Mẫu bảng lương Excel 2026: cách lập từ chấm công đến thực lĩnh
Hướng dẫn lập mẫu bảng lương Excel theo quy định áp dụng năm 2026: lương theo ngày công, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc 10,5%, giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu, biểu thuế TNCN 5 bậc và chi phí lương của doanh nghiệp.
Mẫu bảng lương Excel là bảng tính mỗi nhân viên một dòng, đi từ ngày công thực tế đến tổng thu nhập, trừ bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân để ra số tiền thực lĩnh, đồng thời cho biết doanh nghiệp phải chi bao nhiêu cho mỗi người. Từ kỳ tính thuế năm 2026, cách tính thuế TNCN từ tiền lương thay đổi: giảm trừ gia cảnh tăng lên 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc, biểu thuế lũy tiến rút từ 7 xuống 5 bậc. Bài này hướng dẫn dựng bảng lương với các con số đó, kèm công thức Excel và ví dụ cụ thể.
Cấu trúc file: 3 sheet là đủ
| Sheet | Nội dung | Ai cập nhật |
|---|---|---|
| Danh sách nhân viên | Mã NV, họ tên, chức danh, lương theo hợp đồng, lương đóng bảo hiểm, số người phụ thuộc, phụ cấp cố định | Nhân sự, khi có thay đổi |
| Tham số | Tỷ lệ bảo hiểm, mức trần, giảm trừ gia cảnh, biểu thuế, ngày công chuẩn của tháng | Kế toán, khi quy định thay đổi |
| Bảng lương tháng | Ngày công, lương thực tế, phụ cấp, các khoản trừ, thuế TNCN, thực lĩnh | Kế toán, mỗi kỳ lương |
Mọi tỷ lệ đặt ở sheet Tham số và đặt tên ô (ví dụ TyLe_BH_NLD, GiamTru_BanThan). Công thức trong bảng lương chỉ tham chiếu tên ô, nên khi quy định đổi chỉ cần sửa một chỗ.
Các tham số cần nhập (áp dụng năm 2026)
| Khoản | Người lao động | Doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội | 8% (hưu trí, tử tuất) | 17,5% (gồm 14% hưu trí, tử tuất; 3% ốm đau, thai sản; 0,5% tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp) |
| Bảo hiểm y tế | 1,5% | 3% |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1% | 1% |
| Cộng bảo hiểm bắt buộc | 10,5% | 21,5% |
| Kinh phí công đoàn | Không trừ vào lương | 2% quỹ lương đóng bảo hiểm (nếu thuộc diện phải đóng) |
Lương đóng bảo hiểm có mức trần. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mức tối đa bằng 20 lần mức tham chiếu; với mức tham chiếu 2,34 triệu đồng, trần hiện là 46,8 triệu đồng/tháng. Bảo hiểm thất nghiệp có trần riêng tính theo lương tối thiểu vùng. Hãy ghi các mức trần vào sheet Tham số và kiểm tra lại mỗi khi Nhà nước điều chỉnh.
Giảm trừ gia cảnh: 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc đã đăng ký.
Biểu thuế lũy tiến từng phần với thu nhập tính thuế theo tháng:
| Bậc | Thu nhập tính thuế/tháng | Thuế suất | Công thức rút gọn |
|---|---|---|---|
| 1 | Đến 10 triệu | 5% | TNTT × 5% |
| 2 | Trên 10 đến 30 triệu | 10% | TNTT × 10% − 0,5 triệu |
| 3 | Trên 30 đến 60 triệu | 20% | TNTT × 20% − 3,5 triệu |
| 4 | Trên 60 đến 100 triệu | 30% | TNTT × 30% − 9,5 triệu |
| 5 | Trên 100 triệu | 35% | TNTT × 35% − 14,5 triệu |
Các cột của bảng lương tháng
- Mã NV, họ tên: lấy từ danh sách nhân viên bằng XLOOKUP hoặc VLOOKUP theo mã.
