Control de gastos del coche en Excel: combustible, mantenimiento, ITV y coste por kilómetro
Cómo llevar el control de gastos del coche en Excel: registro de repostajes y consumo real, mantenimiento por kilómetros, avisos de ITV, seguro e impuesto de circulación, coste anual y coste por kilómetro incluida la depreciación.
Un control de gastos del coche en Excel registra cada repostaje y cada gasto del vehículo (taller, neumáticos, seguro, impuesto de circulación, ITV, aparcamiento, peajes) junto con los kilómetros, para saber cuánto cuesta realmente el coche al año y por kilómetro, y para recibir avisos antes de la próxima revisión o ITV. Basta con anotar unos minutos a la semana. A cambio, sabrás si el consumo se ha disparado, cuánto apartar cada mes para el coche y si te compensa frente a otras formas de moverte.
Hojas del archivo
| Hoja | Una fila por | Columnas |
|---|---|---|
| Repostajes | Repostaje | Fecha, kilómetros, litros, importe, depósito lleno (sí/no) |
| Gastos | Gasto distinto del combustible | Fecha, kilómetros, tipo, concepto, taller o proveedor, importe |
| Mantenimiento | Operación del plan de mantenimiento | Operación, cada cuántos km, cada cuántos meses, última vez, próxima |
| Vencimientos | Obligación | ITV, seguro, impuesto de circulación, fecha de vencimiento |
| Resumen | Mes o año | Gasto por tipo, kilómetros, coste por km |
Consumo real
Cada vez que llenas el depósito, el consumo desde el anterior lleno es (Excel en español separa los argumentos con punto y coma):
- Kilómetros recorridos:
=[@Km]-MAX.SI.CONJUNTO([Km];[Km];"<"&[@Km];[Lleno];"Sí") - Litros a los 100 km:
=SI([@Lleno]="Sí";[@Litros]/[@KmRecorridos]*100;"")
Un aumento sostenido del consumo sin cambios en el tipo de trayecto suele deberse a la presión de los neumáticos, filtros o forma de conducir; es una señal para revisar.
Mantenimiento y vencimientos
Toma los intervalos del libro de mantenimiento del fabricante (aceite y filtros, frenos, distribución si la lleva, neumáticos). Muchas operaciones vencen por kilómetros o por tiempo, lo que llegue antes:
- Próxima por km:
=[@KmUltima]+[@CadaKm] - Próxima por fecha:
=FECHA.MES([@FechaUltima];[@CadaMeses]) - Estado:
=SI(O(KmActual>=[@ProxKm];HOY()>=[@ProxFecha]);"Vencido";SI(O([@ProxKm]-KmActual<=1000;[@ProxFecha]-HOY()<=30);"Próximo";"OK"))
En la hoja Vencimientos, =[@Vencimiento]-HOY() en naranja por debajo de 30 días evita que se pase la fecha de la ITV o la renovación del seguro. La frecuencia de la ITV depende de la antigüedad y el tipo de vehículo; consulta la que corresponde al tuyo.
Ejemplo: turismo de gasolina, 15.000 km al año
| Concepto | Cálculo | € al año |
|---|---|---|
| Combustible | 15.000 km × 6,5 l/100 km × 1,55 €/l (supuesto) | 1.511 |
| Seguro | Póliza | 520 |
| Impuesto de circulación | Recibo municipal | 110 |
| ITV | Año de inspección | 45 |
| Mantenimiento y neumáticos (prorrateados) | Registro de gastos | 570 |
| Aparcamiento, peajes y lavados | Registro de gastos | 800 |
| Gasto en efectivo | 3.556 | |
| Depreciación | (24.000 − 12.000) ÷ 6 años | 2.000 |
| Coste total | 5.556 |
El coche cuesta unos 0,24 € por kilómetro en gastos directos y unos 0,37 € si se incluye la pérdida de valor. Repartir los gastos en efectivo entre 12 meses da unos 296 € al mes, una cifra útil para reservarla en el presupuesto y no tener sobresaltos con el seguro o una reparación.
Cómo usar los datos
- Presupuesto mensual: aparta cada mes la parte proporcional de los gastos anuales (seguro, impuesto, mantenimiento).
- Viajes: usa el coste por kilómetro para comparar ir en coche, tren o autobús en el presupuesto de viaje, y organiza la ruta en el planificador de viajes.
- Decisión de cambio: cuando las reparaciones de un año se acercan a la depreciación de un coche nuevo, el registro te da datos para decidir.
- Patrimonio: el valor actual del coche es un activo más en tu cálculo de patrimonio neto.
Más plantillas en Finanzas personales y presupuesto.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta apuntar cada gasto pequeño?
Puedes agrupar los pequeños (aparcamientos, lavados) por semana. Lo importante es anotar los kilómetros con regularidad y no olvidar los gastos grandes.
¿Por qué incluir la depreciación?
Porque el coche pierde valor aunque no pagues nada por ello. Sin depreciación, el coste por kilómetro parece mucho menor que el real.
¿Sirve para un coche de empresa o de autónomo?
Sí como control, pero la deducibilidad fiscal de los gastos tiene sus propias reglas; consúltala con tu asesoría.
¿Funciona en el móvil con Google Sheets?
Sí, y es cómodo para anotar en la gasolinera. Un formulario de Google puede alimentar la hoja de repostajes.