Liste des invités de mariage sur Excel : réponses, vin d’honneur, dîner, plan de table
Organiser la liste des invités de mariage sur Excel : une ligne par personne, code d'invitation, côté des mariés, invitation au vin d'honneur ou au dîner, réponses, menus et allergies, plan de table, cadeaux et remerciements.
Sur Excel, la liste des invités de mariage fonctionne mieux avec une ligne par personne (et non par famille), complétée par un code d’invitation, le côté (mariée, marié, commun), le groupe, la partie de la fête à laquelle la personne est conviée (vin d’honneur, dîner, brunch), sa réponse, son menu, sa table et, après le mariage, le cadeau et le remerciement. Avec cette structure, quelques formules donnent le nombre de convives pour le traiteur, les menus par choix, les places libres à chaque table et les remerciements restant à envoyer. Voici comment monter le fichier.
Une ligne par invité, un code par invitation
Écrire « Famille Martin (4) » sur une ligne aide à rédiger l’enveloppe, mais pas à compter les couverts, les enfants ou les places. Chaque personne a sa ligne, et toutes les personnes d’un même faire-part partagent un code. Pour l’envoi, on filtre par code ; pour le traiteur, on compte les lignes.
Les colonnes utiles
| Colonne | Valeurs | Usage |
|---|---|---|
| Nom | Texte | Listes, plan de table |
| Code d’invitation | Code commun | Envoi des faire-part, regroupement par foyer |
| Adresse | Sur la première ligne de chaque invitation | Faire-part et save the date |
| Côté | Mariée, marié, commun | Équilibre de la liste |
| Groupe | Famille, amis, collègues, voisins… | Plan de table |
| Invité à | Cérémonie et vin d’honneur, dîner, brunch | Compter chaque partie séparément |
| Réponse | En attente, Oui, Non | Nombre de convives |
| Type | Adulte, enfant | Menus enfants et chaises hautes |
| Menu et allergies | Choix, remarques | Traiteur |
| Table | Numéro | Plan de table |
| Cadeau, remerciement | Description, date | Après le mariage |
Mettez la plage sous forme de tableau et utilisez des listes déroulantes pour Côté, Invité à, Réponse, Type et Menu : les comptages ne se tromperont pas à cause d’une faute de frappe.
Les comptages importants
En paramètres régionaux français, séparateur point-virgule :
- Invités au dîner :
=NB.SI(Invites[InviteA];"Dîner") - Adultes confirmés au dîner :
=NB.SI.ENS(Invites[InviteA];"Dîner";Invites[Reponse];"Oui";Invites[Type];"Adulte") - Enfants confirmés au dîner : même formule avec “Enfant”.
- Réponses en attente :
=NB.SI(Invites[Reponse];"En attente") - Menus par choix :
=NB.SI.ENS(Invites[Reponse];"Oui";Invites[Menu];"Poisson"), et ainsi de suite. - Remerciements à envoyer :
=NB.SI.ENS(Invites[Cadeau];"<>";Invites[Remerciement];"")
Pour le vin d’honneur, ajoutez à ces chiffres les personnes invitées uniquement au cocktail : le traiteur compte en général les deux formats séparément.
Calendrier des faire-part et des réponses
- Le save the date part souvent plusieurs mois avant, plus tôt pour un mariage en été ou avec déplacement.
- Les faire-part suivent en général quelques semaines à deux mois avant la date.
- Fixez la date limite de réponse avant celle que le traiteur et le lieu exigent pour le nombre définitif, afin d’avoir le temps de relancer.
- Si les réponses arrivent par un site de mariage ou un formulaire, importez-les et rapprochez-les de la liste avec RECHERCHEX sur le code d’invitation.
Le plan de table
Dans un second onglet, listez les tables et leur nombre de places. Places occupées : =NB.SI.ENS(Invites[Table];A2;Invites[Reponse];"Oui") ; places libres : =B2-C2, en rouge si négatif. Gardez les membres d’une même invitation ensemble, regroupez par cercle, placez la famille proche et les aînés près des mariés et loin des enceintes. La liste triée par table part chez le traiteur et le responsable de salle.
Exemple à six semaines du mariage
| Indicateur | Valeur |
|---|---|
| Invités au total (vin d’honneur seul / dîner) | 150 (55 / 95) |
| Dîner : oui adultes / enfants | 78 / 6 |
| Dîner : non / en attente | 5 / 6 |
| Menus adultes viande / poisson / végétarien | 44 / 22 / 12 |
| Tables de 10 complètes | 6 sur 10 |
Six réponses en attente pour le dîner : un appel à chaque foyer cette semaine suffit. Le traiteur reçoit directement les chiffres du récapitulatif.
Lien avec le budget
Le repas, les boissons et la location de mobilier dépendent directement du nombre de convives. Dans le budget mariage sur Excel, multipliez les adultes et enfants confirmés par leur prix par personne : chaque réponse met le budget à jour. Retrouvez d’autres modèles dans Mariage et événements.
Données personnelles
Adresses, numéros de téléphone et allergies (qui relèvent de la santé) sont des données personnelles. Partagez le fichier uniquement avec les personnes qui organisent, transmettez au traiteur le strict nécessaire et supprimez les colonnes sensibles après la fête.
Questions fréquentes
Comment gérer un « +1 » sans nom ?
Créez une ligne « Accompagnant de … » avec le même code d’invitation, et remplacez-la par le nom dès qu’il est connu.
Faut-il compter les enfants à part ?
Oui. Les menus enfants sont souvent facturés différemment, et le lieu a besoin du chiffre pour les places et les chaises hautes.
Excel ou Google Sheets ?
Google Sheets est plus pratique quand les deux familles mettent la liste à jour ou quand les réponses arrivent par formulaire.
Comment imprimer les marque-places ?
Triez par table et par nom, puis utilisez le publipostage de Word avec le fichier comme source de données.
