Planilha de controle de processo seletivo: etapas, avaliação de candidatos e prazos
Como montar uma planilha de controle de processo seletivo para pequenas empresas: uma linha por candidatura, etapas, avaliação com critérios e pesos, tempo em cada etapa, funil por canal de origem e cuidados com a LGPD.
Uma planilha de controle de processo seletivo registra cada candidatura numa linha, com a vaga, o canal de origem, a etapa atual, as datas de cada passo, a nota da entrevista e a próxima ação, para você saber a qualquer momento quantas pessoas estão em cada etapa, quem está esperando retorno e quais canais trazem os melhores candidatos. Para pequenas empresas que contratam poucas vezes por ano, é uma alternativa simples a um sistema de recrutamento. Este guia mostra as abas, as fórmulas e um exemplo completo.
Abas da planilha
| Aba | Uma linha por | Colunas principais |
|---|---|---|
| Vagas | Vaga aberta | Código, cargo, gestor, data de abertura, prazo, status |
| Candidaturas | Candidatura | Nome, contato, vaga, origem, etapa, data de cada etapa, nota, próxima ação, motivo de reprovação |
| Avaliação | Candidato entrevistado | Nota por critério e nota ponderada |
| Resumo | Vaga | Funil, prazos, canais |
Use listas suspensas para a etapa (Recebida, Triagem, Entrevista 1, Entrevista final, Proposta, Contratado, Reprovado, Desistiu), a origem (site de vagas, redes sociais, indicação, site da empresa, escola técnica) e o motivo de reprovação.
Fórmulas úteis
Excel em português usa ponto e vírgula:
- Dias na etapa atual:
=HOJE()-[@DataUltimaEtapa], em laranja a partir de 5 dias para ninguém ficar sem retorno. - Candidaturas por etapa de uma vaga:
=CONT.SES(Cand[Vaga];$B$1;Cand[Etapa];A4) - Tempo até a contratação:
=[@DataContratacao]-[@DataAbertura] - Entrevistados por canal:
=CONT.SES(Cand[Origem];A2;Cand[Entrevistado];"Sim")
Avaliação com critérios e pesos
Antes das entrevistas, defina quatro ou cinco critérios ligados à vaga, com peso, e dê notas de 1 a 5 a todos os candidatos na mesma escala. A comparação passa a se apoiar em evidências, não só na impressão do momento.
| Critério | Peso | Candidata A | Candidato B |
|---|---|---|---|
| Experiência em vendas no varejo | 30% | 4 | 5 |
| Simulação de atendimento | 25% | 4 | 3 |
| Conhecimento dos produtos | 20% | 3 | 4 |
| Disponibilidade para a escala | 15% | 5 | 3 |
| Uso do sistema de PDV | 10% | 3 | 4 |
| Nota ponderada | 100% | 3,85 | 3,90 |
Nota: =SOMARPRODUTO($B$2:$B$6;C2:C6). Com resultados tão próximos, a disponibilidade para cobrir a escala de trabalho nos fins de semana pode pesar na decisão final do gestor, desde que essa necessidade tenha sido informada na vaga. Os critérios devem estar ligados ao cargo e valer igualmente para todos; práticas discriminatórias na contratação são proibidas por lei.
Exemplo: vaga de vendedor(a) em loja
| Etapa | Candidaturas | Passagem para a próxima |
|---|---|---|
| Recebidas | 64 | 28% |
| Triagem por telefone | 18 | 39% |
| Entrevista 1 | 7 | 43% |
| Entrevista final e simulação | 3 | 33% |
| Contratação | 1 |
O processo levou 21 dias. A aba de origem mostrou que os sites de vagas trouxeram mais currículos, mas duas das três pessoas finalistas vieram por indicação da equipe. Na próxima vaga, vale divulgar primeiro internamente.
LGPD e boas práticas
Currículos e anotações de entrevista são dados pessoais protegidos pela LGPD. Informe aos candidatos para que os dados serão usados, colete só o necessário, restrinja o acesso à planilha e defina por quanto tempo vai guardar os currículos não aprovados; se quiser mantê-los para vagas futuras, peça autorização. Depois, apague o que não for mais necessário. Dê retorno também a quem não foi aprovado: uma mensagem curta e educada cuida da imagem da empresa.
Depois da contratação
A pessoa contratada entra no controle de ponto e no controle de férias, e o organograma é atualizado. Veja outros modelos em Recrutamento e seleção.
Perguntas frequentes
Quais etapas um processo seletivo de pequena empresa deve ter?
Recebimento, triagem, uma ou duas entrevistas, teste prático quando possível, proposta e contratação. Etapas a mais alongam o processo e os bons candidatos aceitam outras propostas.
Como não deixar candidato sem resposta?
Com a coluna de dias na etapa e o alerta de cor; revise a lista duas vezes por semana.
Quando vale a pena um sistema de recrutamento?
Quando há várias vagas abertas ao mesmo tempo, várias pessoas avaliando ou necessidade de publicar vagas e receber currículos diretamente no sistema.
Funciona no Google Planilhas?
Sim, e cada entrevistador pode dar notas na mesma planilha; limite o compartilhamento porque há dados pessoais.