Gästeliste für die Hochzeit in Excel: Zusagen, Menüwahl, Tischplan und Hotelkontingent
So legen Sie die Gästeliste für die Hochzeit in Excel an: eine Zeile pro Gast, Einladungscode, Zu- und Absagen, Menüwahl und Unverträglichkeiten, Kinder, Tischplan, Hotelkontingent sowie Geschenke und Dankeskarten.
Die Gästeliste für die Hochzeit funktioniert in Excel am besten mit einer Zeile pro Person statt pro Familie, ergänzt um Einladungscode, Seite (Braut, Bräutigam, gemeinsam), Gruppe, Zu- oder Absage, Menüwahl, Tisch, Übernachtung und später Geschenk und Dankeskarte. Dann liefern ein paar Formeln die aktuelle Gästezahl für die Location, die Menüzahlen für das Catering, freie Plätze an jedem Tisch und die noch offenen Dankeskarten. So bauen Sie die Liste auf.
Eine Zeile pro Gast, ein Code pro Einladung
„Familie Schneider (4)“ in einer Zeile ist bequem für die Adressierung, aber unbrauchbar zum Zählen von Menüs, Kindern und Plätzen. Jede Person bekommt eine eigene Zeile; alle Personen einer Einladung teilen sich einen Einladungscode. Für den Versand filtern Sie nach Code, für das Catering zählen Sie Zeilen.
Sinnvolle Spalten
| Spalte | Werte | Wofür |
|---|---|---|
| Name | Text | Platzkarten, Listen |
| Einladungscode | Gemeinsamer Code | Versand, Haushalte |
| Adresse | Text, in der ersten Zeile jeder Einladung | Save-the-Date und Einladung |
| Seite | Braut, Bräutigam, gemeinsam | Ausgewogene Liste |
| Gruppe | Familie, Freunde, Kollegen, Verein… | Tischplan |
| Teil | Standesamt, Feier, beides | Wenn nicht alle zu allem kommen |
| Antwort | Offen, Zusage, Absage | Gästezahl |
| Gästetyp | Erwachsener, Kind, Kleinkind | Menüpreise, Hochstühle |
| Menü und Unverträglichkeiten | Auswahl, Hinweise | Catering |
| Tisch | Nummer | Tischplan |
| Übernachtung | Ja, nein, Zimmer | Hotelkontingent |
| Geschenk, Dankeskarte | Text, Datum | Nach der Hochzeit |
Formatieren Sie den Bereich als Tabelle und nutzen Sie Auswahllisten für Seite, Teil, Antwort, Gästetyp und Menü, damit Zählungen nicht an Tippfehlern scheitern.
Die wichtigen Zahlen
Deutsches Excel trennt Argumente mit Semikolon:
- Eingeladen:
=ZEILEN(Gaeste[Name]) - Zusagen Erwachsene zur Feier:
=ZÄHLENWENNS(Gaeste[Antwort];"Zusage";Gaeste[Gaestetyp];"Erwachsener";Gaeste[Teil];"<>Standesamt") - Offene Antworten:
=ZÄHLENWENN(Gaeste[Antwort];"Offen") - Menüs je Auswahl:
=ZÄHLENWENNS(Gaeste[Antwort];"Zusage";Gaeste[Menue];"Vegetarisch")und so weiter - Benötigte Hotelzimmer:
=ANZAHL2(EINDEUTIG(FILTER(Gaeste[Einladungscode];Gaeste[Uebernachtung]="Ja")))(Microsoft 365), sofern jede Einladung ein Zimmer belegt - Offene Dankeskarten:
=ZÄHLENWENNS(Gaeste[Geschenk];"<>";Gaeste[Dankeskarte];"")
Zeitplan für Einladungen und Zusagen
- Save-the-Date-Karten gehen oft mehrere Monate vorher raus, früher bei Feiern in Ferienzeiten oder mit Anreise.
- Einladungen folgen häufig etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin.
- Legen Sie den Rückmeldeschluss so, dass vor der endgültigen Personenzahl für die Location noch Zeit zum Nachfragen bleibt.
- Prüfen Sie die Fristen des Hotelkontingents: Nicht abgerufene Zimmer werden oft zu einem festen Datum freigegeben.
Tischplan
Ein zweites Blatt listet die Tische mit Platzzahl. Belegte Plätze: =ZÄHLENWENNS(Gaeste[Tisch];A2;Gaeste[Antwort];"Zusage"), freie Plätze: =B2-C2, negative Werte rot. Gäste einer Einladung sitzen zusammen, Gruppen nach Kreisen, ältere Verwandte nahe am Brautpaar und nicht direkt an den Lautsprechern. Eine nach Tisch sortierte Liste geht an die Location.
Beispiel sechs Wochen vor der Hochzeit
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Eingeladen | 110 |
| Zusagen (Erwachsene / Kinder) | 72 / 8 |
| Absagen | 12 |
| Offen | 18 |
| Menüs Fleisch / Fisch / vegetarisch (Erwachsene) | 38 / 16 / 18 |
| Hotelzimmer gebucht vom Kontingent | 14 von 20 |
Achtzehn offene Antworten sind die Aufgabe dieser Woche. Sechs freie Zimmer im Kontingent sind ein guter Anlass, die Gäste mit weiter Anreise noch einmal an die Frist zu erinnern.
Verbindung zum Budget
Catering, Getränkepauschale und Stuhlmiete hängen direkt an der Gästezahl. Im Hochzeitsbudget in Excel multiplizieren Sie die bestätigten Erwachsenen und Kinder mit ihren Preisen pro Person; jede Zusage aktualisiert dann das Budget. Weitere Planer unter Hochzeit & Eventplanung.
Datenschutz
Adressen, Telefonnummern und Angaben zu Allergien sind persönliche Daten, Allergien sogar Gesundheitsdaten. Teilen Sie die Liste nur mit den Planenden, geben Sie dem Catering nur die nötigen Angaben und löschen Sie sensible Spalten nach der Feier.
Häufige Fragen
Wie gehe ich mit Begleitpersonen ohne Namen um?
Eine Zeile „Begleitung von …“ mit demselben Einladungscode anlegen und den Namen ersetzen, sobald er bekannt ist.
Sollen Kinder getrennt gezählt werden?
Ja, Kindermenüs werden oft anders berechnet, und Location und Catering brauchen die Zahl für Plätze und Hochstühle.
Excel oder Google Sheets?
Google Sheets ist praktisch, wenn beide Familien mitpflegen oder Antworten über ein Online-Formular kommen.
Wie drucke ich Platzkarten?
Nach Tisch und Name sortieren und die Liste als Datenquelle für einen Serienbrief in Word verwenden.
