Checklist de incorporación de empleados en Excel: tareas por fases, responsables, plazos automáticos y % completado
Plantilla de checklist de incorporación (onboarding) de empleados en Excel para pymes: tareas antes del primer día, día 1, primera semana, primer mes y fin del periodo de prueba, con responsables, fechas calculadas desde la fecha de alta con DIA.LAB, alertas y porcentaje completado.
Un checklist de incorporación de empleados en Excel reúne todas las tareas necesarias para que una persona nueva empiece bien —antes del primer día, el día 1, la primera semana, el primer mes y antes de que acabe el periodo de prueba—, asigna un responsable a cada una y calcula su fecha límite a partir de la fecha de alta; una columna de estado y un porcentaje muestran de un vistazo qué falta. En una pyme sin departamento de RR. HH., evita los clásicos olvidos: el portátil que no llega, el acceso que nadie pidió o un trámite con plazo legal.
Este artículo forma parte de Incorporación y fichas de empleados. Una vez dentro, el día a día se organiza con el cuadrante de turnos y el registro de jornada.
Estructura de la plantilla
| Columna | Contenido | Fórmula |
|---|---|---|
| A – Fase | Antes, Día 1, Semana 1, Mes 1, Periodo de prueba | — |
| B – Tarea | Acción concreta | — |
| C – Responsable | RR. HH., IT, responsable directo, gestoría… | — |
| D – Desfase (días) | Respecto a la fecha de alta (negativo = antes) | — |
| E – Fecha límite | Calculada | =$B$1+D2 |
| F – Estado | Pendiente, En curso, Hecho | lista desplegable |
| G – Alerta | Vencidas y próximas | =SI(F2="Hecho";"";SI(E2<HOY();"Vencida";SI(E2-HOY()<=3;"Próxima";""))) |
B1 contiene la fecha de alta. Cuando una tarea debe caer en día hábil, sustituye la fórmula de E por =DIA.LAB($B$1;D2;Festivos!A:A): con un desfase de −1 devuelve el último día laborable antes de la incorporación, y con 10, el décimo día hábil posterior.
Porcentaje completado: =CONTAR.SI(F:F;"Hecho")/CONTARA(B2:B50). Copia la hoja para cada nueva incorporación y cambia solo B1: todas las fechas se recalculan.
Trámites con plazo: lo que no se puede olvidar
Algunas tareas tienen consecuencias legales si se retrasan. En España, por ejemplo, el alta en la Seguridad Social debe hacerse antes de que la persona empiece a trabajar, el contrato debe comunicarse al servicio público de empleo en los días hábiles siguientes a su firma, la empresa debe informar y formar en prevención de riesgos laborales sobre el puesto, informar sobre el tratamiento de datos personales y aplicar el registro de jornada. Los plazos concretos y las obligaciones adicionales de tu convenio conviene confirmarlos con tu gestoría o asesoría laboral; la plantilla te ayuda a no olvidarlos.
Ejemplo: incorporación el lunes 16 de noviembre de 2026
Comercial que se incorpora a una pyme. Estado revisado el viernes 6 de noviembre:
| Fase | Tarea | Responsable | Desfase | Fecha límite | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| Antes | Enviar mensaje de bienvenida y lista de documentos a aportar | RR. HH. | −10 | vie 06/11 | Hecho |
| Antes | Redactar y revisar el contrato | RR. HH. / gestoría | −7 | lun 09/11 | En curso |
| Antes | Pedir portátil, móvil y accesos (correo, CRM) | IT | −5 | mié 11/11 | Pendiente |
| Antes | Alta en la Seguridad Social | Gestoría | −1 día hábil | vie 13/11 | Pendiente |
| Antes | Plan de la primera semana y asignar mentor | Responsable | −3 | vie 13/11 | Pendiente |
| Día 1 | Bienvenida, presentación al equipo y firma del contrato | Responsable | 0 | lun 16/11 | Pendiente |
| Día 1 | Información sobre registro de jornada y protección de datos | RR. HH. | 0 | lun 16/11 | Pendiente |
| Semana 1 | Formación en prevención de riesgos del puesto | PRL | +2 | mié 18/11 | Pendiente |
| Semana 1 | Comunicar el contrato al servicio de empleo | Gestoría | +10 días hábiles | lun 30/11 | Pendiente |
| Mes 1 | Reunión de seguimiento a 30 días | Responsable | +30 | mié 16/12 | Pendiente |
| Mes 1 | Fijar objetivos del primer trimestre | Responsable | +45 | jue 31/12 | Pendiente |
| Periodo de prueba | Evaluación antes de que termine el periodo de prueba pactado | Responsable | +60 | vie 15/01/2027 | Pendiente |
Completado: 1 de 12 (8 %). Con diez días por delante, lo crítico es que el contrato y el material de IT estén listos el miércoles 11 y que la gestoría tenga los datos para el alta antes del viernes 13. La duración del periodo de prueba depende del contrato y del convenio; ajusta el desfase de la última tarea a lo pactado.
Un resumen por responsable
Con una tabla dinámica (Responsable en filas, Estado en columnas, recuento de tareas) cada persona ve lo suyo. O, en Excel 365, =FILTRAR(B2:F13;(C2:C13="IT")*(F2:F13<>"Hecho")) devuelve solo las tareas abiertas de IT para enviárselas.
Buenas prácticas
- Una plantilla maestra con las tareas de todas las incorporaciones y una copia por persona.
- Tareas concretas y verificables: “crear usuario de CRM con permisos de comercial”, no “darle acceso”.
- Un mentor asignado desde antes del día 1.
- Pedir opinión a la persona a los 30 días y mejorar la plantilla con lo que diga.
- Datos personales fuera de la hoja: DNI, cuenta bancaria o datos de salud van al expediente protegido, no al checklist compartido.
- Protege las fórmulas con el método de proteger fórmulas en Excel.
Preguntas frecuentes
¿Sirve para salidas de empleados (offboarding)?
Sí: usa la fecha de baja en B1 y tareas como devolver equipos, revocar accesos, liquidación y certificado de empresa.
¿Cómo gestiono varias incorporaciones a la vez?
Añade una columna “Persona” y combina todas las filas en una sola tabla; filtra por persona o por responsable.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. DIA.LAB, CONTAR.SI, FILTRAR y las listas desplegables funcionan igual.
Siguiente paso: escribe las tareas de tu última incorporación con su responsable y desfase, guarda la hoja como plantilla y, en la próxima, cambia solo la fecha de alta.