Sổ theo dõi tài sản cố định trên Excel: danh mục, khấu hao đường thẳng và giá trị còn lại
Cách lập sổ theo dõi tài sản cố định trên Excel cho doanh nghiệp nhỏ: thông tin từng tài sản, công thức khấu hao đường thẳng theo năm và lũy kế, giá trị còn lại, ghi tăng, thanh lý và kiểm kê, với ví dụ quán cà phê.
Sổ theo dõi tài sản cố định trên Excel là danh mục các tài sản dùng lâu dài của doanh nghiệp (máy móc, xe, thiết bị, nội thất) kèm nguyên giá, ngày đưa vào sử dụng, thời gian sử dụng và mức khấu hao mỗi năm. Sổ cho biết doanh nghiệp có những tài sản gì, đang ở đâu, giá trị còn lại bao nhiêu và chi phí khấu hao cần đưa vào báo cáo kết quả kinh doanh. Bài này hướng dẫn các cột, công thức khấu hao đường thẳng và một ví dụ.
Tài sản nào là tài sản cố định
Theo quy định hiện hành về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định, một tài sản hữu hình thường được ghi nhận là tài sản cố định khi có thời gian sử dụng trên một năm và nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên. Tài sản không đủ tiêu chuẩn được theo dõi như công cụ, dụng cụ và phân bổ dần vào chi phí. Quy định có thể thay đổi; hãy kiểm tra văn bản đang áp dụng hoặc hỏi kế toán.
Các cột của sổ
| Cột | Ví dụ |
|---|---|
| Mã tài sản | TSCĐ-005 (dán nhãn lên tài sản) |
| Tên, số seri | Máy pha cà phê hai group, số seri |
| Vị trí, người quản lý | Quầy bar, quản lý cửa hàng |
| Ngày đưa vào sử dụng | 01/07 |
| Nguyên giá | Giá mua chưa thuế được khấu trừ, cộng chi phí vận chuyển, lắp đặt |
| Thời gian sử dụng (năm) | 6 |
| Số hóa đơn, nhà cung cấp | Để dễ tìm chứng từ |
| Tình trạng | Đang dùng, hỏng, đã thanh lý |
Công thức khấu hao đường thẳng
Tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy:
- Khấu hao một năm:
=[@NguyenGia]/[@SoNam], hoặc hàm có sẵn=SLN([@NguyenGia];0;[@SoNam]). - Khấu hao lũy kế đến một ngày:
=MIN([@NguyenGia];[@KhauHaoNam]*YEARFRAC([@NgaySuDung];NgayBaoCao)), tự tính theo tỷ lệ thời gian năm đầu và không vượt quá nguyên giá. - Giá trị còn lại:
=[@NguyenGia]-[@LuyKe] - Khấu hao trong năm: lũy kế cuối năm nay trừ lũy kế cuối năm trước.
Thời gian trích khấu hao phải nằm trong khung quy định cho từng nhóm tài sản; chọn cùng kế toán để sổ quản trị khớp với sổ sách thuế.
Ví dụ: tài sản của một quán cà phê
| Tài sản | Nguyên giá | Số năm | Khấu hao mỗi năm |
|---|---|---|---|
| Máy pha cà phê | 85 triệu | 6 | khoảng 14,17 triệu |
| Hệ thống điều hòa | 60 triệu | 5 | 12 triệu |
| Xe máy giao hàng | 45 triệu | 6 | 7,5 triệu |
| Quầy bar và bàn ghế | 120 triệu | 5 | 24 triệu |
| Tổng | 310 triệu | khoảng 57,67 triệu |
Mỗi năm quán ghi nhận khoảng 57,67 triệu đồng chi phí khấu hao, dù năm đó không chi thêm tiền mặt cho các tài sản này. Nếu máy pha cà phê bắt đầu dùng từ 01/07, năm đầu chỉ tính sáu tháng, khoảng 7,08 triệu đồng. Sổ cũng nhắc rằng quầy bar và điều hòa sẽ khấu hao hết sau năm năm, thời điểm nên dự trù ngân sách thay mới.
Ghi tăng, thanh lý và kiểm kê
- Ghi tăng: khi nhận hóa đơn, tạo dòng mới và dán mã lên tài sản.
- Thanh lý: khi bán, hủy hoặc mất, ghi ngày và lý do; chênh lệch giữa giá trị còn lại và số tiền thu được là lãi hoặc lỗ.
- Kiểm kê: mỗi năm một lần, đi đối chiếu danh mục với thực tế và ghi tình trạng.
- Xe cộ nên theo dõi thêm trong file Excel quản lý đội xe.
Liên hệ với báo cáo tài chính
Giá trị còn lại của tài sản nằm ở phần tài sản dài hạn trong bảng cân đối kế toán; khấu hao trong năm là chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh; bút toán tương ứng ghi vào sổ cái. Sổ trên Excel là công cụ quản trị; sổ sách kế toán chính thức thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. Xem thêm trong chuyên mục Ghi sổ thu chi.
Câu hỏi thường gặp
Khấu hao đường thẳng là gì?
Chia đều nguyên giá tài sản cho số năm sử dụng, mỗi năm trích một khoản bằng nhau.
Giá trị còn lại tính thế nào?
Nguyên giá trừ khấu hao lũy kế đến thời điểm tính.
Tài sản dưới 30 triệu đồng theo dõi ở đâu?
Thường theo dõi như công cụ, dụng cụ và phân bổ vào chi phí trong một hoặc vài kỳ; vẫn nên có danh sách để kiểm kê.
Dùng Google Sheets được không?
Được. SLN, YEARFRAC và MIN hoạt động như Excel.
