Control de flota de vehículos en Excel: kilómetros, consumo, mantenimiento, vencimientos y coste por km

Un control de flota de vehículos en Excel reúne en un libro la ficha de cada vehículo, quién lo conduce, los kilómetros y repostajes, el mantenimiento realizado y pendiente, los vencimientos de ITV, seguro y permisos, y las incidencias, para conocer el coste por kilómetro de cada vehículo y no perder ninguna fecha. Para una pyme con entre dos y veinte vehículos, una hoja bien estructurada es suficiente antes de plantearse un software de gestión de flotas. Esta guía describe las hojas, las fórmulas y un ejemplo con cuatro furgonetas de reparto.

Las hojas del libro

Usa listas desplegables para matrícula, conductor y tipo. Los mismos nombres en todas las hojas son lo que hace funcionar los totales.

Kilómetros y consumo

Excel en español separa los argumentos con punto y coma:

• Km actuales de un vehículo: =MAX.SI.CONJUNTO(Repostajes[Km];Repostajes[Matricula];A2)
• Km del periodo: el máximo menos el mínimo registrados entre las fechas de inicio y fin.
• Consumo medio: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Repostajes[Litros];Repostajes[Matricula];A2;Repostajes[Fecha];">="&Inicio;Repostajes[Fecha];"<="&Fin)/KmPeriodo*100 litros cada 100 km.

Comparar el consumo de vehículos iguales con rutas parecidas descubre problemas mecánicos, de conducción o de uso indebido de la tarjeta de combustible.

Mantenimiento y vencimientos

• Próxima revisión por km: =[@KmRevision]+[@IntervaloKm], según el plan del fabricante.
• Estado: =SI(KmActual>=[@ProximaKm];"Vencida";SI([@ProximaKm]-KmActual<=1500;"Próxima";"OK"))
• Días para cada vencimiento: =[@Fecha]-HOY(), en naranja por debajo de 30 días y en rojo si ya ha pasado.

Incluye también la caducidad del permiso de cada conductor. La periodicidad de la ITV y otras obligaciones dependen del tipo de vehículo, su antigüedad y su uso; consulta la normativa aplicable a tu flota. El mantenimiento de otros equipos de la empresa sigue la misma lógica en el plan de mantenimiento preventivo.

Coste por kilómetro de cada vehículo

Coste del periodo: combustible + mantenimiento + incidencias + parte proporcional de seguro, impuesto y renting o amortización. Coste por km: =CosteTotal/KmPeriodo.

Ejemplo: cuatro furgonetas de reparto, un año

Combustible calculado con un consumo de 7,8 l/100 km y 1,50 €/l como hipótesis; seguro y renting aparte. La furgoneta 2 gasta en mantenimiento más del doble que las demás, y el registro muestra por qué: embrague y frenos en el mismo año. La furgoneta 4 recorre menos de la mitad de kilómetros: quizá sobra un vehículo o las rutas están mal repartidas. Dos decisiones que, sin el control, no se habrían planteado.

Incidencias y multas

Registra cada avería, siniestro o multa con el conductor y el estado de la gestión. Las multas tienen plazos para identificar al conductor y para pagar con reducción; anota la fecha de notificación para no perderlos. Los gastos de la flota deben aparecer también en el control de gastos de la empresa.

Cuándo pasar a un software de flotas

Con muchos vehículos, conductores que registran datos a la vez o necesidad de geolocalización, un software de gestión de flotas con telemática ahorra tiempo. Tener los datos ordenados en Excel facilita la migración. Para un único coche particular, el control de gastos del coche es más sencillo. Más guías en Mantenimiento de flotas.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos mínimos necesita un control de flota?

Matrícula, conductor, kilómetros, repostajes, mantenimiento, vencimientos (ITV, seguro, permisos) e incidencias.

¿Cada cuánto anotar los kilómetros?

En cada repostaje o, como mínimo, una vez a la semana; así los avisos de mantenimiento son fiables.

¿Cómo controlo las tarjetas de combustible?

Compara cada mes el extracto de la tarjeta con la hoja de repostajes y el consumo de cada vehículo; las diferencias señalan errores o usos indebidos.

¿Funciona en Google Sheets?

Sí, y los conductores pueden registrar repostajes desde el móvil con un formulario de Google.