- Ngày công thực tế: lấy từ bảng chấm công, không gõ tay lại.
- Lương theo ngày công:
=LuongHD/NgayCongChuan*NgayCongThucTe. - Làm thêm giờ: số giờ × đơn giá giờ × hệ số (150% ngày thường, 200% ngày nghỉ hằng tuần, 300% ngày lễ, tết theo Bộ luật Lao động).
- Phụ cấp và thưởng: tách cột chịu thuế và không chịu thuế, vì một số khoản (ví dụ phần tiền làm thêm giờ cao hơn lương ngày thường) được miễn thuế.
- Tổng thu nhập: tổng các cột thu nhập.
- Bảo hiểm NLĐ:
=ROUND(MIN(LuongDongBH;TranBH)*10,5%;0)(khi tách BHTN với trần riêng, tính ba khoản thành ba cột). - Giảm trừ gia cảnh:
=GiamTru_BanThan+SoNPT*GiamTru_NPT. - Thu nhập tính thuế:
=MAX(0;TongThuNhapChiuThue-BH_NLD-GiamTruGiaCanh). - Thuế TNCN: xem công thức ở mục sau.
- Tạm ứng và khoản trừ khác: tạm ứng lương, công đoàn phí đoàn viên nếu có.
- Thực lĩnh:
=TongThuNhap-BH_NLD-ThueTNCN-TamUng-TruKhac. - Chi phí doanh nghiệp: tổng thu nhập + 21,5% bảo hiểm phần doanh nghiệp + 2% kinh phí công đoàn (nếu có).
Lưu ý: tùy cài đặt vùng của máy, Excel có thể dùng dấu chấm phẩy (;) hoặc dấu phẩy (,) để ngăn cách đối số trong công thức.
Công thức tính thuế TNCN 5 bậc trong một ô
Vì thuế lũy tiến từng phần luôn bằng giá trị lớn nhất trong năm công thức rút gọn, có thể tính bằng một hàm MAX duy nhất (ô C2 là thu nhập tính thuế, đơn vị đồng):
=ROUND(MAX(0;C2*5%;C2*10%-500000;C2*20%-3500000;C2*30%-9500000;C2*35%-14500000);0)
Cách này ngắn hơn chuỗi IF lồng nhau và dễ kiểm tra. Nếu muốn linh hoạt hơn, đặt biểu thuế thành bảng ở sheet Tham số và dùng XLOOKUP với kiểu khớp gần đúng để lấy thuế suất và số trừ.
Ví dụ tính lương một nhân viên
Nhân viên có lương hợp đồng 30 triệu đồng/tháng, lương đóng bảo hiểm 30 triệu, đi làm đủ công, không có người phụ thuộc, không có phụ cấp.
| Khoản | Cách tính | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|
| Tổng thu nhập | Đủ ngày công | 30.000.000 |
| Bảo hiểm NLĐ đóng | 30.000.000 × 10,5% | 3.150.000 |
| Giảm trừ bản thân | Theo quy định 2026 | 15.500.000 |
| Thu nhập tính thuế | 30.000.000 − 3.150.000 − 15.500.000 | 11.350.000 |
| Thuế TNCN | 11.350.000 × 10% − 500.000 | 635.000 |
| Thực lĩnh | 30.000.000 − 3.150.000 − 635.000 | 26.215.000 |
| Bảo hiểm doanh nghiệp đóng | 30.000.000 × 21,5% | 6.450.000 |
| Kinh phí công đoàn | 30.000.000 × 2% | 600.000 |
| Chi phí lương doanh nghiệp | 30.000.000 + 6.450.000 + 600.000 | 37.050.000 |
Nếu cùng mức lương nhưng có một người phụ thuộc, thu nhập tính thuế còn 5.150.000 đồng và thuế chỉ còn 257.500 đồng.
Kiểm tra trước khi chi lương
- Tổng ngày công trên bảng lương phải khớp bảng chấm công đã duyệt.
