Presupuesto de boda en Excel: plantilla por partidas, coste por invitado, pagos y control de gastos reales
Cómo hacer el presupuesto de una boda en Excel: tope total, reparto por partidas, coste por invitado y cuánto ahorra cada invitado menos, calendario de señales y pagos a proveedores, comparación presupuestado–real y un ejemplo de boda para 100 invitados.
Respuesta rápida: para hacer el presupuesto de una boda en Excel, empieza por el tope total que podéis gastar y repártelo en partidas (banquete, fotografía, vestido, música, flores…). Para cada partida anota el importe presupuestado, el real según el contrato, la señal pagada y lo pendiente. Dos cálculos marcan todas las decisiones: el coste por invitado (=TotalReal/Invitados) y lo que cuesta cada invitado adicional (menú + barra libre + extras por persona). Con un control mensual de pagos, sabréis siempre cuánto dinero necesitáis y cuándo.
El ejemplo de abajo es orientativo: los precios varían mucho según la ciudad, la temporada y el tipo de celebración.
Paso 1: fija el tope y el número de invitados
Antes de pedir presupuestos, acordad tres datos en una hoja “Resumen”:
- Presupuesto máximo (lo que tenéis ahorrado más lo que podréis ahorrar hasta la boda, sin contar con regalos de los invitados).
- Número de invitados previsto, con una lista A (imprescindibles) y una lista B.
- Fecha y temporada: un viernes o un mes de menor demanda puede cambiar mucho los precios.
Los regalos en efectivo son habituales en España, pero su importe es incierto. Es más prudente no incluirlos para cubrir pagos que vencen antes de la boda.
Paso 2: la tabla de partidas
| Columna | Contenido | Fórmula |
|---|---|---|
| Partida | Banquete, fotografía… | |
| Proveedor | Nombre y contacto | |
| Presupuestado | Lo que reserváis para esa partida | Manual o % del total |
| Real | Importe del contrato o factura | |
| Diferencia | Real − presupuestado | =[@Real]-[@Presupuestado] |
| Pagado | Señales y pagos hechos | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Pagos[Importe];Pagos[Partida];[@Partida]) |
| Pendiente | Lo que queda | =[@Real]-[@Pagado] |
| % del total | Peso de la partida | =[@Real]/SUMA([Real]) |
Colorea en rojo las diferencias positivas: así veis enseguida qué partidas se han desviado.
Ejemplo: boda para 100 invitados con un tope de 20.000 €
| Partida | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Banquete y espacio | 100 cubiertos × 95 € | 9.500 € |
| Barra libre y extras | Paquete | 1.200 € |
| Fotografía y vídeo | Presupuesto proveedor | 2.200 € |
| Vestido y complementos | 1.800 € | |
| Traje y complementos | 700 € | |
| Alianzas | 900 € | |
| Flores y decoración | 900 € | |
| Música (ceremonia y DJ) | 1.000 € | |
| Invitaciones y papelería | 300 € | |
| Peluquería y maquillaje | 400 € | |
| Transporte | 300 € | |
| Imprevistos | ≈ 5 % | 1.000 € |
| Total | 20.200 € |
El total supera el tope en 200 €, y el banquete por sí solo supone casi la mitad del presupuesto (47 %). El coste por invitado es de 20.200 ÷ 100 = 202 €.
Paso 3: cuánto cuesta cada invitado
No todas las partidas dependen del número de invitados. Separadlas:
- Costes por invitado: menú (95 €) y barra libre (12 € por persona en este ejemplo) = 107 € por invitado.
- Costes fijos: fotografía, vestido, música, alianzas… cuestan lo mismo con 80 que con 120 invitados.
Por eso, reducir la lista en 10 personas ahorra unos 1.070 €, mucho más que recortar la papelería. En Excel: =Invitados*(PrecioMenu+ExtrasPorPersona)+SUMA(CostesFijos) con una celda de invitados que podéis cambiar para ver el efecto al momento. Para ajustar el ejemplo al tope de 20.000 €, bastaría con dos invitados menos o con negociar 200 € en alguna partida fija.
Paso 4: calendario de señales y pagos
Los proveedores de bodas suelen pedir señal al reservar y el resto antes del evento. Crea una tabla Pagos con Fecha, Partida, Concepto (señal, segundo pago, liquidación), Importe y Pagado (sí/no):
| Fecha | Partida | Concepto | Importe |
|---|---|---|---|
| Hace 12 meses | Banquete y espacio | Señal de reserva (ejemplo 20 %) | 1.900 € |
| Hace 10 meses | Fotografía y vídeo | Señal | 660 € |
| Hace 6 meses | Vestido | Pago al encargar | 900 € |
| 1 mes antes | Banquete y espacio | Pago según número final de invitados | Según contrato |
Los porcentajes y plazos dependen de cada contrato: copiadlos tal cual de lo firmado. Con =SUMAR.SI.CONJUNTO(Pagos[Importe];Pagos[Fecha];">="&InicioMes;Pagos[Fecha];"<="&FIN.MES(InicioMes;0)) sabréis cuánto dinero tenéis que tener disponible cada mes, y podréis incluirlo en vuestro presupuesto mensual.
Paso 5: compara presupuestos de proveedores
Para cada partida importante, crea una pequeña tabla comparativa: proveedor, precio, qué incluye, condiciones de cancelación, señal, valoración. Comprobad sobre todo:
- Si los precios incluyen IVA.
- Qué pasa si cambia el número de invitados y hasta qué fecha se puede ajustar.
- Horas incluidas (fotografía, DJ, barra libre) y coste de cada hora extra.
- Política de cancelación y aplazamiento.
Paso 6: control de gastos reales
Muchos gastos pequeños (detalles para invitados, pruebas de peluquería, desplazamientos) se escapan del presupuesto inicial. Anotadlos en una hoja de gastos con fecha, partida e importe y resumidlos con SUMAR.SI.CONJUNTO en la tabla principal; si ya lleváis un control de gastos en Excel, basta con añadir la categoría “Boda”. La partida de imprevistos sirve precisamente para estos gastos: cuando se agota, hay que recortar en otro sitio.
Para organizar las tareas (pruebas, reservas, confirmaciones), una lista de tareas en Excel con fechas y responsables complementa el presupuesto.
Errores frecuentes
- Empezar a reservar sin un tope total.
- Calcular el banquete con el precio del menú sin extras (barra libre, recena, servicio de niños).
- No reservar partida de imprevistos.
- Contar con los regalos para pagos que vencen antes de la boda.
- No anotar las señales, y perder la cuenta de lo que queda por pagar.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje del presupuesto se va en el banquete?
Suele ser la partida más grande, a menudo cerca de la mitad del total, pero depende del tipo de boda. Calculadlo con vuestros números en lugar de partir de una media.
¿Cómo reparto el presupuesto si aún no tengo precios?
Asignad porcentajes provisionales a cada partida (por ejemplo, banquete 45–50 %, fotografía 10 %, vestuario 10–12 %) y sustituidlos por importes reales a medida que lleguen los presupuestos.
¿Se puede usar en Google Sheets?
Sí, y es práctico para que los dos lo actualicéis desde el móvil. SUMA, SUMAR.SI.CONJUNTO y FIN.MES funcionan igual.
Más recursos en Bodas y eventos.