Dienstplan in Excel erstellen: Schichtplan-Vorlage mit Stunden und Prüfregeln

Kurz erklärt: Ein Dienstplan in Excel ist eine Matrix mit den Mitarbeitenden in den Zeilen und den Tagen des Monats in den Spalten. In jede Zelle kommt ein Schichtkürzel wie F (Früh), S (Spät), N (Nacht), U (Urlaub) oder „frei“. Eine Schichttabelle hinterlegt Uhrzeiten und Stunden je Kürzel, sodass Excel die Monatsstunden pro Person und die Besetzung pro Tag automatisch zählt. Bedingte Formatierungen färben die Schichten und warnen bei zu kurzer Ruhezeit oder Unterbesetzung.

Diese Anleitung zeigt den Aufbau Schritt für Schritt — von der Schichttabelle über die Formeln bis zu den Prüfregeln — und erklärt, welche Grundregeln des Arbeitszeitgesetzes ein Dienstplan berücksichtigen sollte. Branchenregelungen, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichen.

Schritt 1: Die Schichttabelle

Legen Sie ein Blatt Schichten an. Jede Zeile beschreibt ein Kürzel:

Die Arbeitszeit wird berechnet, nicht getippt: =(REST(D2-C2;1)-E2)*24. REST sorgt dafür, dass die Nachtschicht über Mitternacht korrekt 7,5 Stunden ergibt. Die Zeiten sind Beispiele; tragen Sie Ihre eigenen Schichtmodelle ein. Ob Urlaubs- und Krankheitstage mit Stunden angerechnet werden, regeln Arbeitsvertrag und Betriebsvereinbarung — passen Sie Spalte F entsprechend an.

Schritt 2: Die Monatsmatrix

Im Blatt Dienstplan steht der Monatserste in C2. Zeile 4 enthält die Tage: C4 =C2, D4 =WENN(C4="";"";WENN(MONAT(C4+1)=MONAT($C$2);C4+1;"")), nach rechts kopiert bis AG4. Zeile 3 zeigt den Wochentag mit =WENN(C4="";"";TEXT(C4;"TTT")). Ab Zeile 5 folgt je Mitarbeiter eine Zeile: A Name, B Sollstunden im Monat, C bis AG die Kürzel.

Damit nur gültige Kürzel eingetragen werden, markieren Sie C5:AG30 und legen unter Daten → Datenüberprüfung → Liste den Bereich =Schichten!$A$2:$A$8 als Quelle fest.

Schritt 3: Stunden je Mitarbeiter

Die geplanten Monatsstunden zählt eine einzige Formel, indem sie für jedes Kürzel die Anzahl mit den hinterlegten Stunden multipliziert:

=SUMMENPRODUKT(ZÄHLENWENN(C5:AG5;Schichten!$A$2:$A$8)*Schichten!$F$2:$F$8)

Daneben die Abweichung zum Soll: =AH5-B5. So sehen Sie beim Planen, wer zu viele oder zu wenige Stunden hat. Zusätzlich lässt sich zählen, wie viele Nacht- oder Wochenenddienste jemand hat: =ZÄHLENWENN(C5:AG5;"N").

Schritt 4: Besetzung pro Tag

Unter der Matrix zählt je Tag eine Zeile pro Schicht, wie viele Personen eingeteilt sind, etwa für die Frühschicht: =ZÄHLENWENN(C$5:C$30;"F"). Hinterlegen Sie die Mindestbesetzung je Schicht in einer eigenen Zelle und lassen Sie Excel warnen:

=WENN(C33<$B$33;"Unterbesetzt";"")

Eine rote Markierung in dieser Zeile zeigt sofort, an welchen Tagen nachgeplant werden muss, zum Beispiel in Urlaubszeiten.

Schritt 5: Farben für die Schichten

Bedingte Formatierung macht den Plan lesbar: Für C5:AG30 je eine Regel Zellwert gleich „F“ (hellgelb), „S“ (hellorange), „N“ (hellblau), „U“ (grün), „K“ (grau). Wochenenden in der Kopfzeile färbt =WOCHENTAG(C$4;2)>5, Feiertage =ZÄHLENWENN(Feiertage;C$4)>0 mit einer Liste der Feiertage Ihres Bundeslandes.

