Regiebericht Vorlage: Stundenlohnarbeiten auf der Baustelle sauber dokumentieren

Ein Regiebericht (auch Stundenlohnzettel oder Stundenlohnbericht) dokumentiert Arbeiten, die nicht nach Leistungsverzeichnis, sondern nach Aufwand abgerechnet werden: wer an welchem Tag wie viele Stunden gearbeitet hat, welches Material und welche Geräte eingesetzt wurden und auf wessen Anordnung. Vom Auftraggeber unterschrieben, ist er die Grundlage für die Abrechnung. Fehlt er oder ist er unvollständig, lassen sich Regiearbeiten später oft nicht mehr durchsetzen. Diese Anleitung zeigt, was hineingehört, welche Fristen bei Verträgen nach VOB/B gelten und wie Sie eine Vorlage in Excel aufbauen.

Wann Regiearbeiten anfallen

Typische Fälle sind zusätzliche Leistungen, deren Umfang vorher nicht feststeht: Stemmarbeiten an unerwartet hartem Mauerwerk, Aufräumen nach anderen Gewerken, Wartezeiten auf Anordnung, Provisorien. Wichtig: Bei einem VOB/B-Vertrag werden Stundenlohnarbeiten nur vergütet, wenn sie vor Beginn ausdrücklich als solche vereinbart wurden (§ 2 Abs. 10 VOB/B). Halten Sie diese Vereinbarung schriftlich fest, zum Beispiel per E-Mail oder im Bautagebuch, bevor Sie anfangen.

Pflichtinhalt eines Regieberichts

Preise und Stundensätze müssen nicht auf jedem Bericht stehen; oft werden sie erst in der Stundenlohnrechnung angesetzt. Eine Spalte dafür in der Vorlage erleichtert aber die laufende Kostenkontrolle.

Fristen nach VOB/B

• Anzeige: Die Ausführung von Stundenlohnarbeiten ist dem Auftraggeber vor Beginn anzuzeigen.
• Einreichung: Stundenlohnzettel sind, wenn nichts anderes vereinbart ist, je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich einzureichen.
• Rückgabe: Der Auftraggeber gibt die bescheinigten Zettel unverzüglich zurück, spätestens innerhalb von sechs Werktagen nach Zugang. Nicht fristgemäß zurückgegebene Stundenlohnzettel gelten als anerkannt.
• Abrechnung: Stundenlohnrechnungen sind alsbald nach Abschluss der Arbeiten, längstens in Abständen von vier Wochen, einzureichen.

Diese Regeln stammen aus § 15 VOB/B und gelten nur, wenn die VOB/B wirksam in den Vertrag einbezogen ist. Bei Verträgen nach BGB richtet sich das Vorgehen nach Ihrer Vereinbarung; eine zeitnahe, gegengezeichnete Dokumentation ist dort genauso wichtig.

Die Excel-Vorlage

Blatt „Regiebericht“

Gestalten Sie ein druckfähiges DIN-A4-Blatt mit den Bereichen aus der Tabelle oben. Für die Personalzeilen:

• Stunden: =(Bis-Von)*24-Pause_Std (Uhrzeiten im Format hh:mm, Pause in Stunden)
• Betrag Personal: =SUMMENPRODUKT(Stunden;Stundensatz)
• Material und Geräte entsprechend Menge × Einzelpreis bzw. Einsatzstunden × Gerätesatz.
• Summe netto: Personal + Material + Geräte.

Hinterlegen Sie Lohngruppen und Gerätesätze auf einem Parameter-Blatt und wählen Sie sie über Auswahllisten aus, damit alle Berichte mit denselben Sätzen arbeiten.

Blatt „Register“

Das Register ist die Kontrollliste aller Regieberichte eines Bauvorhabens: Nummer, Datum der Arbeiten, Summe netto, Datum der Übergabe an den Auftraggeber, Rückgabefrist, Status (offen, unterschrieben, beanstandet, als anerkannt), abgerechnet in Rechnung Nr. Die Rückgabefrist von sechs Werktagen berechnet:

=ARBEITSTAG.INTL(Übergabe;6;11)

Der Wochenendcode 11 lässt nur den Sonntag als freien Tag gelten, weil im Sinne der VOB/B auch Samstage Werktage sind. Feiertage können als dritter Bereich angegeben werden. Eine bedingte Formatierung färbt Zeilen rot, wenn die Frist abgelaufen ist und der Status noch „offen“ lautet: Dann gilt der Zettel nach VOB/B als anerkannt, und Sie sollten das dokumentieren.

Rechenbeispiel

Die Sätze sind Beispielwerte; maßgeblich sind die im Vertrag oder Nachtrag vereinbarten Preise. Im Anlassfeld steht: „Abbruch und Neuaufmauerung Brüstung 2. OG, Achse C, Anordnung Bauleiter AG Herr Weber am 14.05.“

Praxistipps

• Täglich ausfüllen, solange sich alle an die Stunden erinnern, und noch am selben Tag zur Unterschrift vorlegen.
• Fotos vom Zustand vorher und nachher mit Datum ins Bautagebuch übernehmen und im Regiebericht auf sie verweisen.
• Übergabe nachweisbar machen: Unterschrift mit Datum, E-Mail mit PDF oder Eingangsstempel.
• Stunden abgleichen mit den Stundenzetteln Ihrer Mitarbeiter, damit Lohnabrechnung und Regieabrechnung zusammenpassen.
• Zeitnah abrechnen: Übernehmen Sie anerkannte Berichte direkt in die Rechnung, zum Beispiel mit der Rechnungsvorlage in Excel, und tragen Sie die Rechnungsnummer im Register ein.

Regiearbeiten und Kalkulation

Häufen sich Regiearbeiten, lohnt ein Blick zurück auf die Kalkulation: Waren Mengen oder Leistungen im Angebot unvollständig beschrieben? Die Anleitung zur Baukalkulation in Excel zeigt, wie Sie Lohn-, Material- und Gerätekosten sauber trennen. Weitere Vorlagen finden Sie unter Baustellendokumentation.

Grenzen

Diese Vorlage hilft bei der Dokumentation; sie ersetzt keine rechtliche Prüfung des Vertrags. Ob die VOB/B gilt und welche Vereinbarungen zu Stundenlohnarbeiten bestehen, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Verband.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Regiebericht und Bautagebuch?

Das Bautagebuch beschreibt den gesamten Tagesablauf auf der Baustelle. Der Regiebericht erfasst nur die Arbeiten, die nach Aufwand abgerechnet werden, und braucht die Unterschrift des Auftraggebers.

Muss der Auftraggeber den Regiebericht unterschreiben?

Seine Unterschrift bestätigt Art und Umfang der Leistungen. Bei VOB/B-Verträgen gelten Stundenlohnzettel als anerkannt, wenn er sie nicht innerhalb von sechs Werktagen nach Zugang zurückgibt.

Reicht ein Regiebericht ohne vorherige Vereinbarung?

Bei VOB/B-Verträgen nicht: Stundenlohnarbeiten werden nur vergütet, wenn sie vorher ausdrücklich vereinbart wurden. Der Regiebericht belegt dann den Umfang.

Kann ich den Regiebericht digital führen?

Ja, zum Beispiel in Excel oder einer Bau-App, solange die Unterschrift des Auftraggebers und das Übergabedatum nachweisbar sind.