Organigramme sur Excel : partir de la liste du personnel et le garder à jour
Faire un organigramme sur Excel ou Google Sheets à partir d'une liste du personnel avec l'identifiant du responsable : formules de contrôle, étendue de management, puis trois méthodes de dessin : SmartArt, création depuis les données et graphique organigramme.
Un organigramme montre qui rend compte à qui. Sur Excel, la méthode la plus fiable consiste à partir d’une liste du personnel comportant une colonne « identifiant du responsable », puis à générer ou mettre à jour le schéma à partir de cette liste, plutôt que de redessiner des cases à chaque arrivée ou départ. Ce guide présente la liste, quelques formules qui détectent les erreurs avant le dessin, puis trois façons d’obtenir l’organigramme : SmartArt, création depuis les données dans Microsoft 365 et graphique organigramme de Google Sheets.
La liste du personnel d’abord
| Colonne | Exemple | Rôle |
|---|---|---|
| ID | P01 | Identifiant unique, jamais réattribué |
| Nom | Claire Martin | Texte de la case |
| Fonction | Architecte associée | Deuxième ligne de la case |
| Service | Conception | Couleurs et filtres |
| ID du responsable | (vide pour la personne au sommet) | Trace les liens hiérarchiques |
| Statut | Actif, poste à pourvoir, absent | Montre aussi les postes prévus |
Pointez vers l’identifiant du responsable plutôt que vers son nom, car les noms se répètent et s’orthographient mal. Ajouter les postes à pourvoir avec la mention « Poste à pourvoir » transforme l’organigramme en outil de planification des recrutements, que vous suivrez ensuite dans le tableau de suivi des candidatures.
Contrôles avant de dessiner
Avec les ID en colonne A et les ID des responsables en colonne E (séparateur point-virgule) :
- Le responsable existe-t-il ?
=SI(E2="";"Sommet";SI(NB.SI($A:$A;E2)=0;"ID responsable inconnu";"OK")) - Étendue de management (collaborateurs directs) :
=NB.SI($E:$E;A2) - Personne ne dépend de soi-même :
=A2=E2doit renvoyer FAUX sur chaque ligne. - Une seule personne au sommet :
=NB.VIDE(E2:E200)-NB.VIDE(A2:A200)doit valoir 1.
Méthode 1 : SmartArt pour les petites équipes
- Insertion > SmartArt > Hiérarchie > Organigramme.
- Dans le volet de texte, saisissez la personne au sommet sur la première ligne.
- Entrée ajoute une personne au même niveau, Tab descend d’un niveau, Maj + Tab remonte.
- Maj + Entrée ajoute une deuxième ligne dans la case pour la fonction.
- Dans Création SmartArt, choisissez couleurs et disposition (par exemple une disposition suspendue pour les niveaux inférieurs).
Rapide et propre à l’impression, le SmartArt n’est pas relié à la liste : chaque changement doit être reporté à la main. Il convient jusqu’à une vingtaine de personnes.
Méthode 2 : depuis les données (Microsoft 365)
Dans Excel pour Microsoft 365, le complément Visio Data Visualizer (Insertion > Compléments, recherche « Visio Data Visualizer ») crée un organigramme à partir d’un tableau contenant l’ID et l’ID du responsable. Quand le tableau change, il suffit d’actualiser le diagramme. Les possibilités de modification dépendent de votre abonnement ; testez d’abord sur un petit tableau.
Méthode 3 : l’organigramme de Google Sheets
- Préparez deux colonnes : la première avec l’étiquette de chaque personne (« Claire Martin – Architecte associée »), la seconde avec l’étiquette de son responsable, vide pour le sommet. Une troisième colonne facultative sert d’infobulle.
- Sélectionnez la plage, Insertion > Graphique, puis choisissez le type Organigramme.
- Réglez taille et couleurs dans Personnaliser.
L’étiquette du responsable doit être strictement identique à la sienne dans la première colonne. Construisez les deux par formule (nom & ” – ” & fonction, et l’étiquette du responsable via RECHERCHEX ou XLOOKUP sur l’ID) pour éviter les fautes de frappe.
Exemple : cabinet d’architecture de 10 personnes
| ID | Fonction | Rend compte à | Collaborateurs directs |
|---|---|---|---|
| P01 | Architecte gérant | — | 3 |
| P02 | Architecte associée, conception | P01 | 3 |
| P03 | Conducteur de travaux | P01 | 1 |
| P04 | Responsable administrative | P01 | 1 |
| P05–P07 | Architectes et dessinateurs | P02 | 0 |
| P08 | Conducteur de travaux adjoint (poste à pourvoir) | P03 | 0 |
| P09 | Assistante comptable | P04 | 1 |
| P10 | Alternant administratif | P09 | 0 |
La colonne des collaborateurs directs soulève une question : l’alternant administratif est encadré par l’assistante comptable, ce qui ajoute un niveau hiérarchique pour une équipe de deux personnes. Le rattacher directement à la responsable administrative simplifie le schéma et clarifie qui valide son travail.
Conseils de présentation
- Nom et fonction seulement dans chaque case ; le reste reste dans la liste.
- Une couleur par service, cohérente avec vos autres documents.
- Au-delà d’une cinquantaine de personnes, un organigramme général jusqu’aux responsables de service et un détail par service.
- La date de mise à jour dans un coin.
Données personnelles
Noms et fonctions sont des données personnelles. Pour un usage interne, cela suffit généralement ; laissez de côté les coordonnées personnelles. En cas de publication, sur votre site par exemple, ne nommez que les personnes en contact avec l’extérieur ou recueillez leur accord.
Pour aller plus loin
La même liste alimente le planning du personnel, le suivi des congés et la feuille de temps. Pour préciser qui fait quoi dans un projet, au-delà de la hiérarchie, utilisez la matrice RACI. Tous les guides sont dans Organisation et RH.
Questions fréquentes
Excel ou PowerPoint pour un organigramme ?
PowerPoint suffit pour une présentation ponctuelle. Excel garde la liste et l’organigramme dans le même fichier, ce qui facilite la mise à jour.
Comment représenter une double hiérarchie ?
Un organigramme en arbre ne connaît qu’un responsable direct. Indiquez le responsable hiérarchique dans la colonne prévue et le responsable fonctionnel dans une colonne de remarques, ou tracez ce lien en pointillé.
À quelle fréquence le mettre à jour ?
À chaque arrivée, départ ou changement de poste. S’il est généré depuis la liste, mettre la liste à jour suffit.
Faut-il faire figurer les postes vacants ?
Oui, ils montrent la structure visée et aident à planifier les recrutements.