Lista de invitados de boda en Excel: confirmaciones, menús y distribución de mesas

Una lista de invitados de boda en Excel tiene una fila por persona (no por familia) y columnas para el grupo al que pertenece, si se ha enviado la invitación, si ha confirmado, qué menú necesita y en qué mesa se sienta. Con esa estructura, unas pocas fórmulas te dan en todo momento el número de confirmados para el restaurante, los menús especiales para la cocina y las sillas libres de cada mesa. Esta guía explica cómo montarla en Excel o Google Sheets y cómo conectarla con el presupuesto.

Una fila por persona, no por invitación

El error más común es apuntar “Familia García (4)” en una sola fila. Funciona para enviar invitaciones, pero no para contar menús infantiles, alergias ni asientos. Añade en su lugar una columna “Invitación” con un código común (por ejemplo, INV-023) para todas las personas que reciben la misma invitación. Así puedes filtrar por invitación cuando la envías y contar personas cuando hablas con el catering.

Columnas recomendadas

Convierte el rango en una tabla (Insertar > Tabla) y usa listas desplegables (Datos > Validación de datos) en Parte, Prioridad, Tipo, Confirmación y Menú. Con valores cerrados, los recuentos no fallan por una tilde o un espacio de más.

Los recuentos que necesitarás

Crea una hoja “Resumen” con estas fórmulas (en Excel en español los argumentos se separan con punto y coma):

• Total invitados: =FILAS(Invitados[Nombre])
• Confirmados adultos: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Invitados[Confirmación];"Sí";Invitados[Tipo];"Adulto")
• Confirmados niños: igual que la anterior con “Niño”.
• Pendientes de respuesta: =CONTAR.SI(Invitados[Confirmación];"Pendiente")
• Menús especiales confirmados: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Invitados[Confirmación];"Sí";Invitados[Menú];"<>Estándar")
• Reparto por parte: =CONTAR.SI(Invitados[Parte];"Novia") y lo mismo para el novio.

Si el número de prioridad A y B ya supera el aforo del espacio, sabes antes de enviar invitaciones que hay que recortar.

Distribución de mesas

En otra hoja, lista las mesas con su capacidad. Al lado, calcula cuántas personas confirmadas hay asignadas y cuántas sillas quedan:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(Invitados[Mesa];A2;Invitados[Confirmación];"Sí")

=B2-C2 (capacidad menos ocupadas)

Un formato condicional en rojo cuando las sillas libres sean negativas avisa de mesas sobrecargadas. Para trabajar visualmente, filtra la tabla de invitados por mesa o crea una tabla dinámica con Mesa en filas y Nombre en valores. Unas reglas prácticas: sienta juntos a los miembros de una misma invitación, agrupa por grupo de amistad, deja cerca de los novios a familia directa y prevé una mesa infantil o tronas si hay bebés.

Confirmaciones con un formulario

Si muchos invitados responden por mensaje, un formulario (por ejemplo, Google Forms) que pida nombre, asistencia, menú y si necesita transporte ahorra mucho tiempo. Las respuestas llegan a una hoja aparte; busca cada nombre con BUSCARX y trae la respuesta a tu lista principal. Fija en la invitación una fecha límite de respuesta con margen suficiente antes de la fecha en que el restaurante necesita el número definitivo.

Conecta la lista con el presupuesto

El coste que más depende de la lista es el banquete: precio por cubierto de adulto, de niño y, a veces, de bebé o de personal de servicio. En tu hoja de presupuesto de boda en Excel, calcula el coste del banquete multiplicando los confirmados de cada tipo por su precio por cubierto. Cada confirmación nueva actualiza el presupuesto sin tocarlo. Haz lo mismo con el autobús o las habitaciones de hotel si los pagas tú.

Ejemplo de resumen a seis semanas de la boda

Con 24 pendientes, toca llamar a cada uno esa semana. El restaurante recibirá el número de confirmados y la lista de menús especiales directamente de la hoja Resumen.

Datos personales y alergias

Las alergias e intolerancias son información de salud. Pide solo lo necesario para el menú, compártelo únicamente con el catering y borra la lista cuando haya pasado la boda. No publiques la hoja con enlace abierto: comparte el archivo solo con las personas que organizan.

Más ideas para organizar la boda

Encontrarás el presupuesto y otras plantillas de eventos en Bodas y eventos. Para repartir las tareas de las últimas semanas, una lista de tareas en Excel con responsable y fecha evita que algo se quede sin hacer.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que tener la lista definitiva?

Depende del contrato con el restaurante o la finca: suelen pedir el número definitivo unos días o semanas antes. Fija tu fecha límite de confirmación con margen para llamar a los rezagados.

¿Cómo cuento a los acompañantes que aún no tienen nombre?

Crea una fila con el texto “Acompañante de” seguido del nombre del invitado y el mismo código de invitación. Cuando sepas el nombre, sustitúyelo.

¿Excel o Google Sheets?

Google Sheets es más cómodo si los novios y las familias editan a la vez y si recoges confirmaciones con un formulario. Excel funciona bien si una sola persona lleva la lista.

¿Cómo imprimo las tarjetas de mesa?

Ordena la tabla por mesa y nombre y usa la combinación de correspondencia de Word con la hoja de invitados como origen de datos para generar tarjetas o listados por mesa.