Mẫu sơ đồ tổ chức công ty trên Excel: 3 cách vẽ và cách giữ sơ đồ luôn đúng
Ba cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty bằng Excel và Google Sheets: SmartArt, vẽ tự động từ bảng dữ liệu nhân sự và biểu đồ tổ chức của Google Sheets, kèm bảng dữ liệu chuẩn và công thức kiểm tra quan hệ báo cáo.
Sơ đồ tổ chức công ty là hình vẽ cho thấy ai báo cáo cho ai, từ giám đốc đến từng phòng ban và nhân viên. Trên Excel có ba cách vẽ: dùng SmartArt cho sơ đồ nhỏ, vẽ tự động từ một bảng dữ liệu nhân sự, hoặc dùng biểu đồ tổ chức có sẵn của Google Sheets. Cách nào cũng nên bắt đầu từ một bảng dữ liệu gồm mỗi người một dòng và cột “quản lý trực tiếp”, vì khi nhân sự thay đổi bạn chỉ sửa bảng, không phải vẽ lại từ đầu.
Bước chung: lập bảng dữ liệu nhân sự
Trước khi vẽ, tạo một bảng (Insert > Table) với các cột sau:
| Cột | Ví dụ | Vai trò trong sơ đồ |
|---|---|---|
| Mã nhân viên | NV01 | Khóa duy nhất cho mỗi người |
| Họ tên | Nguyễn Văn An | Nhãn hiển thị |
| Chức danh | Giám đốc | Dòng thứ hai trong ô sơ đồ |
| Phòng ban | Ban giám đốc | Dùng để tô màu, lọc |
| Mã quản lý trực tiếp | (trống với người đứng đầu) | Quyết định đường nối trong sơ đồ |
| Loại vị trí | Chính thức, thử việc, đang tuyển | Hiển thị vị trí trống để lập kế hoạch tuyển dụng |
Dùng mã quản lý thay vì tên để tránh lỗi khi hai người trùng tên hoặc tên bị gõ khác nhau. Có thể đưa thêm vị trí đang tuyển vào sơ đồ, ghi “Đang tuyển” ở cột họ tên, để cả công ty thấy kế hoạch nhân sự.
Kiểm tra bảng trước khi vẽ
Sơ đồ sai thường bắt nguồn từ dữ liệu sai. Thêm ba cột kiểm tra (giả sử mã NV ở cột A, mã quản lý ở cột E):
- Quản lý có tồn tại không:
=IF(E2="";"Người đứng đầu";IF(COUNTIF($A:$A;E2)=0;"Sai mã quản lý";"OK")) - Chỉ có một người đứng đầu: ở một ô riêng,
=COUNTBLANK(E2:E100)-COUNTBLANK(A2:A100)phải bằng 1. - Số người báo cáo trực tiếp cho mỗi quản lý:
=COUNTIF($E:$E;A2). Một người quản lý quá nhiều nhân viên trực tiếp là dấu hiệu nên thêm cấp trưởng nhóm.
Cũng nên kiểm tra để không ai tự báo cáo cho chính mình (mã quản lý trùng mã nhân viên): =A2=E2 phải là FALSE với mọi dòng.
Cách 1: SmartArt – nhanh cho sơ đồ dưới 20 người
- Vào Insert > SmartArt > Hierarchy, chọn mẫu Organization Chart.
- Mở khung Text Pane, gõ tên người đứng đầu ở dòng đầu tiên.
- Nhấn Enter để thêm người cùng cấp, Tab để hạ một cấp, Shift + Tab để nâng cấp.
- Trong mỗi ô, xuống dòng (Shift + Enter) để thêm chức danh dưới tên.
- Dùng SmartArt Design để đổi màu, kiểu bố cục (ví dụ bố cục treo cho cấp nhân viên).
Ưu điểm: không cần tiện ích, in đẹp. Nhược điểm: không liên kết với bảng dữ liệu, mỗi lần đổi người phải sửa tay trong SmartArt.
Cách 2: vẽ tự động từ bảng dữ liệu
Với Excel thuộc Microsoft 365, tiện ích Visio Data Visualizer (Insert > Add-ins, tìm “Visio Data Visualizer”) tạo sơ đồ tổ chức trực tiếp từ bảng có cột mã nhân viên và cột mã quản lý. Khi bảng thay đổi, bấm làm mới để sơ đồ cập nhật theo. Khả năng chỉnh sửa sơ đồ phụ thuộc loại tài khoản Microsoft 365, nên hãy thử với một bảng nhỏ trước.
