Organograma no Excel: modelo a partir da lista de funcionários e três formas de desenhar
Como fazer um organograma no Excel ou no Google Planilhas: lista de funcionários com ID do gestor, fórmulas para checar a hierarquia e a amplitude de controle, e três formas de desenhar: SmartArt, a partir de dados e o gráfico de organograma.
O organograma mostra quem se reporta a quem na empresa. O jeito mais confiável de fazê-lo no Excel é partir de uma lista de funcionários com uma coluna “ID do gestor”: o desenho é gerado ou atualizado a partir dessa lista, em vez de ser refeito a cada contratação ou mudança de cargo. Este guia mostra como montar a lista, fórmulas que encontram erros antes de desenhar e três formas de criar o organograma: SmartArt, a partir de dados no Microsoft 365 e o gráfico de organograma do Google Planilhas.
A lista de funcionários
| Coluna | Exemplo | Função |
|---|---|---|
| ID | F01 | Identificador único, nunca reaproveitado |
| Nome | Renata Alves | Texto da caixa |
| Cargo | Diretora | Segunda linha da caixa |
| Área | Diretoria | Cores e filtros |
| ID do gestor | (vazio para quem está no topo) | Define as linhas do organograma |
| Situação | Ativo, vaga aberta, afastado | Mostra também vagas planejadas |
Use o ID do gestor, e não o nome, porque nomes se repetem e podem ser digitados de formas diferentes. Incluir vagas abertas com o texto “Vaga aberta” no nome transforma o organograma em ferramenta de planejamento de equipe.
Checagens antes de desenhar
Com os IDs na coluna A e os gestores na coluna E (Excel em português usa ponto e vírgula):
- O gestor existe?
=SE(E2="";"Topo";SE(CONT.SE($A:$A;E2)=0;"ID de gestor inexistente";"OK")) - Subordinados diretos (amplitude de controle):
=CONT.SE($E:$E;A2) - Ninguém se reporta a si mesmo:
=A2=E2deve dar FALSO em todas as linhas.
Em uma célula à parte, confirme que existe apenas uma pessoa no topo: =CONTAR.VAZIO(E2:E200)-CONTAR.VAZIO(A2:A200) deve resultar em 1.
Forma 1: SmartArt
- Inserir > SmartArt > Hierarquia > Organograma.
- No painel de texto, escreva a pessoa do topo na primeira linha.
- Enter cria alguém no mesmo nível; Tab desce um nível; Shift + Tab sobe.
- Shift + Enter cria uma segunda linha na caixa para o cargo.
- Em Design do SmartArt, ajuste cores e layout (por exemplo, layout suspenso para os níveis de baixo).
É rápido e imprime bem, mas não fica ligado à lista: cada mudança precisa ser repetida no SmartArt. Funciona bem até umas 20 pessoas.
Forma 2: a partir dos dados (Microsoft 365)
No Excel do Microsoft 365, o suplemento Visio Data Visualizer (Inserir > Suplementos, busque “Visio Data Visualizer”) cria um organograma direto de uma tabela com ID e ID do gestor. Quando a tabela muda, basta atualizar o diagrama. As opções de edição dependem do tipo de conta Microsoft 365; teste primeiro com uma tabela pequena.
Forma 3: gráfico de organograma no Google Planilhas
- Prepare duas colunas: a primeira com o rótulo de cada pessoa (“Renata Alves – Diretora”) e a segunda com o rótulo do gestor, vazia para quem está no topo. Uma terceira coluna opcional vira dica ao passar o mouse.
- Selecione os dados e vá em Inserir > Gráfico; em Tipo de gráfico, escolha Organograma.
- Em Personalizar, ajuste tamanho e cores.
O rótulo do gestor precisa ser idêntico ao rótulo dele na primeira coluna. Monte os rótulos com fórmula (nome & ” – ” & cargo) e busque o do gestor com PROCX pelo ID, para não haver erro de digitação. O gráfico se atualiza sozinho e pode ser compartilhado por link.
Exemplo: loja de materiais de construção com 14 pessoas
| ID | Cargo | Reporta a | Subordinados diretos |
|---|---|---|---|
| F01 | Sócio-administrador | — | 3 |
| F02 | Gerente de loja | F01 | 6 |
| F03 | Responsável financeiro | F01 | 1 |
| F04 | Encarregado de depósito | F01 | 3 |
| F05–F10 | Vendedores e caixas | F02 | 0 |
| F11 | Auxiliar administrativo | F03 | 0 |
| F12–F13 | Conferentes e entregadores | F04 | 0 |
| F14 | Motorista (vaga aberta) | F04 | 0 |
A coluna de subordinados mostra o gerente de loja com seis pessoas diretas, contra uma ou três nas outras áreas. Se a equipe de vendas crescer, um líder de turno evitaria o gargalo. A vaga de motorista aparece no organograma e entra no planejamento de contratação.
Dicas de apresentação
- Em cada caixa, apenas nome e cargo; o resto fica na lista.
- Uma cor por área, a mesma dos outros materiais da empresa.
- Acima de umas 50 pessoas, um organograma geral até as gerências e um detalhado por área.
- Data de atualização num canto.
LGPD
Nomes e cargos são dados pessoais. Para uso interno costumam bastar; dados de contato pessoais ficam fora. Se o organograma for publicado no site, mostre nomes apenas de quem tem função de contato externo ou com consentimento.
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Perguntas frequentes
Organograma no Excel ou no PowerPoint?
O PowerPoint é prático para uma apresentação pontual. O Excel tem a vantagem de manter lista e organograma no mesmo arquivo, o que facilita a atualização.
Como mostrar quem tem dois gestores?
O organograma em árvore aceita um gestor direto. Use o gestor hierárquico na coluna e anote o funcional numa coluna de observações, ou desenhe essa relação com linha tracejada.
De quanto em quanto tempo atualizar?
A cada admissão, desligamento ou mudança de cargo. Se o organograma é gerado pela lista, basta atualizá-la.
Posso incluir vagas abertas?
Sim, e é recomendável: elas mostram a estrutura planejada e ajudam no recrutamento.