Registro de activos fijos en Excel: inventario, amortización lineal y valor neto contable
Cómo llevar el registro de activos fijos de una pyme en Excel: ficha de cada bien, cálculo de la amortización lineal anual y acumulada, valor neto contable, altas, bajas e inventario físico, con el ejemplo de una panadería.
Un registro de activos fijos en Excel es el inventario de los bienes duraderos de la empresa (maquinaria, vehículos, mobiliario, equipos informáticos) con su coste, su fecha de alta, su vida útil y la amortización que corresponde a cada año. Permite saber qué tiene la empresa y dónde está, cuánto vale cada bien en libros y qué gasto por amortización llevar a la cuenta de resultados. Esta guía explica las columnas, las fórmulas de amortización lineal y un ejemplo.
Las columnas del registro
| Columna | Ejemplo |
|---|---|
| Código | AF-007 (también en una etiqueta pegada al bien) |
| Descripción y número de serie | Horno de convección, n.º de serie |
| Ubicación y responsable | Obrador, encargado de producción |
| Fecha de alta | Fecha de puesta en funcionamiento |
| Coste de adquisición | Precio sin IVA deducible, más transporte e instalación |
| Vida útil (años) | 10 |
| Valor residual | Lo que se espera obtener al final |
| Factura y proveedor | Número de factura, para localizarla |
| Estado | En uso, averiado, dado de baja |
Amortización lineal: las fórmulas
Excel en español separa los argumentos con punto y coma:
- Amortización anual:
=([@Coste]-[@Residual])/[@VidaÚtil], o con la función de Excel=SLN([@Coste];[@Residual];[@VidaÚtil]). - Amortización acumulada a una fecha:
=MIN([@Coste]-[@Residual];[@Anual]*FRAC.AÑO([@Alta];FechaCierre)), que prorratea el primer año y no supera el importe amortizable. - Valor neto contable:
=[@Coste]-[@Acumulada] - Amortización del ejercicio: la acumulada al cierre de este año menos la acumulada al cierre del anterior.
Los coeficientes y periodos máximos fiscales dependen del tipo de bien y están fijados en las tablas oficiales; elige la vida útil con tu asesoría para que contabilidad e impuestos encajen.
Ejemplo: activos de una panadería
| Bien | Coste | Vida útil | Residual | Amortización anual |
|---|---|---|---|---|
| Horno de convección | 18.000 € | 10 años | 1.000 € | 1.700 € |
| Amasadora | 6.000 € | 8 años | 400 € | 700 € |
| Furgoneta de reparto | 24.000 € | 8 años | 4.000 € | 2.500 € |
| TPV y ordenador | 1.800 € | 4 años | 0 € | 450 € |
| Total | 49.800 € | 5.350 € |
La panadería registra cada año 5.350 € de amortización como gasto, aunque no salga dinero de la cuenta. Si la amasadora se compró el 1 de julio, en el primer ejercicio solo corresponden seis meses: 350 €. El registro también avisa de que el TPV terminará de amortizarse en cuatro años: buen momento para presupuestar su sustitución.
Altas, bajas e inventario físico
- Alta: al recibir la factura, crea la ficha y pega la etiqueta con el código.
- Baja: al vender, desechar o perder un bien, anota la fecha y el motivo; la diferencia entre el valor neto contable y lo obtenido es un beneficio o una pérdida.
- Inventario físico: una vez al año, recorre la empresa con la lista y marca qué está y en qué estado.
- Los bienes que necesitan revisiones periódicas se planifican en la plantilla de mantenimiento preventivo; los vehículos, además, en el control de flota.
Relación con las cuentas
El valor neto de los activos aparece en el inmovilizado del balance de situación, y la amortización del año, como gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. Los asientos correspondientes se registran en el libro mayor. Este registro es una herramienta de gestión; la contabilidad oficial y las obligaciones fiscales dependen de tu forma jurídica y régimen, consúltalas con tu asesoría. Más guías en Contabilidad de ingresos y gastos.
Preguntas frecuentes
¿Qué se considera activo fijo?
Los bienes que la empresa usa durante más de un año en su actividad y no están destinados a la venta: maquinaria, vehículos, instalaciones, mobiliario, equipos informáticos.
¿Qué es la amortización lineal?
Repartir el coste del bien, menos su valor residual, a partes iguales durante su vida útil.
¿Cómo se calcula el valor neto contable?
Coste de adquisición menos amortización acumulada hasta la fecha.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. SLN, YEARFRAC y MIN están disponibles con el mismo funcionamiento.
