RACI-Matrix-Vorlage in Excel: Verantwortlichkeiten klar verteilen und Lücken automatisch finden
RACI-Matrix in Excel erstellen: Bedeutung von Responsible, Accountable, Consulted und Informed, die Regel „genau ein A pro Aufgabe“, Auswahllisten, Farben, Prüfformeln und Auslastung je Rolle, mit dem Beispiel eines Büroumzugs.
Eine RACI-Matrix ist eine Tabelle mit den Aufgaben oder Entscheidungen eines Projekts in den Zeilen und den Rollen in den Spalten. Jede Zelle sagt, wie eine Rolle beteiligt ist: R (Responsible, führt aus), A (Accountable, trägt die Verantwortung für das Ergebnis und gibt frei), C (Consulted, wird vorher gefragt) oder I (Informed, wird informiert). Sie verhindert, dass Arbeit doppelt erledigt wird oder liegen bleibt, weil jeder dachte, ein anderer kümmert sich. Diese Anleitung baut eine Vorlage in Excel mit Auswahllisten, Farben und Formeln, die Fehler automatisch anzeigen.
Die vier Rollen
| Buchstabe | Bedeutung | Leitfrage | Wie viele pro Aufgabe |
|---|---|---|---|
| R Responsible | Führt die Arbeit aus | Wer macht es? | Mindestens eine Rolle |
| A Accountable | Verantwortet das Ergebnis, gibt frei | Wer steht dafür gerade? | Genau eine Rolle |
| C Consulted | Wird vor der Entscheidung fachlich einbezogen | Wessen Wissen brauchen wir vorher? | So wenige wie möglich |
| I Informed | Wird über das Ergebnis informiert | Wer muss es danach wissen? | Nach Bedarf |
In kleinen Teams führt oft dieselbe Person aus und gibt frei; tragen Sie dann „R/A“ ein. Zwei A in einer Zeile sind dagegen immer ein Fehler.
Die Matrix aufbauen
- Aufgaben in Spalte A, jeweils mit einem Verb beginnend („Umzugsfirma beauftragen“), nach Phase gruppiert in Spalte B. Wenn Sie bereits einen Projektplan in Excel führen, übernehmen Sie dessen Aufgabennamen.
- Rollen in Zeile 1 ab Spalte C. Rollen statt Namen, denn Personen wechseln; eine kleine Nebentabelle ordnet jeder Rolle eine Person zu.
- Auswahlliste: Raster markieren, Daten > Datenüberprüfung > Liste, Quelle
R;A;C;I;R/A. - Farben: vier Regeln der bedingten Formatierung „Gleich“, etwa A dunkelrot, R blau, C orange, I grau.
Prüfformeln
Mit den Rollen in den Spalten C bis H (deutsches Excel trennt Argumente mit Semikolon):
- Anzahl A:
=ZÄHLENWENN(C2:H2;"A")+ZÄHLENWENN(C2:H2;"R/A") - Anzahl R:
=ZÄHLENWENN(C2:H2;"R")+ZÄHLENWENN(C2:H2;"R/A") - Prüfung:
=WENN(I2<>1;"Genau ein A nötig";WENN(J2=0;"Niemand führt aus";"OK"))
Unter dem Raster zählen Sie je Rolle Ausführungen, Freigaben und Konsultationen. Eine Rolle mit vielen A wird zum Engpass; eine Rolle ohne ein einziges R gehört vielleicht gar nicht ins Projekt.
Beispiel: Büroumzug eines Steuerbüros
| Aufgabe | Kanzleiinhaberin | Büroleitung | IT-Dienstleister | Mitarbeitende | Umzugsfirma | Vermieter |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Neue Räume auswählen und Mietvertrag unterschreiben | R/A | C | C | I | C | |
| Umzugsfirma beauftragen | I | R/A | C | |||
| Arbeitsplätze und Netzwerk planen | C | A | R | C | ||
| Akten und Archiv verpacken | A | R | C | |||
| Server und Telefonanlage umziehen | I | C | R/A | I | ||
| Mandanten und Behörden über neue Adresse informieren | A | R | I | |||
| Alte Räume übergeben | I | R/A | C |
Jede Zeile hat genau ein A. Die Inhaberin entscheidet über Mietvertrag und Kommunikation nach außen, die Büroleitung steuert den Ablauf, der IT-Dienstleister verantwortet Server und Telefonie. Die Information der Mandanten, die bei Umzügen gern untergeht, hat eine klare Zuständigkeit.
Häufige Fehler
- Zu viele C: Jede Konsultation bedeutet eine Abstimmung mehr. Wer das Ergebnis nicht verändert, wird I.
- Die Geschäftsführung überall als A: Dann wartet alles auf eine Person. Geben Sie das A der Person, die der Arbeit am nächsten ist und entscheiden darf.
- Unklare Aufgaben: „Marketing kümmern“ lässt sich nicht zuordnen; zerlegen Sie es in Ergebnisse.
- Einmal erstellt, nie wieder angesehen: Beschließen Sie die Matrix im Kick-off, halten Sie sie im Besprechungsprotokoll fest und holen Sie sie hervor, sobald Zuständigkeiten strittig sind.
Zusammenspiel mit anderen Vorlagen
RACI beantwortet „wer“, das Gantt-Diagramm „wann“, die Risikomatrix weist jedem Risiko eine Verantwortung zu, und das Organigramm zeigt die Linienstruktur dahinter. Alle Anleitungen finden Sie unter Projektmanagement.
Häufige Fragen
Darf eine Aufgabe zwei Accountable haben?
Nein. Müssen zwei Bereiche zustimmen, wird einer A und der andere C.
Was ist der Unterschied zwischen R und A?
R führt aus, A verantwortet das Ergebnis und gibt frei. In kleinen Teams kann das dieselbe Person sein (R/A).
Wann erstellt man die RACI-Matrix?
Sobald die wichtigsten Aufgaben feststehen, vor dem Kick-off, und erneut, wenn sich Team oder Umfang ändern.
Funktioniert die Vorlage in Google Sheets?
Ja. Datenüberprüfung, bedingte Formatierung und ZÄHLENWENN (COUNTIF) funktionieren gleich.