con el nombre (“Valor de las celdas”) y dibuja dos líneas en el valor 3 para separar los cuadrantes.
Ejemplo: reforma de un local comercial en un edificio de viviendas
| Interesado | Poder | Interés | Postura | Estrategia |
|---|---|---|---|---|
| Comunidad de propietarios | 4 | 5 | Neutral | Gestionar de cerca |
| Ayuntamiento (licencia de obra) | 5 | 2 | Neutral | Mantener satisfecho |
| Propietario del local | 4 | 3 | A favor | Gestionar de cerca |
| Empresa constructora | 3 | 4 | A favor | Gestionar de cerca |
| Equipo de la tienda | 2 | 4 | A favor | Mantener informado |
| Clientes habituales | 1 | 3 | Neutral | Mantener informado |
| Comercios vecinos | 1 | 2 | Neutral | Vigilar |
La comunidad de propietarios tiene mucho poder (ruido, horarios, permisos sobre elementos comunes) y mucho interés: conviene presentarle el calendario de obra antes de empezar, no cuando lleguen las primeras quejas. El ayuntamiento no sigue el día a día, pero sin licencia no hay obra: hay que entregarle la documentación completa y a tiempo.
Paso 4: el plan de comunicación
| Estrategia | Frecuencia | Canal |
|---|---|---|
| Gestionar de cerca | Semanal o en cada hito | Reunión o llamada, con acta |
| Mantener satisfecho | En los momentos clave | Documentación formal, correo |
| Mantener informado | Quincenal o en cada cambio | Mensaje, cartel, boletín |
| Vigilar | Revisión mensual | Sin acción salvo cambio de situación |
Las reuniones con los interesados clave se documentan en la plantilla de acta de reunión. Quién aprueba cada entregable queda en la matriz RACI, y los posibles conflictos con interesados, en la matriz de riesgos. El alcance se desglosa en la EDT del proyecto y el seguimiento general en la plantilla de gestión de proyectos. Más guías en Gestión de proyectos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un interesado en un proyecto?
Cualquier persona u organización que puede influir en el proyecto o verse afectada por él: clientes, equipo, proveedores, autoridades, vecinos.
¿Cada cuánto actualizar el registro?
Al inicio y en cada hito importante; el poder y la postura de los interesados cambian a lo largo del proyecto.
¿Hace falta en proyectos pequeños?
Sí, aunque sea en diez filas. Bastan unos minutos para evitar el olvido más caro: el de quien puede frenar el proyecto.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. Las fórmulas y el gráfico de dispersión funcionan de la misma manera.