Checklist d’Intégration d’un Salarié sur Excel : Étapes par Phase, Responsables, Échéances Automatiques et Période d’Essai

Une checklist d’intégration (onboarding) liste tout ce qui doit être fait pour qu’un nouveau salarié démarre dans de bonnes conditions — avant son arrivée, le premier jour, la première semaine et jusqu’à la fin de la période d’essai — avec un responsable par tâche et une échéance calculée automatiquement à partir de la date d’embauche. Dans une TPE ou une PME sans service RH, elle évite les oublis classiques : poste informatique pas prêt, déclaration faite trop tard, période d’essai qui se termine sans que personne n’ait fait le bilan.

Cet article fait partie de la rubrique Intégration et dossiers du personnel. Une fois le salarié en poste, les horaires se gèrent dans le planning du personnel et la feuille de temps Excel.

Structure du fichier

B1 contient la date d’embauche. La formule de la colonne E ajoute le décalage puis, si la date tombe un week-end ou un jour férié de la feuille Feries, recule au dernier jour ouvré : une tâche de préparation n’est jamais repoussée après le pont. Pour la liste des jours fériés 2027, voir le calendrier 2027 sur Excel.

Avancement : =NB.SI(F:F;"Fait")/NBVAL(B2:B50). Enregistrez le fichier comme modèle et dupliquez-le pour chaque recrutement en changeant uniquement B1.

Les obligations à intégrer dans la checklist

Certaines tâches ont des délais fixés par le Code du travail, pas par l’entreprise. Les principales :

• DPAE (déclaration préalable à l’embauche) auprès de l’Urssaf : au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent l’embauche, et avant la prise de poste.
• Registre unique du personnel : inscription du salarié au moment de l’embauche.
• Visite d’information et de prévention (VIP) auprès du service de prévention et de santé au travail : dans un délai qui n’excède pas 3 mois à compter de la prise effective du poste, sauf cas particuliers (postes à risque, travail de nuit, etc.).
• Complémentaire santé collective : affiliation du salarié, sauf cas de dispense.
• Période d’essai d’un CDI : durée maximale de 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, 4 mois pour les cadres, renouvelable une fois si un accord de branche étendu le prévoit et si le contrat le stipule. La convention collective peut prévoir des durées plus courtes.
• Délai de prévenance si l’employeur met fin à l’essai : 24 heures en deçà de 8 jours de présence, 48 heures entre 8 jours et 1 mois, 2 semaines après 1 mois, 1 mois après 3 mois de présence. La période d’essai ne peut pas être prolongée du fait de ce délai.

Ces règles évoluent et dépendent de votre convention collective : vérifiez-les sur les sources officielles (service-public.fr, Urssaf) ou auprès de votre expert-comptable. La checklist sert à ne rien oublier ; elle ne remplace pas un conseil juridique.

Exemple : une chargée de marketing cadre, embauchée le lundi 4 janvier 2027

CDI, statut cadre, période d’essai de 4 mois sans renouvellement. Jours fériés pris en compte : 25 décembre 2026, 1er janvier 2027, lundi de Pâques 29 mars 2027.

Le point clé de cet exemple : après 3 mois de présence, le délai de prévenance est d’un mois. Pour une période d’essai qui se termine le lundi 3 mai 2027, une éventuelle rupture doit donc être notifiée au plus tard autour du 3 avril — en pratique le vendredi 2 avril, un mois avant la fin. Fixer la décision ce jour-là dans la checklist évite de découvrir le problème fin avril, quand il est trop tard pour respecter le délai. La fin d’essai se calcule avec =MOIS.DECALER(B1;4)-1, la date limite de décision avec =MOIS.DECALER(fin_essai;-1), puis =SERIE.JOUR.OUVRE(date+1;-1;Feries!A:A) pour la ramener à un jour ouvré.

Une vue par responsable

Un tableau croisé dynamique avec Responsable en lignes et Statut en colonnes montre qui a quoi en cours. Dans Excel 365, =FILTRE(B2:F13;(C2:C13="Informatique")*(F2:F13<>"Fait")) affiche les tâches ouvertes de l’informatique, prêtes à copier dans un message.

Bonnes pratiques

• Un modèle unique pour tous les postes ; supprimez les lignes inutiles à chaque recrutement.
• Des tâches précises : « Créer l’accès au CRM avec le profil marketing » plutôt que « donner les accès ».
• Des critères d’évaluation dès la première semaine, pas à la veille de la fin d’essai.
• Pas de données sensibles dans un fichier partagé : numéro de sécurité sociale, RIB et pièces d’identité restent dans le dossier du personnel sécurisé.
• Congés pendant l’essai : suivez-les dans le tableau de suivi des congés pour garder des chiffres cohérents.
• Protégez les colonnes de formules avec comment protéger des formules Excel.

Questions fréquentes

La checklist peut-elle servir pour un départ ?

Oui. Mettez la date de fin de contrat en B1 et listez les tâches de sortie — restitution du matériel, fermeture des accès, solde de tout compte, documents de fin de contrat, passation — avec des décalages négatifs et positifs.

Comment gérer plusieurs arrivées en même temps ?

Ajoutez une colonne « Salarié », regroupez toutes les lignes dans un seul tableau et filtrez par personne ou par responsable.

Le fichier fonctionne-t-il dans Google Sheets ?

Oui. Les fonctions s’y appellent WORKDAY, EDATE, COUNTIF, COUNTA et FILTER ; selon les paramètres de langue de la feuille, les noms français peuvent s’afficher.

Prochaine étape : reprenez votre dernier recrutement, listez chaque tâche avec son responsable et son décalage, enregistrez-le comme modèle — au prochain recrutement, seule la date d’embauche changera.