Plantilla Excel de seguimiento de candidatos: fases, puntuación, tiempos y fuentes
Cómo montar en Excel el seguimiento de candidatos de un proceso de selección: una fila por candidatura, fases del proceso, evaluación con criterios ponderados, tiempos por fase, embudo y fuentes que funcionan, y tratamiento de datos conforme al RGPD.
Una plantilla Excel de seguimiento de candidatos registra cada candidatura en una fila con la vacante, la fuente, la fase en la que está, la puntuación de las entrevistas y las fechas de cada paso, para saber en todo momento cuántas personas hay en cada fase, quién espera respuesta y qué canales traen buenos candidatos. Para una pyme que contrata pocas veces al año, es una alternativa sencilla a un software de selección. Esta guía describe las hojas, las fórmulas y un ejemplo de proceso completo.
Hojas de la plantilla
| Hoja | Una fila por | Columnas principales |
|---|---|---|
| Vacantes | Puesto abierto | Código, puesto, responsable, fecha de apertura, fecha objetivo, estado |
| Candidaturas | Candidato y vacante | Nombre, contacto, vacante, fuente, fase, fecha de cada fase, puntuación, próximo paso, motivo de descarte |
| Evaluación | Candidato entrevistado | Puntuación de cada criterio y total ponderado |
| Resumen | Vacante | Embudo, tiempos, fuentes |
Usa listas desplegables para fase (Recibida, Cribado, Entrevista 1, Entrevista 2, Oferta, Contratado, Descartado, Retirado), fuente (portal de empleo, web propia, redes sociales, recomendación, centro de formación) y motivo de descarte.
Fórmulas útiles
Excel en español separa los argumentos con punto y coma.
- Días en la fase actual:
=HOY()-[@FechaUltimaFase], en naranja a partir de 5 días para no dejar a nadie sin respuesta. - Candidaturas por fase de una vacante:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Cand[Vacante];$B$1;Cand[Fase];A4) - Tiempo hasta la contratación:
=Vacantes[@FechaContratacion]-Vacantes[@FechaApertura] - Candidatos por fuente que llegaron a entrevista:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Cand[Fuente];A2;Cand[Entrevistado];"Sí")
Evaluar con criterios ponderados
Antes de entrevistar, decide cuatro o cinco criterios que importan para el puesto y su peso, y puntúa a todos con la misma escala de 1 a 5. Así se comparan candidatos con datos y no solo con la impresión del momento.
| Criterio | Peso | Candidata A | Candidato B |
|---|---|---|---|
| Experiencia en atención al cliente | 30 % | 4 | 5 |
| Disponibilidad de horario | 25 % | 5 | 3 |
| Conocimiento del producto | 20 % | 3 | 4 |
| Prueba práctica de caja | 15 % | 4 | 4 |
| Encaje con el equipo | 10 % | 4 | 3 |
| Total ponderado | 100 % | 4,05 | 3,95 |
Total: =SUMAPRODUCTO($B$2:$B$6;C2:C6). Con resultados tan cercanos, la disponibilidad horaria, decisiva para cubrir los turnos del cuadrante de turnos, inclina la decisión hacia la candidata A. Los criterios deben estar relacionados con el puesto y aplicarse por igual a todas las personas candidatas.
Ejemplo: vacante de dependiente/a
| Fase | Candidaturas | Paso a la siguiente |
|---|---|---|
| Recibidas | 120 | 25 % |
| Cribado telefónico | 30 | 40 % |
| Entrevista 1 | 12 | 33 % |
| Entrevista final y prueba | 4 | 25 % |
| Contratación | 1 |
El proceso duró 24 días. La hoja de fuentes mostró que el portal de empleo aportó la mayoría de candidaturas, pero tres de las cuatro personas finalistas llegaron por recomendación de empleados. Para la próxima vacante tiene sentido anunciar primero internamente.
Protección de datos
Los currículos contienen datos personales. Conforme al RGPD, informa a los candidatos de para qué usas sus datos, guarda solo lo necesario, limita el acceso al archivo y define cuánto tiempo conservas las candidaturas no seleccionadas; si quieres tenerlas en cuenta para futuras vacantes, pide su consentimiento. Elimina después los datos que ya no necesites. No anotes en la plantilla información que no tenga relación con el puesto.
Después de contratar
La persona seleccionada pasa al checklist de incorporación, y sus competencias se reflejan en la matriz de habilidades. Responde también a los candidatos descartados: un mensaje breve cuida la imagen de la empresa. Más guías en Selección de personal.
Preguntas frecuentes
¿Qué fases debe tener un proceso de selección en una pyme?
Recepción, cribado, una o dos entrevistas, prueba práctica si el puesto lo permite, oferta y contratación. Más fases alargan el proceso y se pierden candidatos.
¿Cómo evito que un candidato se quede sin respuesta?
Con la columna de días en la fase actual y un aviso de color; revisa la lista cada pocos días.
¿Cuándo pasar a un software de selección?
Cuando abres muchas vacantes a la vez, varias personas entrevistan o quieres publicar ofertas y recibir candidaturas directamente en un sistema.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí, y permite que cada entrevistador puntúe en la misma hoja; limita los permisos porque contiene datos personales.