File Excel lập kế hoạch du lịch: lịch trình từng ngày, đặt chỗ, giấy tờ và hành lý
Cách dựng file Excel lập kế hoạch du lịch cho gia đình hoặc nhóm bạn: lịch trình theo ngày, bảng đặt chỗ với mã xác nhận và hạn hủy miễn phí, giấy tờ cần mang, danh sách hành lý và trang tổng quan đếm ngược.
File Excel lập kế hoạch du lịch gom vào một chỗ những thứ thường nằm rải rác trong email, tin nhắn và ảnh chụp màn hình: lịch trình từng ngày, các chỗ đã đặt kèm mã xác nhận, giấy tờ cần mang và danh sách hành lý. Vài công thức đơn giản sẽ nhắc đêm nào chưa có chỗ ở, đặt chỗ nào sắp hết hạn hủy miễn phí và còn bao nhiêu ngày nữa là đi. Bài này hướng dẫn cách dựng file cho chuyến đi gia đình hoặc nhóm bạn.
Các sheet cần có
| Sheet | Nội dung |
|---|---|
| Tổng quan | Điểm đến, ngày đi và về, thành viên, đếm ngược, việc còn tồn |
| Lịch trình | Mỗi ngày một dòng: nơi ở, di chuyển, kế hoạch sáng, chiều, tối |
| Đặt chỗ | Vé máy bay, tàu, xe, khách sạn, vé tham quan, mã xác nhận, tình trạng thanh toán |
| Giấy tờ | Căn cước công dân, hộ chiếu, visa nếu cần, bảo hiểm du lịch của từng người |
| Hành lý | Danh sách theo nhóm, có ô đánh dấu |
Phần tiền nên để ở file riêng: file Excel dự toán chi phí du lịch hướng dẫn cách ước tính và chia chi phí cho cả nhóm.
Sheet Lịch trình
Nhập ngày đi ở dòng đầu, các dòng sau dùng =A2+1. Thêm cột thứ trong tuần =TEXT(A2;"dddd"), nơi ở, phương tiện, kế hoạch sáng, chiều, tối và ghi chú (giờ mở cửa, ngày nghỉ của điểm tham quan). Để kiểm tra đêm nào chưa có chỗ ở (tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy):
=IF(COUNTIFS(DatCho[Loai];"Lưu trú";DatCho[NhanPhong];"<="&[@Ngay];DatCho[TraPhong];">"&[@Ngay])=0;"Chưa có chỗ ở";"")
Đêm cuối (ngày về) không cần chỗ ở nên có thể bỏ qua cảnh báo ở dòng đó.
Sheet Đặt chỗ
Mỗi đặt chỗ một dòng: loại, đơn vị cung cấp, ngày giờ bắt đầu và kết thúc, mã xác nhận, số người, số tiền, đã thanh toán (có/không/cọc), hạn hủy miễn phí và đường dẫn đến email xác nhận.
- Số ngày còn để hủy miễn phí:
=IF([@HanHuy]="";"";[@HanHuy]-TODAY()), tô cam khi dưới 7 ngày. - Số tiền còn phải trả:
=SUMIF(DatCho[DaThanhToan];"<>Có";DatCho[SoTien])
Có sẵn mã xác nhận giúp làm thủ tục nhanh ở quầy check-in hoặc lễ tân mà không phải lục tìm email.
Sheet Giấy tờ
Với từng người: loại giấy tờ, ngày hết hạn, visa hoặc giấy phép nhập cảnh nếu điểm đến yêu cầu, bảo hiểm du lịch. Với chuyến đi nước ngoài, nhiều nước yêu cầu hộ chiếu còn hạn một thời gian nhất định sau ngày nhập cảnh; tính số tháng còn lại sau ngày về bằng =DATEDIF(NgayVe;[@HetHan];"m") và đối chiếu yêu cầu của nước đến trên trang của cơ quan đại diện hoặc hãng bay. Trẻ em đi máy bay nội địa cũng cần giấy tờ theo quy định của hãng; kiểm tra trước ngày đi.
Sheet Hành lý
Chia theo nhóm: giấy tờ và tiền, quần áo, vệ sinh cá nhân, thuốc, đồ điện tử, đồ cho trẻ. Thêm ô đánh dấu (Chèn > Hộp kiểm trong Microsoft 365 hoặc Google Sheets), cột “ai mang” khi đi nhóm và cột “chỉ khi…” cho món tùy điểm đến (áo ấm, ổ cắm chuyển đổi). Tiến độ soạn đồ: =COUNTIF(HanhLy[Xong];TRUE)/COUNTA(HanhLy[MonDo]). Lưu sheet này làm mẫu cho lần sau.
Sheet Tổng quan
- Còn bao nhiêu ngày:
=MAX(0;NgayDi-TODAY()) - Đêm chưa có chỗ ở:
=COUNTIF(LichTrinh[CanhBao];"Chưa có chỗ ở") - Đặt chỗ chưa thanh toán và giấy tờ sắp hết hạn, lấy từ các sheet trên.
Ví dụ: gia đình bốn người đi Đà Lạt 4 ngày 3 đêm
| Kiểm tra | Tình trạng 3 tuần trước |
|---|---|
| Đêm đã có chỗ ở | 2/3 (thiếu đêm thứ ba) |
| Đặt chỗ | Vé máy bay khứ hồi, 1 homestay, thuê xe 7 chỗ; 1 khoản chưa thanh toán |
| Hạn hủy miễn phí trong tuần này | Homestay đêm 1–2 |
| Giấy tờ | Căn cước của bố mẹ còn hạn; giấy tờ của hai con theo yêu cầu hãng bay đã chuẩn bị |
| Hành lý | 0% (bắt đầu tuần trước khi đi) |
Trang tổng quan cho thấy ngay hai việc của tuần: đặt chỗ ở đêm thứ ba và quyết định giữ hay đổi homestay trước khi hết hạn hủy miễn phí.
Chia sẻ và dùng trên điện thoại
Google Sheets tiện chia sẻ cho cả nhóm và mở được khi không có mạng nếu bật chế độ ngoại tuyến. Nếu có thông tin giấy tờ, chỉ chia sẻ cho người cùng đi và không ghi đầy đủ số giấy tờ. Trước ngày đi, tải bản PDF lịch trình và đặt chỗ phòng khi mất sóng. Lịch các tuần trước chuyến đi có thể đưa vào kế hoạch tuần; ngày nghỉ lễ để lên kế hoạch đi xa có trong lịch 2027 Excel. Xem thêm trong chuyên mục Sắp xếp việc nhà & gia đình.
Câu hỏi thường gặp
File kế hoạch du lịch cần những gì?
Lịch trình theo ngày, mọi đặt chỗ kèm mã xác nhận và điều kiện hủy, giấy tờ của từng người và danh sách hành lý.
Excel hay ứng dụng du lịch tốt hơn?
Ứng dụng tự nhập đặt chỗ từ email; Excel linh hoạt hơn, dùng được với mọi nhà cung cấp và dễ chia sẻ cho cả nhà.
Làm sao để không quên hủy đặt chỗ đúng hạn?
Ghi hạn hủy miễn phí cho từng đặt chỗ và để công thức tô màu khi còn dưới 7 ngày.
Có dùng được trên Google Sheets không?
Được, các công thức đều có tương đương và hộp kiểm dùng được trên cả điện thoại.
