Planificador de viajes en Excel: itinerario día a día, reservas, documentos y equipaje
Cómo organizar un viaje con una plantilla de Excel o Google Sheets: itinerario día a día, registro de reservas con localizadores, checklist de documentos con avisos de caducidad, lista de equipaje y enlace con el presupuesto del viaje.
Un planificador de viajes en Excel reúne en un solo archivo todo lo que normalmente está repartido entre correos, capturas y notas: el itinerario de cada día, las reservas con sus localizadores, los documentos que hay que llevar y la lista de equipaje. Con unas pocas fórmulas avisa de lo que falta por reservar, de los documentos que caducan antes de la vuelta y de los días que quedan para salir. Esta guía explica qué hojas crear, qué columnas usar y cómo compartirlo con quienes viajan contigo.
Las hojas del planificador
| Hoja | Para qué sirve |
|---|---|
| Resumen | Destino, fechas, viajeros, cuenta atrás y tareas pendientes |
| Itinerario | Una fila por día con ciudad, alojamiento, transporte y planes |
| Reservas | Vuelos, trenes, hoteles, coches y entradas con localizador, horario y estado del pago |
| Documentos | DNI o pasaporte de cada viajero, visados, seguros y tarjetas, con fecha de caducidad |
| Equipaje | Lista por categorías con casillas de verificación |
El dinero va en una hoja aparte o en otro archivo: el presupuesto de viaje en Excel explica cómo estimar y controlar el gasto. Aquí nos centramos en la organización.
Hoja Itinerario
Escribe la fecha de salida en la primera fila y genera el resto con =A2+1. Columnas útiles: fecha, día de la semana (=TEXTO(A2;"dddd")), ciudad, dónde dormimos, cómo nos movemos, plan de mañana, plan de tarde, reservas necesarias y notas (horarios de apertura, días de cierre). Ver los días en columna ayuda a detectar jornadas sobrecargadas o noches sin alojamiento.
Para comprobar que todas las noches tienen alojamiento:
=SI(CONTAR.SI.CONJUNTO(Reservas[Tipo];"Alojamiento";Reservas[Entrada];"<="&[@Fecha];Reservas[Salida];">"&[@Fecha])=0;"Sin alojamiento";"")
Excel en español separa los argumentos con punto y coma.
Hoja Reservas
Una fila por reserva con: tipo (vuelo, tren, alojamiento, coche, actividad), proveedor, fecha y hora de inicio, fecha y hora de fin, localizador o número de confirmación, viajeros incluidos, importe, pagado (sí/no/parcial), fecha límite de cancelación gratuita y enlace al correo o PDF.
- Días para cancelar gratis:
=SI([@LimiteCancelacion]="";"";[@LimiteCancelacion]-HOY()), en naranja cuando quedan menos de 7 días. - Pendiente de pago:
=SUMAR.SI(Reservas[Pagado];"<>Sí";Reservas[Importe])
Tener el localizador a mano evita buscar en el correo en el mostrador de facturación o en la recepción del hotel.
Hoja Documentos
Para cada viajero: tipo de documento, número (o solo los últimos dígitos si el archivo se comparte), fecha de caducidad, visado o autorización de viaje si el destino lo exige, seguro de viaje y, para viajes por la Unión Europea, la Tarjeta Sanitaria Europea.
Algunos países exigen que el pasaporte siga siendo válido varios meses después de la fecha de entrada o de salida. Calcula el margen con:
=SIFECHA(FechaRegreso;[@Caducidad];"m")
y compáralo con el requisito del destino. Consulta los requisitos de entrada en las recomendaciones de viaje del Ministerio de Asuntos Exteriores (exteriores.gob.es) o en la embajada del país, porque cambian.
Hoja Equipaje
Organiza la lista por categorías (documentos y dinero, ropa, aseo, salud, tecnología, niños) con una casilla de verificación por artículo (Insertar > Casilla en Microsoft 365 o Google Sheets). Añade una columna “quién lo lleva” si viajáis varios, y otra “solo si…” para lo que depende del destino (adaptador de enchufe, ropa de abrigo). Progreso de la maleta: =CONTAR.SI(Equipaje[Hecho];VERDADERO)/CONTARA(Equipaje[Artículo]).
Guarda la hoja como plantilla: la próxima vez solo tendrás que desmarcar las casillas.
Hoja Resumen
- Días para el viaje:
=MAX(0;FechaSalida-HOY()) - Noches sin alojamiento:
=CONTAR.SI(Itinerario[Aviso];"Sin alojamiento") - Reservas sin pagar y documentos con poco margen, enlazados desde las otras hojas.
Si el viaje exige muchas tareas previas (renovar pasaportes, vacunas, dejar mascotas al cuidado de alguien), llévalas en una lista de tareas en Excel con responsable y fecha.
Ejemplo: diez días en Italia en familia
| Control | Estado a cuatro semanas |
|---|---|
| Noches con alojamiento | 8 de 9 (falta la noche en Florencia) |
| Reservas | 6 confirmadas, 2 pendientes de pago |
| Cancelación gratuita que vence esta semana | 1 (hotel en Roma) |
| Documentos | DNI de los cuatro viajeros válidos; seguro contratado |
| Equipaje | 0 % (se empieza la última semana) |
El resumen deja claras las dos acciones de la semana: reservar Florencia y decidir si se mantiene el hotel de Roma antes de que termine la cancelación gratuita.
Compartir y llevarlo encima
En Google Sheets, compartir el archivo con los acompañantes y abrirlo sin conexión en el móvil es sencillo. Si incluyes datos de documentos, comparte solo con quienes viajan y evita poner números completos. Antes de salir, descarga una copia en PDF del itinerario y las reservas por si no hay cobertura.
Más plantillas para el hogar
Para cambios de domicilio, la checklist de mudanza en Excel sigue la misma lógica de tareas con fechas. Encontrarás más ideas en Organización del hogar y la familia.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un planificador de viajes?
El itinerario por días, todas las reservas con su localizador y condiciones de cancelación, los documentos de cada viajero con su caducidad y la lista de equipaje.
¿Es mejor Excel o una aplicación de viajes?
Las aplicaciones importan reservas automáticamente; una hoja de cálculo es más flexible, sirve para cualquier proveedor y se comparte fácilmente con la familia.
¿Cómo evito olvidarme de cancelar a tiempo?
Registra la fecha límite de cancelación gratuita de cada reserva y usa el aviso en naranja cuando falten menos de 7 días.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. Las fórmulas tienen equivalentes, las casillas de verificación están disponibles y puedes usar el archivo sin conexión.