Nếu không dùng được tiện ích, vẫn có thể giữ bảng dữ liệu làm nguồn và vẽ lại SmartArt mỗi quý; bảng giúp bạn không bỏ sót ai.
Cách 3: biểu đồ tổ chức trên Google Sheets
- Chuẩn bị hai cột: cột 1 là nhãn của mỗi người (ví dụ “Nguyễn Văn An – Giám đốc”), cột 2 là nhãn của người quản lý trực tiếp, để trống với người đứng đầu. Có thể thêm cột 3 làm chú thích khi rê chuột.
- Chọn vùng dữ liệu, vào Insert > Chart, ở Chart type chọn Organizational chart.
- Trong Customize, chọn kích thước ô và màu nền.
Lưu ý cột 2 phải ghi chính xác nhãn ở cột 1 của người quản lý. Tạo cột nhãn bằng công thức như =B2&" – "&C2 (họ tên – chức danh) và cột quản lý bằng XLOOKUP từ mã quản lý để tránh gõ sai. Ưu điểm lớn nhất: sơ đồ tự cập nhật ngay khi bảng thay đổi và dễ chia sẻ đường link.
Ví dụ: công ty thương mại 12 người
| Mã | Chức danh | Quản lý trực tiếp | Số người báo cáo |
|---|---|---|---|
| NV01 | Giám đốc | — | 4 |
| NV02 | Trưởng phòng kinh doanh | NV01 | 4 |
| NV03 | Kế toán trưởng | NV01 | 1 |
| NV04 | Trưởng kho vận | NV01 | 2 |
| NV05–NV08 | Nhân viên kinh doanh | NV02 | 0 |
| NV09 | Kế toán viên | NV03 | 0 |
| NV10–NV11 | Nhân viên kho | NV04 | 0 |
| NV12 | Nhân viên marketing (đang tuyển) | NV01 | 0 |
Giám đốc có 4 người báo cáo trực tiếp, tính cả vị trí marketing đang tuyển (NV12). Bảng cho thấy marketing đang báo cáo thẳng giám đốc; nếu bộ phận này lớn dần, có thể chuyển sang cho trưởng phòng kinh doanh để giám đốc không phải quản lý quá nhiều đầu mối.
Mẹo trình bày sơ đồ dễ đọc
- Mỗi ô chỉ ghi họ tên và chức danh; thông tin khác để trong bảng.
- Tô màu theo phòng ban, thống nhất với màu dùng trong các tài liệu nội bộ khác.
- Với công ty trên 50 người, làm một sơ đồ tổng thể đến cấp trưởng phòng và sơ đồ chi tiết riêng cho từng phòng.
- Ghi ngày cập nhật ở góc sơ đồ để người xem biết thông tin còn mới hay không.
Dùng sơ đồ tổ chức ở đâu
Sơ đồ giúp nhân viên mới biết hỏi ai; nên đưa vào checklist nhân viên mới. Khi phân công dự án, sơ đồ kết hợp với ma trận RACI cho thấy ai duyệt việc gì. Bảng dữ liệu nhân sự ở trên cũng là nguồn cho bảng lương và lịch làm việc. Xem thêm trong chuyên mục Vận hành & nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Vẽ sơ đồ tổ chức trên Excel hay PowerPoint tốt hơn?
PowerPoint tiện khi sơ đồ dùng để trình chiếu một lần. Excel tốt hơn khi bạn muốn giữ dữ liệu nhân sự và sơ đồ cùng một chỗ, cập nhật thường xuyên.
Một người có hai quản lý thì vẽ thế nào?
Sơ đồ dạng cây chỉ thể hiện một quản lý trực tiếp. Chọn quản lý chính cho cột mã quản lý, ghi quản lý chuyên môn thứ hai ở cột ghi chú hoặc thể hiện bằng đường nét đứt vẽ tay.
Bao lâu nên cập nhật sơ đồ tổ chức?
Mỗi khi có người vào, người nghỉ hoặc thay đổi vị trí. Nếu dùng Google Sheets hoặc vẽ tự động từ bảng, chỉ cần cập nhật bảng dữ liệu.
Có nên đưa thông tin liên hệ vào sơ đồ không?
Chỉ đưa thông tin công việc cần thiết. Số điện thoại, email cá nhân là dữ liệu cá nhân, nên để trong danh bạ nội bộ có phân quyền thay vì in lên sơ đồ.