File Excel quản lý chi phí xe ô tô: xăng, bảo dưỡng, bảo hiểm, nhắc hạn và chi phí mỗi km
Cách dựng file Excel quản lý chi phí xe ô tô cá nhân: nhật ký đổ xăng và mức tiêu hao, lịch bảo dưỡng theo km, nhắc hạn đăng kiểm và bảo hiểm, tổng chi phí năm, chi phí mỗi km kể cả khấu hao.
File Excel quản lý chi phí xe ô tô ghi lại mọi khoản tiền liên quan đến chiếc xe (đổ xăng, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hiểm, phí đường bộ, đăng kiểm, gửi xe, phí cao tốc) cùng số km trên đồng hồ, để biết mỗi năm xe tốn bao nhiêu, mỗi km tốn bao nhiêu và khi nào đến hạn bảo dưỡng hay đăng kiểm. Chỉ cần ghi đều đặn vài phút mỗi tuần, file sẽ trả lời những câu hỏi rất thực tế: xe có đang hao xăng bất thường không, có nên đi taxi công nghệ thay vì nuôi xe, hay nên để dành bao nhiêu mỗi tháng cho chiếc xe.
Cấu trúc file
| Sheet | Mỗi dòng là | Cột chính |
|---|---|---|
| Đổ xăng | Một lần đổ xăng | Ngày, số km, số lít, số tiền, đầy bình (có/không) |
| Chi phí | Một khoản chi khác | Ngày, số km, loại chi phí, nội dung, nơi làm, số tiền |
| Lịch bảo dưỡng | Một hạng mục | Hạng mục, chu kỳ km, chu kỳ tháng, lần làm gần nhất, hạn kế tiếp |
| Giấy tờ | Một loại giấy tờ | Đăng kiểm, bảo hiểm bắt buộc, bảo hiểm vật chất, phí đường bộ, ngày hết hạn |
| Tổng hợp | Một tháng hoặc một năm | Tổng chi theo loại, số km, chi phí mỗi km |
Dùng danh sách thả xuống cho loại chi phí: xăng, bảo dưỡng, sửa chữa, lốp, bảo hiểm, đăng kiểm và phí đường bộ, gửi xe, cao tốc, rửa xe, khác.
Mức tiêu hao nhiên liệu
Mỗi lần đổ đầy bình, mức tiêu hao từ lần đầy bình trước được tính như sau (tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy):
- Km đã chạy:
=[@SoKm]-MAXIFS([SoKm];[SoKm];"<"&[@SoKm];[DayBinh];"Có") - Lít/100 km:
=IF([@DayBinh]="Có";[@SoLit]/[@KmDaChay]*100;"")
Nếu mức tiêu hao tăng hẳn so với trung bình mà quãng đường không đổi, có thể do áp suất lốp, lọc gió, cách lái hoặc kẹt xe nhiều hơn; đó là dấu hiệu nên kiểm tra.
Lịch bảo dưỡng theo km và theo tháng
Lấy chu kỳ từ sổ bảo hành hoặc hướng dẫn của hãng (thay dầu, lọc dầu, lọc gió, dầu phanh, nước làm mát, đảo lốp, bảo dưỡng lớn). Nhiều hạng mục đến hạn theo km hoặc theo thời gian, tùy điều kiện nào đến trước:
- Km hiện tại:
=MAX(DoXang[SoKm];ChiPhi[SoKm]) - Hạn theo km:
=[@KmLanTruoc]+[@ChuKyKm] - Hạn theo ngày:
=EDATE([@NgayLanTruoc];[@ChuKyThang]) - Trạng thái:
=IF(OR(KmHienTai>=[@HanKm];TODAY()>=[@HanNgay]);"Quá hạn";IF(OR([@HanKm]-KmHienTai<=500;[@HanNgay]-TODAY()<=30);"Sắp đến hạn";"Ổn"))
Ở sheet Giấy tờ, cột số ngày còn lại =[@NgayHetHan]-TODAY() tô vàng khi dưới 30 ngày, đỏ khi đã hết hạn, để không quên đăng kiểm hay gia hạn bảo hiểm bắt buộc.
Ví dụ: xe 5 chỗ chạy 15.000 km một năm
| Khoản | Cách tính | Triệu đồng/năm |
|---|---|---|
| Xăng | 15.000 km × 7 lít/100 km × 24.000 đ/lít (giả định) | 25,2 |
| Bảo hiểm vật chất và bảo hiểm bắt buộc | Theo hợp đồng | 9,5 |
| Đăng kiểm, phí đường bộ | Theo biểu phí hiện hành | 2,0 |
| Gửi xe tháng | 1,5 triệu × 12 | 18,0 |
| Phí cao tốc | Theo nhật ký | 3,0 |
| Bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa, rửa xe | Theo nhật ký | 10,2 |
| Tổng chi tiền mặt | 67,9 | |
| Khấu hao | (700 − 450) ÷ 5 năm | 50,0 |
| Tổng chi phí sở hữu | 117,9 |
Chi phí tiền mặt khoảng 4.500 đồng mỗi km; tính cả khấu hao (giá mua 700 triệu, dự kiến bán lại 450 triệu sau 5 năm) là khoảng 7.900 đồng mỗi km. Con số này giúp so sánh với chi phí đi lại bằng phương tiện khác và đặt khoản để dành hằng tháng khoảng 5,7 triệu cho chi phí tiền mặt của xe.
Đưa chi phí xe vào ngân sách gia đình
Các khoản lớn trả theo năm (bảo hiểm, bảo dưỡng lớn, lốp) dễ làm “thủng” ngân sách tháng. Hãy chia đều thành khoản để dành hằng tháng trong file Excel quản lý chi tiêu cá nhân hoặc mục tiêu riêng trong kế hoạch tiết kiệm. Nếu xe mua trả góp, lịch trả nợ có trong file tính lãi vay ngân hàng. Xem thêm chuyên mục Tài chính cá nhân & gia đình.
Câu hỏi thường gặp
Có cần ghi từng lần rửa xe, gửi xe lẻ không?
Nên ghi gộp theo tuần nếu nhiều khoản nhỏ. Điều quan trọng là tổng tháng gần đúng và số km được ghi đều.
Vì sao phải tính khấu hao?
Vì giá trị xe giảm theo thời gian dù bạn không trả tiền mặt. Bỏ qua khấu hao sẽ khiến chi phí nuôi xe trông rẻ hơn thực tế.
Nên bảo dưỡng theo km hay theo tháng?
Theo hướng dẫn của hãng, thường là mốc nào đến trước. Xe ít chạy vẫn cần thay dầu và kiểm tra theo thời gian.
Dùng Google Sheets trên điện thoại được không?
Được, và tiện ghi ngay tại cây xăng. Có thể dùng Google Forms để nhập nhanh vào sheet Đổ xăng.
