Grille d’entretien annuel d’évaluation sur Excel : objectifs, compétences, note et plan d’action
Construire une grille d'entretien annuel d'évaluation sur Excel pour une TPE : objectifs et compétences pondérés, échelle de 1 à 5 décrite, auto-évaluation, note et appréciation automatiques, plan d'action, et différence avec l'entretien professionnel obligatoire.
Une grille d’entretien annuel d’évaluation sur Excel réunit deux blocs pondérés : les objectifs de l’année (ce qui a été réalisé) et les compétences (la manière de travailler), notés sur la même échelle de 1 à 5. Le fichier calcule la note globale et l’appréciation, puis se termine par un plan d’action. Bien conçue, elle transforme l’entretien en échange appuyé sur des faits plutôt que sur des impressions. Ce guide présente l’échelle, la structure, les formules et le déroulement de l’entretien, ainsi que la différence avec l’entretien professionnel prévu par le Code du travail.
Évaluation annuelle et entretien professionnel : deux choses différentes
L’entretien annuel d’évaluation porte sur les résultats et la manière de travailler ; il n’est pas imposé en tant que tel par la loi. L’entretien professionnel, lui, est obligatoire à intervalles réguliers et porte sur les perspectives d’évolution et de formation du salarié, sans évaluation du travail. Beaucoup d’entreprises les organisent le même jour, mais avec deux supports distincts. Les méthodes d’évaluation doivent être portées à la connaissance des salariés avant leur mise en œuvre, et le comité social et économique peut avoir à être informé et consulté : vérifiez les règles applicables avec votre conseil ou votre convention collective.
Une échelle décrite
| Note | Signification |
|---|---|
| 5 | Dépasse nettement les attentes, de façon constante ; sert de référence |
| 4 | Dépasse les attentes sur des points importants |
| 3 | Répond pleinement aux attentes du poste |
| 2 | Répond partiellement ; des progrès sont nécessaires sur des points précis |
| 1 | Ne répond pas aux attentes |
Décrivez aussi, pour chaque compétence, ce qui correspond à un 3 et à un 5 dans ce poste. Sans ces repères, chaque manager note à sa façon.
Structure de la grille
- En-tête : salarié, poste, manager, période, date de l’entretien.
- Objectifs : chaque objectif avec son poids, son indicateur, la cible, le résultat, la note et un commentaire.
- Compétences : chaque compétence avec son poids, l’auto-évaluation, la note du manager et un exemple concret.
- Synthèse : notes des blocs, note globale et appréciation.
- Plan d’action : deux ou trois actions avec échéance et responsable.
Les formules
En paramètres régionaux français, séparateur point-virgule :
- Note d’un bloc :
=SOMMEPROD(Poids;Notes)/SOMME(Poids) - Note globale :
=PoidsObjectifs*NoteObjectifs+PoidsCompetences*NoteCompetences - Appréciation :
=SI(Globale>=4,5;"Exceptionnel";SI(Globale>=3,5;"Dépasse les attentes";SI(Globale>=2,5;"Conforme aux attentes";"À améliorer"))) - Écart auto-évaluation / manager :
=[@Manager]-[@Auto]; un écart de 2 points ou plus est à aborder en premier.
Exemple : technicienne de maintenance
| Élément | Poids | Résultat | Note |
|---|---|---|---|
| Intervention sous 48 h sur 90 % des demandes | 40 % | 92 % | 4 |
| Résolution dès la première visite : 85 % | 30 % | 80 % | 3 |
| Obtenir l’habilitation électrique prévue | 30 % | Obtenue en avance | 5 |
| Bloc objectifs (60 %) | 4,00 | ||
| Sécurité / Communication client / Autonomie / Travail en équipe | 25 % chacune | Exemples notés | 5 / 3 / 4 / 4 |
| Bloc compétences (40 %) | 4,00 | ||
| Note globale | 4,00 – Dépasse les attentes |
La communication client à 3 et le taux de résolution un peu en dessous de la cible renvoient au même point : des diagnostics expliqués trop vite au client, qui rappelle ensuite. Le plan d’action prévoit une fiche d’intervention commentée avec le client et un accompagnement sur deux interventions par mois.
Le déroulement de l’entretien
- Remettez la grille avec l’auto-évaluation une semaine avant.
- Commencez par les points forts avec des exemples, puis traitez les plus grands écarts.
- Fixez ensemble les objectifs de l’année suivante, reliés si possible à ceux de l’entreprise avec le tableau OKR.
- Consignez les engagements dans la grille ou dans un compte rendu signé des deux parties.
Équité et confidentialité
Appliquez les mêmes critères à tous les titulaires d’un même poste et comparez les notes entre managers avant de les communiquer. Si l’évaluation a une incidence sur la rémunération ou la promotion, les règles doivent être connues à l’avance et appliquées de façon constante. Conservez les grilles dans un dossier à accès restreint. L’organigramme indique qui évalue qui. Tous les guides sont dans Organisation et RH.
Questions fréquentes
L’entretien annuel d’évaluation est-il obligatoire ?
Pas en tant que tel ; c’est l’entretien professionnel qui est imposé à intervalles réguliers. Si vous pratiquez l’évaluation, ses méthodes doivent être connues des salariés au préalable.
Combien d’objectifs fixer ?
Trois à cinq objectifs et quatre à six compétences par poste ; au-delà, chaque élément pèse trop peu.
L’auto-évaluation est-elle utile ?
Oui : elle montre comment le salarié perçoit son travail et met en évidence les écarts à discuter.
La grille fonctionne-t-elle sur Google Sheets ?
Oui, avec les mêmes fonctions ; partagez chaque grille uniquement avec le salarié et son manager.