Organigramm-Vorlage in Excel: Mitarbeiterliste als Grundlage, drei Wege zur Grafik
So erstellen Sie ein Organigramm in Excel oder Google Sheets: Mitarbeiterliste mit Vorgesetzten-ID, Prüfformeln für Berichtslinien und Führungsspanne, sowie SmartArt, automatische Erstellung aus Daten und das Organisationsdiagramm in Google Sheets.
Ein Organigramm zeigt, wer an wen berichtet, von der Geschäftsführung bis zu den einzelnen Teams. In Excel gelingt es am zuverlässigsten, wenn Sie zuerst eine Mitarbeiterliste mit einer Spalte „Vorgesetzte(r)“ anlegen und die Grafik daraus erzeugen oder pflegen. Ändert sich etwas im Team, ändern Sie eine Zeile in der Liste, nicht die ganze Zeichnung. Diese Anleitung zeigt den Aufbau der Liste, Prüfformeln gegen Fehler und drei Wege zur Grafik: SmartArt, automatische Erstellung aus Daten und das Organisationsdiagramm in Google Sheets.
Die Mitarbeiterliste als Grundlage
| Spalte | Beispiel | Zweck |
|---|---|---|
| ID | M01 | Eindeutiger Schlüssel, wird nie neu vergeben |
| Name | Julia Becker | Beschriftung im Kästchen |
| Funktion | Geschäftsführerin | Zweite Zeile im Kästchen |
| Abteilung | Geschäftsführung | Farbe und Filter |
| Vorgesetzten-ID | (leer bei der obersten Person) | Bestimmt die Linien im Organigramm |
| Status | Aktiv, offene Stelle, Elternzeit | Zeigt auch geplante Stellen |
Verweisen Sie auf die ID der Führungskraft statt auf ihren Namen: Namen können doppelt vorkommen oder unterschiedlich geschrieben sein. Offene Stellen mit dem Eintrag „Offene Stelle“ im Namensfeld machen das Organigramm zum Planungsinstrument.
Prüfformeln, bevor Sie zeichnen
Mit den IDs in Spalte A und den Vorgesetzten-IDs in Spalte E (deutsches Excel trennt Argumente mit Semikolon):
- Gibt es die Führungskraft?
=WENN(E2="";"Oberste Ebene";WENN(ZÄHLENWENN($A:$A;E2)=0;"Unbekannte Vorgesetzten-ID";"OK")) - Führungsspanne (direkt unterstellte Personen):
=ZÄHLENWENN($E:$E;A2) - Niemand berichtet an sich selbst:
=A2=E2muss in jeder Zeile FALSCH ergeben.
In einer separaten Zelle prüfen Sie, dass es genau eine oberste Person gibt: =ANZAHLLEEREZELLEN(E2:E200)-ANZAHLLEEREZELLEN(A2:A200) muss 1 ergeben.
Weg 1: SmartArt für kleine Teams
- Einfügen > SmartArt > Hierarchie > Organigramm.
- Im Textbereich die oberste Person in die erste Zeile schreiben.
- Enter fügt eine Person auf gleicher Ebene hinzu, Tab rückt eine Ebene tiefer, Umschalt + Tab eine Ebene höher.
- Umschalt + Enter erzeugt im Kästchen eine zweite Zeile für die Funktion.
- Unter SmartArt-Design Farben und Layout anpassen, etwa ein hängendes Layout für die unteren Ebenen.
SmartArt ist schnell und druckt sauber, ist aber nicht mit der Liste verknüpft. Bis etwa 20 Personen ist das gut handhabbar.
Weg 2: automatisch aus der Liste (Microsoft 365)
In Excel für Microsoft 365 erstellt das Add-In Visio Data Visualizer (Einfügen > Add-Ins, Suche nach „Visio Data Visualizer“) ein Organigramm direkt aus einer Tabelle mit ID und Vorgesetzten-ID. Ändert sich die Tabelle, aktualisieren Sie das Diagramm. Welche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen, hängt vom Microsoft-365-Konto ab; testen Sie es zuerst mit einer kleinen Tabelle.
