Matriz RACI en Excel: plantilla para asignar responsables sin huecos ni duplicidades
Cómo crear una matriz RACI en Excel: qué significan Responsable, Aprobador, Consultado e Informado, la regla de una sola A por tarea, listas desplegables, colores, fórmulas que detectan errores y carga por rol, con el ejemplo de la apertura de una segunda tienda.
Una matriz RACI es una tabla con las tareas o decisiones en filas y los roles en columnas, en la que cada celda indica la implicación de ese rol: R (Responsable, ejecuta el trabajo), A (Aprobador, responde del resultado y lo aprueba), C (Consultado, aporta su opinión antes) o I (Informado, recibe el resultado). Su utilidad es evitar las dos situaciones más caras de un proyecto pequeño: dos personas haciendo lo mismo y una tarea que nadie hace porque cada uno pensaba que la hacía otro. Esta guía construye una plantilla en Excel con listas desplegables, colores y fórmulas que detectan errores automáticamente.
Los cuatro papeles
| Letra | Significado | Pregunta clave | Cuántos por tarea |
|---|---|---|---|
| R Responsable | Hace el trabajo | ¿Quién lo produce? | Al menos uno |
| A Aprobador | Responde del resultado y da el visto bueno | ¿Quién responde si sale mal? | Exactamente uno |
| C Consultado | Aporta conocimiento antes de decidir, en diálogo | ¿Qué opinión necesitamos antes? | Los mínimos |
| I Informado | Recibe el resultado, sin participar | ¿Quién debe saberlo después? | Los necesarios |
En equipos pequeños, una persona suele ejecutar y aprobar a la vez: márcalo “R/A”. Lo que hay que evitar son dos A en la misma fila.
Construir la matriz paso a paso
- Tareas en la columna A, empezando por un verbo (“Firmar el contrato de alquiler”, “Contratar al personal”), agrupadas por fase en la columna B. Si ya tienes la plantilla de gestión de proyectos, usa los mismos nombres de tarea.
- Roles en la fila 1, desde la columna C. Mejor roles que nombres, porque las personas cambian; una pequeña tabla aparte asigna cada rol a una persona.
- Lista desplegable: selecciona la cuadrícula, Datos > Validación de datos > Lista, con origen
R;A;C;I;R/A(en Excel en español, separadas por punto y coma). - Colores: cuatro reglas de formato condicional “Es igual a”, por ejemplo A en rojo oscuro, R en azul, C en ámbar e I en gris.
Fórmulas que detectan errores
Con los roles en las columnas C a H, añade al final de cada fila:
- Número de A:
=CONTAR.SI(C2:H2;"A")+CONTAR.SI(C2:H2;"R/A") - Número de R:
=CONTAR.SI(C2:H2;"R")+CONTAR.SI(C2:H2;"R/A") - Control:
=SI(I2<>1;"Falta o sobra A";SI(J2=0;"Nadie la ejecuta";"OK"))
Resalta las filas cuyo control no sea “OK” y corrígelas antes de compartir la matriz. Bajo la cuadrícula, cuenta por rol las tareas que ejecuta (R y R/A), las que aprueba (A y R/A) y las consultas (C). Un rol con muchas A suele ser un cuello de botella; uno sin ninguna R quizá no necesita estar en el proyecto.
Ejemplo: abrir una segunda tienda
| Tarea | Gerente | Responsable de tienda | Administración | Asesoría | Proveedor de reformas | Marketing |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Elegir el local | A | R | C | C | I | |
| Firmar el contrato de alquiler | R/A | I | C | C | ||
| Tramitar licencias y permisos | I | C | R | A | C | |
| Ejecutar la reforma | I | A | R | |||
| Contratar al personal | C | R/A | R | C | ||
| Preparar la campaña de apertura | C | C | R/A | |||
| Aprobar la fecha de apertura | A | R | C | C | I |
Cada fila tiene una sola A. La gerente decide lo que compromete dinero a largo plazo (local, contrato, fecha), la responsable de tienda dirige la ejecución y la asesoría aprueba lo que tiene riesgo legal. Los permisos, que dependen del ayuntamiento, quedan con una responsable clara en lugar de “lo mira quien pueda”.
Errores frecuentes
- Demasiadas C. Cada consulta es una reunión más. Pasa a I a quien no cambie el resultado.
- La dirección como A en todo. Si todo lo aprueba una persona, todo espera por ella. Da la A a quien está más cerca del trabajo y tiene autoridad para decidir.
- Tareas vagas. “Encargarse del marketing” no se puede asignar; divídelo en entregables.
- Hacerla y archivarla. Acuérdala en la reunión de lanzamiento, déjala reflejada en el acta de reunión y vuelve a ella cuando haya dudas de quién hace qué.
Relación con otras herramientas
La RACI responde a “quién”; el diagrama de Gantt responde a “cuándo” y la matriz de riesgos asigna un responsable a cada riesgo. El organigrama muestra la línea jerárquica detrás de los roles. Más guías en Gestión de proyectos.
Preguntas frecuentes
¿Puede una tarea tener dos aprobadores?
No debería. Si dos áreas tienen que estar de acuerdo, una es A y la otra C.
¿Qué diferencia hay entre R y A?
R ejecuta; A responde del resultado y lo aprueba. En equipos pequeños pueden coincidir (R/A).
¿Cuándo se hace la matriz RACI?
En cuanto se conocen las tareas principales, antes de la reunión de arranque, y se actualiza cuando entra gente o cambia el alcance.
¿Sirve en Google Sheets?
Sí. La validación de datos, el formato condicional y CONTAR.SI funcionan igual, y el equipo puede comentar en la propia hoja.