File Excel quản lý đội xe: số km, nhiên liệu, bảo dưỡng, đăng kiểm và chi phí mỗi km
Cách lập file Excel quản lý đội xe cho doanh nghiệp nhỏ: hồ sơ xe và tài xế, sổ đổ nhiên liệu và số km, bảo dưỡng theo km, nhắc hạn đăng kiểm, bảo hiểm và phí đường bộ, sự cố và chi phí mỗi km của từng xe.
File Excel quản lý đội xe gom toàn bộ xe của doanh nghiệp vào một bảng tính: xe nào do ai lái, số km và nhiên liệu, bảo dưỡng đã làm và sắp đến hạn, hạn đăng kiểm, bảo hiểm, phí đường bộ, các sự cố, từ đó tính được chi phí mỗi km của từng xe và không bỏ lỡ mốc hạn nào. Với đội xe từ hai đến hai mươi chiếc, một file Excel được thiết kế tốt là đủ dùng trước khi đầu tư phần mềm quản lý đội xe. Bài này hướng dẫn các sheet, công thức và ví dụ với bốn xe tải nhỏ.
Các sheet trong file
| Sheet | Mỗi dòng là | Các cột |
|---|---|---|
| Xe | Một xe | Biển số, hãng, đời, năm sản xuất, số khung, loại nhiên liệu, tài xế phụ trách, ngày mua hoặc thuê |
| Tài xế | Một người | Họ tên, xe được giao, hạng và hạn giấy phép lái xe |
| Nhiên liệu | Một lần đổ | Ngày, biển số, số km trên đồng hồ, số lít, số tiền, thẻ nhiên liệu |
| Bảo dưỡng | Một lần làm | Ngày, biển số, số km, hạng mục, garage, chi phí, mốc bảo dưỡng kế tiếp |
| Hạn giấy tờ | Một nghĩa vụ | Đăng kiểm, bảo hiểm, phí sử dụng đường bộ, hợp đồng thuê, ngày hết hạn |
| Sự cố | Một sự việc | Ngày, biển số, tài xế, loại (hỏng hóc, va chạm, phạt), chi phí, tình trạng xử lý |
| Tổng hợp | Một xe | Số km trong kỳ, mức tiêu hao, tổng chi phí, chi phí mỗi km |
Dùng danh sách thả xuống cho biển số, tài xế và loại. Tên thống nhất giữa các sheet là điều kiện để công thức tổng hợp chạy đúng.
Số km và mức tiêu hao nhiên liệu
Tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy:
- Số km hiện tại của một xe:
=MAXIFS(NhienLieu[SoKm];NhienLieu[BienSo];A2) - Số km trong kỳ: số km lớn nhất trừ nhỏ nhất ghi nhận giữa ngày đầu và ngày cuối kỳ.
- Tiêu hao trung bình:
=SUMIFS(NhienLieu[SoLit];NhienLieu[BienSo];A2;NhienLieu[Ngay];">="&DauKy;NhienLieu[Ngay];"<="&CuoiKy)/SoKmKy*100lít trên 100 km.
So sánh mức tiêu hao của các xe cùng loại, cùng tuyến sẽ lộ ra xe có vấn đề kỹ thuật, thói quen lái xe tốn nhiên liệu hoặc sai lệch khi đổ dầu.
Bảo dưỡng và hạn giấy tờ
- Mốc bảo dưỡng kế tiếp:
=[@SoKmBaoDuong]+[@ChuKyKm], theo lịch của nhà sản xuất. - Tình trạng:
=IF(SoKmHienTai>=[@MocKeTiep];"Quá hạn";IF([@MocKeTiep]-SoKmHienTai<=1500;"Sắp đến";"Ổn")) - Số ngày còn lại của mỗi hạn:
=[@NgayHetHan]-TODAY(), tô cam khi dưới 30 ngày, tô đỏ khi đã quá.
Theo dõi cả hạn giấy phép lái xe của từng tài xế. Chu kỳ đăng kiểm và các nghĩa vụ khác phụ thuộc loại xe, năm sản xuất và mục đích sử dụng; hãy kiểm tra quy định hiện hành áp dụng cho đội xe của bạn.
Chi phí mỗi km của từng xe
Chi phí trong kỳ gồm nhiên liệu, bảo dưỡng, sự cố và phần phân bổ của bảo hiểm, phí đường bộ, tiền thuê hoặc khấu hao. Chi phí mỗi km: =TongChiPhi/SoKmKy.
Ví dụ: bốn xe tải nhỏ giao hàng, một năm
| Xe | Số km | Nhiên liệu | Bảo dưỡng | Chi phí mỗi km |
|---|---|---|---|---|
| Xe 1 | 40.000 | 72 triệu | 15 triệu | khoảng 2.175 đồng |
| Xe 2 | 36.000 | 64,8 triệu | 38 triệu | khoảng 2.856 đồng |
| Xe 3 | 38.000 | 68,4 triệu | 14 triệu | khoảng 2.168 đồng |
| Xe 4 | 15.000 | 27 triệu | 9 triệu | 2.400 đồng |
Nhiên liệu tính với giả định 9 lít/100 km và 20.000 đồng/lít; chưa gồm bảo hiểm và khấu hao. Xe 2 tốn bảo dưỡng gấp hơn hai lần các xe khác, và sổ bảo dưỡng cho thấy lý do: thay ly hợp và hệ thống phanh trong cùng một năm. Xe 4 chạy chưa bằng một nửa số km của các xe còn lại: có thể đội xe đang thừa một xe hoặc tuyến giao hàng chia chưa đều. Không có số liệu tập trung, hai câu hỏi này khó được đặt ra.
Sự cố và phạt nguội
Ghi mọi lần hỏng hóc, va chạm hoặc vi phạm kèm tài xế và tình trạng xử lý. Với các thông báo vi phạm, ghi ngày nhận để không trễ thời hạn xử lý. Chi phí đội xe cũng cần nằm trong sổ sách chi phí của doanh nghiệp.
Khi nào chuyển sang phần mềm
Khi số xe nhiều, nhiều tài xế cùng nhập liệu hoặc cần định vị GPS, phần mềm quản lý đội xe sẽ tiết kiệm thời gian; dữ liệu sạch trong Excel giúp chuyển đổi dễ hơn. Với một chiếc ô tô cá nhân, file Excel quản lý chi phí xe ô tô đơn giản hơn. Quy trình kiểm tra xe đầu ngày cho tài xế có thể viết bằng mẫu quy trình chuẩn SOP. Xem thêm trong chuyên mục Quản lý đội xe & bảo dưỡng.
Câu hỏi thường gặp
File quản lý đội xe cần tối thiểu những gì?
Biển số, tài xế, số km, nhiên liệu, bảo dưỡng, các hạn giấy tờ (đăng kiểm, bảo hiểm, phí đường bộ, giấy phép lái xe) và sự cố.
Bao lâu ghi số km một lần?
Mỗi lần đổ nhiên liệu, hoặc ít nhất mỗi tuần, để cảnh báo bảo dưỡng luôn chính xác.
Kiểm soát thẻ nhiên liệu thế nào?
Mỗi tháng đối chiếu sao kê thẻ với sổ đổ nhiên liệu và mức tiêu hao từng xe; chênh lệch là dấu hiệu sai sót hoặc sử dụng sai mục đích.
Dùng Google Sheets được không?
Được, và tài xế có thể nhập lần đổ nhiên liệu ngay trên điện thoại qua Google Form.