Schritt 6: Prüfregeln nach dem Arbeitszeitgesetz

Einige Grundregeln lassen sich direkt im Plan überwachen:

• Ruhezeit: Nach Arbeitsende ist grundsätzlich eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten. Eine Spätschicht bis 22:00 Uhr, gefolgt von einer Frühschicht ab 6:00 Uhr, ergibt nur acht Stunden. Eine Regel auf D5:AG30 mit =UND(C5="S";D5="F") markiert solche Wechsel rot; entsprechend =UND(C5="N";D5="F").
• Tägliche Arbeitszeit: grundsätzlich höchstens acht Stunden, mit Ausgleich bis zu zehn. Schichtmodelle mit mehr als zehn Stunden sollten Sie vorab prüfen lassen.
• Sonn- und Feiertage: Beschäftigung ist grundsätzlich verboten, für viele Bereiche — etwa Gastronomie, Pflege, Verkehr — aber zugelassen. Wer sonntags arbeitet, hat Anspruch auf eine bestimmte Zahl beschäftigungsfreier Sonntage im Jahr und auf einen Ersatzruhetag. Da Zeile 3 den Wochentag als „So“ anzeigt, zählt =ZÄHLENWENNS($C$3:$AG$3;"So";$C5:$AG5;"F")+ZÄHLENWENNS($C$3:$AG$3;"So";$C5:$AG5;"S")+ZÄHLENWENNS($C$3:$AG$3;"So";$C5:$AG5;"N")+ZÄHLENWENNS($C$3:$AG$3;"So";$C5:$AG5;"T"), an wie vielen Sonntagen jemand im Monat zum Dienst eingeteilt ist.

In Betrieben mit Betriebsrat ist die Dienstplangestaltung in der Regel mitbestimmungspflichtig. Die Formeln sind Planungshilfen und ersetzen keine rechtliche Prüfung.

Plan veröffentlichen und ändern

• Frühzeitig bekanntgeben, damit Mitarbeitende planen können; vereinbarte Ankündigungsfristen beachten.
• Als PDF verteilen und die Excel-Datei als Original behalten.
• Änderungen dokumentieren: Ein kleines Änderungsprotokoll (Datum, Mitarbeiter, alte und neue Schicht, Grund) verhindert Missverständnisse.
• Ist-Zeiten getrennt erfassen: Der Dienstplan zeigt die geplante Zeit; die tatsächlich geleisteten Stunden gehören in einen Stundenzettel oder ein Zeiterfassungssystem.

Typische Fehler

• Freitext statt Kürzeln: „früh“, „F“ und „Früh“ werden von ZÄHLENWENN unterschiedlich gezählt.
• Stunden je Schicht im Kopf rechnen statt sie in der Schichttabelle zu hinterlegen.
• Ruhezeiten zwischen Spät- und Frühschicht übersehen.
• Urlaube erst nach der Planung eintragen — dann ist der Plan schon unterbesetzt.
• Geplante und geleistete Stunden vermischen.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich einen Wochendienstplan statt eines Monatsplans?

Verwenden Sie dieselbe Struktur mit sieben Spalten und einem Montag als Startdatum. Für die Wochenarbeitszeit gilt dieselbe SUMMENPRODUKT-Formel.

Kann ich geteilte Dienste abbilden?

Ja, mit einem eigenen Kürzel (z. B. „G“) in der Schichttabelle, dessen Arbeitszeit die Summe beider Teile ist. Für die Ruhezeitprüfung zählt das Ende des zweiten Teils.

Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?

Ja. ZÄHLENWENN, SUMMENPRODUKT und die bedingte Formatierung gibt es auch dort; Mitarbeitende können den Plan dann auf dem Handy ansehen. Funktionsnamen richten sich nach der Spracheinstellung.

Ab wann lohnt sich eine Dienstplan-Software?

Wenn viele Mitarbeitende, mehrere Standorte, Tauschwünsche per App oder automatische Zuschlagsberechnungen dazukommen. Für ein Team von bis zu etwa zwanzig Personen ist eine gut gebaute Excel-Vorlage oft ausreichend.

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