Fuhrparkmanagement in Excel: Kilometer, Kraftstoff, Wartung, Prüftermine und Kosten pro Kilometer

Fuhrparkmanagement in Excel bündelt alle Firmenfahrzeuge in einer Arbeitsmappe: wer welches Fahrzeug fährt, Kilometerstände und Kraftstoff, erledigte und anstehende Wartungen, Prüftermine wie Hauptuntersuchung und UVV-Prüfung, Führerscheinkontrollen sowie Schäden. So kennen Sie die Kosten pro Kilometer jedes Fahrzeugs und verpassen keinen Termin. Für zwei bis zwanzig Fahrzeuge reicht eine gut aufgebaute Tabelle, bevor sich eine Fuhrparksoftware lohnt. Diese Anleitung zeigt Blätter, Formeln und ein Beispiel mit vier Transportern.

Die Blätter der Arbeitsmappe

Dropdown-Listen für Kennzeichen, Fahrer und Art sorgen für einheitliche Einträge, auf denen alle Auswertungen beruhen.

Kilometer und Verbrauch

• Aktueller Kilometerstand: =MAXWENNS(Tankbuch[Km];Tankbuch[Kennzeichen];A2)
• Kilometer im Zeitraum: höchster minus niedrigster Stand zwischen Start- und Enddatum.
• Durchschnittsverbrauch: =SUMMEWENNS(Tankbuch[Liter];Tankbuch[Kennzeichen];A2;Tankbuch[Datum];">="&Start;Tankbuch[Datum];"<="&Ende)/KmZeitraum*100 Liter je 100 km.

Der Vergleich gleicher Fahrzeuge auf ähnlichen Touren deckt technische Probleme, Fahrweise oder Unstimmigkeiten bei der Tankkarte auf.

Wartung und Prüftermine

• Nächste Wartung nach Laufleistung: =[@KmWartung]+[@IntervallKm], laut Herstellervorgabe.
• Status: =WENN(KmAktuell>=[@Nächste];"Überfällig";WENN([@Nächste]-KmAktuell<=1500;"Bald fällig";"OK"))
• Tage bis zum Termin: =[@Datum]-HEUTE(), orange unter 30 Tagen, rot bei Überschreitung.

Für gewerblich genutzte Fahrzeuge gehören neben der Hauptuntersuchung auch die jährliche Prüfung nach den Unfallverhütungsvorschriften und die regelmäßige Führerscheinkontrolle durch den Halter in die Terminliste. Intervalle und Pflichten hängen von Fahrzeugart und Nutzung ab; prüfen Sie, was für Ihren Fuhrpark gilt.

Kosten pro Kilometer je Fahrzeug

Kosten im Zeitraum: Kraftstoff + Wartung + Schäden + anteilig Versicherung, Steuer und Leasingrate oder Abschreibung. Kosten pro km: =Gesamtkosten/KmZeitraum.

Beispiel: vier Transporter eines Sanitärbetriebs, ein Jahr

Kraftstoff angenommen mit 9 l/100 km und 1,70 € je Liter; Versicherung und Leasing nicht enthalten. Transporter 2 verursacht mehr als doppelt so hohe Wartungskosten wie die anderen; das Wartungsblatt zeigt Kupplung und Bremsen im selben Jahr. Transporter 4 fährt nur gut ein Drittel der Kilometer: Entweder ist ein Fahrzeug zu viel im Bestand, oder die Touren sind ungleich verteilt.

Schäden und Bußgelder

Erfassen Sie jede Panne, jeden Unfall und jedes Bußgeld mit Fahrer und Bearbeitungsstand; notieren Sie bei Anhörungsbögen das Eingangsdatum, damit keine Frist verstreicht. Fuhrparkkosten gehören zudem in die Ausgabenübersicht.

Wann sich Software lohnt

Bei vielen Fahrzeugen, mehreren gleichzeitig erfassenden Personen oder Bedarf an GPS-Ortung spart eine Fuhrparksoftware Zeit; saubere Excel-Daten erleichtern den Umstieg. Wer Fahrten für das Finanzamt nachweisen muss, nutzt zusätzlich das Fahrtenbuch. Die Einsatzplanung der Fahrer gleichen Sie mit dem Dienstplan ab. Weitere Leitfäden finden Sie unter Fuhrpark & Wartung.

Häufige Fragen

Was muss eine Fuhrparkliste mindestens enthalten?

Kennzeichen, Fahrer, Kilometerstand, Kraftstoff, Wartungen, Prüftermine (Hauptuntersuchung, UVV, Führerscheinkontrolle) und Schäden.

Wie oft sollten Kilometerstände erfasst werden?

Bei jedem Tanken oder mindestens wöchentlich, damit Wartungshinweise zuverlässig sind.

Wie kontrolliere ich Tankkarten?

Monatlich die Abrechnung der Tankkarte mit dem Tankbuch und dem Verbrauch je Fahrzeug abgleichen; Abweichungen deuten auf Fehler oder Missbrauch hin.

Funktioniert das in Google Sheets?

Ja, und Fahrer können Tankvorgänge per Google-Formular vom Smartphone aus erfassen.