- Tổng bảo hiểm phần NLĐ và phần DN phải khớp số trên thông báo của cơ quan BHXH cho tháng đó.
- So với tháng trước: đánh dấu nhân viên có thực lĩnh chênh lệch quá 10% và ghi lý do.
- Người phụ thuộc: chỉ tính khi đã đăng ký giảm trừ; khi có thay đổi, cập nhật ngay trong danh sách nhân viên.
- Làm tròn: dùng ROUND đến đồng ở từng khoản để tổng bảng lương khớp số tiền chuyển khoản.
Bảo mật và lưu trữ
Bảng lương chứa dữ liệu cá nhân và thu nhập, nên chỉ chia sẻ cho người có trách nhiệm. Khóa các cột công thức và sheet Tham số theo hướng dẫn cách khóa công thức Excel, chỉ để mở các ô nhập ngày công, thưởng, tạm ứng. Mỗi tháng lưu một bản cố định (PDF hoặc file chỉ đọc) kèm chữ ký duyệt, không ghi đè lên tháng cũ.
Khi nào nên dùng phần mềm tính lương
Excel phù hợp khi doanh nghiệp có vài chục nhân viên, chính sách lương đơn giản. Khi có nhiều ca, nhiều chi nhánh, lương khoán theo sản phẩm, hoặc cần kết nối máy chấm công và nộp hồ sơ điện tử, phần mềm nhân sự tiền lương sẽ giảm sai sót. Ngay cả khi đó, một bảng Excel theo cấu trúc trên vẫn hữu ích để đối chiếu kết quả của phần mềm.
Giới hạn cần biết
Mẫu bảng lương giúp tổ chức việc tính toán, không thay thế việc kê khai, quyết toán thuế và báo cáo bảo hiểm theo quy định. Các tỷ lệ, mức trần và biểu thuế nêu trên là quy định áp dụng tại thời điểm viết bài; hãy đối chiếu văn bản mới nhất của cơ quan thuế và BHXH, hoặc hỏi kế toán, trước khi chi lương và nộp tờ khai.
Bài liên quan
Bảng lương nhận dữ liệu từ bảng chấm công, lịch làm việc nhân viên và file theo dõi nghỉ phép. Tổng chi phí lương nên được đưa vào kế hoạch dòng tiền hằng tháng. Xem toàn bộ hướng dẫn trong chuyên mục Vận hành & nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Lương bao nhiêu thì bắt đầu phải nộp thuế TNCN năm 2026?
Phụ thuộc vào bảo hiểm và số người phụ thuộc. Với người không có người phụ thuộc, thu nhập chịu thuế sau khi trừ bảo hiểm bắt buộc phải vượt 15,5 triệu đồng/tháng mới phát sinh thuế; mỗi người phụ thuộc nâng ngưỡng này thêm 6,2 triệu đồng.
Lương đóng bảo hiểm có phải bằng lương thực nhận không?
Không nhất thiết. Lương đóng bảo hiểm gồm mức lương và các phụ cấp, khoản bổ sung theo quy định, không thấp hơn lương tối thiểu vùng và không vượt mức trần. Nên tách cột lương đóng bảo hiểm riêng trong danh sách nhân viên.
Có dùng mẫu này cho Google Sheets được không?
Được. Các hàm MAX, MIN, ROUND, XLOOKUP đều có trên Google Sheets. Chỉ cần giới hạn quyền xem và dùng tính năng bảo vệ dải ô cho cột công thức.
Phụ cấp ăn trưa, điện thoại có tính thuế không?
Tùy khoản và mức chi; một số khoản được miễn hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng điều kiện. Hãy tách các khoản này thành cột riêng và hỏi kế toán về cách xử lý theo quy định hiện hành.
Nên lưu bảng lương bao lâu?
Bảng lương là chứng từ kế toán và tài liệu liên quan đến thuế, bảo hiểm, nên cần lưu theo thời hạn của pháp luật kế toán. Hãy lưu bản đã duyệt của từng tháng thay vì chỉ giữ file đang dùng.