Presupuesto de viaje en Excel: calcula el coste total, controla el gasto real y reparte cuentas entre amigos
Cómo hacer un presupuesto de viaje en Excel: partidas por persona y por día, colchón para imprevistos, cambio de divisa, control del gasto real durante el viaje y reparto de cuentas entre varios viajeros, con un ejemplo de escapada a Lisboa.
Un presupuesto de viaje en Excel reúne todas las partidas del viaje —transporte, alojamiento, comidas, transporte local, actividades, seguro e imprevistos—, las calcula por persona y por día, y después compara lo previsto con lo que de verdad se gasta; si viajáis varios, una pestaña adicional calcula quién debe cuánto a quién al volver. Así sabes antes de reservar si el viaje cabe en tu bolsillo y evitas la clásica discusión de cuentas al final.
Este artículo pertenece a Finanzas personales y presupuesto. Para reunir el dinero con tiempo, crea un objetivo “Viaje” en tu plan de ahorro en Excel.
Hoja 1: Presupuesto
| Columna | Contenido | Fórmula |
|---|---|---|
| A – Partida | Vuelos, alojamiento, comidas… | — |
| B – Base de cálculo | Por persona, por noche, por persona y día, fijo | lista desplegable |
| C – Importe unitario | Precio de referencia | — |
| D – Previsto | Total de la partida | ver abajo |
| E – Real | Lo gastado | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos!D:D;Gastos!C:C;A2) |
| F – Diferencia | Real − previsto | =E2-D2 |
Con el número de viajeros en H1, las noches en H2 y los días en H3, la columna D se adapta a cada base: =ELEGIR(COINCIDIR(B2;{"Por persona";"Por noche";"Por persona y día";"Fijo"};0);C2*$H$1;C2*$H$2;C2*$H$1*$H$3;C2). Si prefieres evitar constantes matriciales, crea la lista de bases en una hoja auxiliar y usa COINCIDIR contra ese rango.
Añade siempre una fila de imprevistos: =10%*SUMA(D2:D7) es un punto de partida razonable para un viaje corto; súbelo si viajas lejos o con niños.
Ejemplo: escapada a Lisboa, 3 amigos, 4 noches (5 días)
Precios orientativos para ilustrar el cálculo; los reales dependen de fechas y de con cuánta antelación reserves.
| Partida | Cálculo | Previsto |
|---|---|---|
| Vuelos | 120 € × 3 personas | 360 € |
| Alojamiento | 105 € × 4 noches (apartamento) | 420 € |
| Comidas | 35 € × 3 personas × 5 días | 525 € |
| Transporte local | 6 € × 3 personas × 5 días | 90 € |
| Actividades | 40 € × 3 personas | 120 € |
| Seguro de viaje | 15 € × 3 personas | 45 € |
| Subtotal | 1.560 € | |
| Imprevistos (10 %) | 156 € | |
| Total | 1.716 € | |
| Por persona | 572 € | |
| Por día (los tres) | 343,20 € | |
Con 572 € por persona sobre la mesa antes de reservar, cada uno puede decir si le encaja o si conviene cambiar de fechas, de alojamiento o acortar una noche.
Hoja 2: Gastos durante el viaje
| Columna | Contenido |
|---|---|
| A – Fecha | Día del gasto |
| B – Concepto | Cena, taxi, museo… |
| C – Partida | Debe coincidir con la hoja 1 (lista desplegable) |
| D – Importe en euros | =SI(F2="EUR";E2;E2*G2) |
| E – Importe en moneda local | Lo que marca el tique |
| F – Moneda | EUR, GBP, USD… |
| G – Tipo de cambio | Euros por unidad de moneda local |
| H – Pagado por | Quién adelantó el dinero |
Si viajas fuera de la zona euro, anota el tipo de cambio que te aplicó tu banco o tarjeta (aparece en el extracto) en lugar del de referencia del día: incluye comisiones y refleja lo que de verdad pagaste.
Resultado del ejemplo al volver
| Partida | Previsto | Real | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Vuelos | 360 € | 360 € | 0 € |
| Alojamiento | 420 € | 420 € | 0 € |
| Comidas | 525 € | 498 € | −27 € |
| Transporte local | 90 € | 84 € | −6 € |
| Actividades | 120 € | 132 € | +12 € |
| Seguro de viaje | 45 € | 45 € | 0 € |
| Total | 1.560 € | 1.539 € | −21 € |
El gasto real quedó 21 € por debajo del subtotal previsto y no hizo falta tocar los 156 € de imprevistos. El exceso en actividades se compensó comiendo algo más barato de lo previsto.
Hoja 3: Repartir las cuentas
Cada viajero adelantó pagos distintos. Para saber quién debe a quién:
- Pagado por cada uno:
=SUMAR.SI(Gastos!H:H;A2;Gastos!D:D) - Parte que le corresponde:
=SUMA(Gastos!D:D)/CONTARA($A$2:$A$4) - Saldo: pagado − parte (positivo = le deben; negativo = debe)
| Viajero | Pagó | Le corresponde | Saldo |
|---|---|---|---|
| Lucía (vuelos y seguro) | 405 € | 513 € | −108 € |
| Pablo (alojamiento y actividades) | 552 € | 513 € | +39 € |
| Sara (comidas y transporte) | 582 € | 513 € | +69 € |
Para cuadrar: Lucía paga 69 € a Sara y 39 € a Pablo. La suma de saldos siempre debe dar cero; si no, hay algún gasto mal asignado.
Consejos para que el presupuesto se cumpla
- Reserva lo grande primero (vuelos y alojamiento) y actualiza la hoja con los precios reales.
- Anota los gastos cada noche: cinco minutos al día evitan reconstruir el viaje con extractos.
- Decide antes cómo se reparte lo que no es común (recuerdos, una excursión que solo hace uno).
- Revisa coberturas del seguro y condiciones de cancelación antes de pagar.
- Integra el viaje en tu presupuesto mensual con la regla 50/30/20: un viaje suele ir en la parte de deseos, no de necesidades.
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Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje dejo para imprevistos?
Un 10 % es habitual en viajes cortos y conocidos. En viajes largos, con niños o a destinos con más incertidumbre, muchas personas reservan más.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí, y es práctico porque todos los viajeros pueden apuntar gastos desde el móvil en la misma hoja.
¿Puedo usarlo para una boda o un viaje de empresa?
Para bodas existe un modelo específico de presupuesto de boda en Excel. En viajes de empresa, la liquidación de gastos sigue las normas internas y fiscales de la compañía.
Siguiente paso: apunta destino, viajeros, noches y días, completa las partidas con precios reales de tu búsqueda y comparte el coste por persona antes de reservar.