Weg 3: Organisationsdiagramm in Google Sheets
- Legen Sie zwei Spalten an: in der ersten die Beschriftung jeder Person (z. B. „Julia Becker – Geschäftsführerin“), in der zweiten die Beschriftung der Führungskraft, bei der obersten Person leer. Eine dritte Spalte kann als Tooltip dienen.
- Bereich markieren, Einfügen > Diagramm, unter Diagrammtyp „Organisationsdiagramm“ wählen.
- Unter Anpassen Größe und Farben einstellen.
Die Beschriftung in Spalte 2 muss exakt der Beschriftung der Führungskraft in Spalte 1 entsprechen. Erzeugen Sie beide per Formel (Name & Funktion, Führungskraft per XLOOKUP über die ID), dann gibt es keine Tippfehler. Das Diagramm aktualisiert sich bei jeder Änderung der Tabelle.
Beispiel: Handwerksbetrieb mit 16 Beschäftigten
| ID | Funktion | Berichtet an | Führungsspanne |
|---|---|---|---|
| M01 | Inhaber | — | 3 |
| M02 | Meister Montage | M01 | 8 |
| M03 | Büroleitung | M01 | 2 |
| M04 | Meister Werkstatt | M01 | 2 |
| M05–M12 | Monteure | M02 | 0 |
| M13–M14 | Büro und Buchhaltung | M03 | 0 |
| M15 | Werkstatt | M04 | 0 |
| M16 | Auszubildende(r) Werkstatt (offene Stelle) | M04 | 0 |
Die Spalte Führungsspanne zeigt das Ungleichgewicht: Der Montagemeister führt acht Personen direkt. Zwei Vorarbeiter als Zwischenebene würden ihn entlasten. Die offene Ausbildungsstelle ist im Organigramm sichtbar und damit Teil der Personalplanung.
Tipps für ein lesbares Organigramm
- Pro Kästchen nur Name und Funktion; alles Weitere bleibt in der Liste.
- Eine Farbe je Abteilung, passend zu Ihren übrigen Unterlagen.
- Ab etwa 50 Personen ein Übersichts-Organigramm bis zur Abteilungsleitung und je Abteilung ein Detailblatt.
- Stand-Datum in eine Ecke schreiben.
Datenschutz
Namen und Funktionen sind personenbezogene Daten. Für ein internes Organigramm reichen sie meist aus; private Kontaktdaten gehören nicht hinein. Wird das Organigramm veröffentlicht, etwa auf der Website, zeigen Sie Namen nur bei Personen mit Außenfunktion oder holen Sie das Einverständnis ein, wie es die DSGVO nahelegt.
Weitere Vorlagen
Die Mitarbeiterliste ist auch die Basis für Dienstplan, Urlaubsplaner und die Qualifikationsmatrix. Alle Anleitungen finden Sie unter Betrieb & Personal.
Häufige Fragen
Excel oder PowerPoint für das Organigramm?
PowerPoint eignet sich für eine einmalige Präsentation. Excel hat den Vorteil, dass Mitarbeiterliste und Organigramm in einer Datei liegen und leichter aktuell bleiben.
Wie stelle ich eine Matrixorganisation dar?
Ein Baumdiagramm kennt nur eine direkte Führungskraft. Tragen Sie die disziplinarische Führungskraft als Vorgesetzte ein und die fachliche in einer Bemerkungsspalte, oder zeichnen Sie diese Linie gestrichelt nach.
Wie oft sollte das Organigramm aktualisiert werden?
Bei jedem Eintritt, Austritt oder Wechsel. Wird es aus der Liste erzeugt, genügt die Pflege der Liste.
Kann ich offene Stellen einzeichnen?
Ja, das ist sogar sinnvoll: Sie zeigen die geplante Struktur und helfen bei der Personalplanung.