Planning de voyage sur Excel : itinéraire jour par jour, réservations, papiers et valise
Préparer un voyage avec un planning Excel : itinéraire jour par jour, réservations avec numéros de confirmation et dates limites d'annulation gratuite, papiers d'identité et autorisations avec contrôle de validité, liste de valise et compte à rebours.
Un planning de voyage sur Excel rassemble ce qui est d’habitude dispersé entre e-mails, captures d’écran et notes : l’itinéraire de chaque jour, les réservations avec leur numéro de confirmation, les papiers de chaque voyageur et la liste de valise. Quelques formules signalent les nuits sans hébergement, les réservations dont l’annulation gratuite arrive à échéance, les papiers qui expirent trop tôt et le nombre de jours avant le départ. Voici comment le construire pour un voyage en famille ou entre amis.
Les onglets
| Onglet | Rôle |
|---|---|
| Synthèse | Destination, dates, voyageurs, compte à rebours, points en suspens |
| Itinéraire | Une ligne par jour : nuit, transport, programme du matin, de l’après-midi et du soir |
| Réservations | Vols, trains, location de voiture, hébergements, visites, numéros de confirmation, paiement |
| Papiers | Carte d’identité ou passeport, visa ou autorisation électronique, assurance, date d’expiration |
| Valise | Liste par catégorie avec cases à cocher |
L’argent se gère à part : le budget voyage sur Excel explique comment estimer et suivre les dépenses. Ici, on se concentre sur l’organisation.
L’onglet Itinéraire
Saisissez la date de départ sur la première ligne, puis =A2+1 en dessous. Le jour de la semaine s’obtient avec =TEXTE(A2;"jjjj"). Ajoutez la ville, l’hébergement, le transport, le programme et les remarques (horaires, jours de fermeture). Pour repérer une nuit sans hébergement (séparateur point-virgule) :
=SI(NB.SI.ENS(Resa[Type];"Hébergement";Resa[Arrivee];"<="&[@Date];Resa[Depart];">"&[@Date])=0;"Sans hébergement";"")
Ignorez l’alerte le jour du retour.
L’onglet Réservations
Une ligne par réservation : type, prestataire, date et heure de début et de fin, numéro de confirmation, voyageurs concernés, montant, payé (oui, non, acompte), date limite d’annulation gratuite et lien vers l’e-mail ou le PDF.
- Jours restants pour annuler sans frais :
=SI([@LimiteAnnulation]="";"";[@LimiteAnnulation]-AUJOURDHUI()), en orange sous 7 jours. - Reste à payer :
=SOMME.SI.ENS(Resa[Montant];Resa[Paye];"<>Oui")
L’onglet Papiers
Pour chaque voyageur : type de document, date d’expiration, visa ou autorisation électronique de voyage si la destination l’exige, assurance et, pour l’Europe, la carte européenne d’assurance maladie. Certains pays exigent un document valable plusieurs mois après l’entrée ou la sortie. Calculez la marge après la date de retour :
=DATEDIF(DateRetour;[@Expiration];"m")
et comparez-la aux exigences du pays sur la page « Conseils aux voyageurs » de France Diplomatie, qui évoluent. Le service Ariane du ministère permet aussi de signaler votre voyage pour être contacté en cas de crise.
L’onglet Valise
Classez par catégorie (papiers et argent, vêtements, toilette, santé, électronique, enfants), ajoutez une case à cocher (Insertion > Case à cocher dans Microsoft 365 et Google Sheets), une colonne « qui l’emporte » et une colonne « seulement si… » pour l’adaptateur ou les vêtements chauds. Avancement : =NB.SI(Valise[Fait];VRAI)/NBVAL(Valise[Objet]). Enregistrez l’onglet comme modèle pour la prochaine fois.
L’onglet Synthèse
- Jours avant le départ :
=MAX(0;DateDepart-AUJOURDHUI()) - Nuits sans hébergement :
=NB.SI(Itineraire[Alerte];"Sans hébergement") - Réservations non payées et papiers à faible marge, repris des autres onglets.
Les démarches avant le départ (renouveler un passeport, faire garder un animal) trouvent leur place dans la liste de tâches sur Excel.
Exemple : une semaine en Écosse à quatre
| Contrôle | État à cinq semaines |
|---|---|
| Nuits avec hébergement | 5 sur 6 (il manque la nuit à Inverness) |
| Réservations | Vols, location de voiture, 3 hébergements, 1 visite ; 1 acompte à solder |
| Annulation gratuite qui expire cette semaine | Hôtel d’Édimbourg |
| Papiers | Passeports valides pour les quatre ; autorisation électronique obtenue pour 3 voyageurs sur 4 |
| Valise | 0 % (commence la semaine du départ) |
La synthèse rend évidentes les trois tâches de la semaine : réserver Inverness, décider pour l’hôtel d’Édimbourg et finir la demande d’autorisation du quatrième voyageur, les règles d’entrée au Royaume-Uni étant à vérifier sur France Diplomatie avant de partir.
Partager et emporter le planning
Google Sheets permet de partager le planning avec les autres voyageurs et de l’ouvrir hors connexion sur un téléphone. Si vous y notez des informations sur les papiers, ne partagez qu’avec les personnes du voyage et évitez les numéros complets. Avant de partir, téléchargez un PDF de l’itinéraire et des réservations. Pour un autre grand projet familial, le planning de déménagement repose sur la même logique d’échéances. D’autres modèles sont dans Organisation de la maison.
Questions fréquentes
Que doit contenir un planning de voyage ?
L’itinéraire jour par jour, toutes les réservations avec leur numéro et leurs conditions d’annulation, les papiers de chaque voyageur avec leur date d’expiration et la liste de valise.
Tableur ou application de voyage ?
Les applications importent les réservations depuis les e-mails ; le tableur est plus souple, fonctionne avec tous les prestataires et se partage facilement en famille.
Comment ne pas rater une annulation gratuite ?
Notez la date limite de chaque réservation et laissez la mise en forme conditionnelle la colorer quand il reste moins de 7 jours.
Le planning fonctionne-t-il sur Google Sheets ?
Oui, toutes les formules ont un équivalent et les cases à cocher fonctionnent sur mobile.
