Projektplan als Excel-Vorlage: Projektstrukturplan, Termine mit ARBEITSTAG, Meilensteine und Statusbericht
Einen Projektplan in Excel erstellen: Phasen und Arbeitspakete, Verantwortliche, automatische Terminberechnung mit ARBEITSTAG und Vorgängern, Meilensteine, gewichteter Fortschritt, Ampelstatus und Beispiel für die Einführung eines Online-Shops.
Kurz gesagt: Ein Projektplan in Excel gliedert das Projekt in Phasen und Arbeitspakete, ordnet jedem Paket eine verantwortliche Person, eine Dauer in Arbeitstagen und einen Vorgänger zu und berechnet daraus Start- und Endtermine automatisch mit ARBEITSTAG. Meilensteine markieren wichtige Zwischenergebnisse, der Fortschritt wird nach Dauer gewichtet, und ein kurzer Statusbericht mit Ampel zeigt, ob Termine gehalten werden. Für die grafische Darstellung ergänzt man ein Gantt-Diagramm.
Die Vorlage eignet sich für Projekte mit bis zu etwa 100 Arbeitspaketen, etwa eine Software-Einführung, einen Umzug oder einen Produktlaunch. Die Funktionsnamen entsprechen deutschem Excel mit Semikolon als Trennzeichen; das Beispiel ist frei gewählt.
Aufbau der Vorlage
| Blatt | Inhalt |
|---|---|
| Projektsteckbrief | Ziel, Umfang, Nicht-Umfang, Auftraggeber, Projektleitung, Starttermin, Budget |
| Projektplan | Arbeitspakete mit Dauer, Vorgänger, Terminen, Status und Fortschritt |
| Feiertage | Gesetzliche Feiertage Ihres Bundeslandes und Betriebsferien |
| Status | Kennzahlen, Ampel, offene Punkte für die Projektsitzung |
Pflegen Sie die Feiertage für Ihr Bundesland selbst ein, denn sie unterscheiden sich zwischen den Ländern. Benennen Sie den Bereich als Feiertage.
Schritt 1: Projektstrukturplan
Zerlegen Sie das Projekt von oben nach unten: Projekt → Phasen → Arbeitspakete. Ein gutes Arbeitspaket hat ein prüfbares Ergebnis, genau eine verantwortliche Person und dauert höchstens zwei bis drei Wochen. Nummerieren Sie hierarchisch (1, 1.1, 1.2, 2, 2.1 …), damit die Struktur auch in einer flachen Tabelle lesbar bleibt.
Schritt 2: Die Tabelle Projektplan
Formatieren Sie den Bereich als Tabelle (Strg+T) mit dem Namen Plan:
| Spalte | Inhalt | Eingabe / Formel |
|---|---|---|
| A | PSP-Nr. | 1.1, 1.2 … |
| B | Arbeitspaket | Mit Verb: „Produktdaten importieren“ |
| C | Verantwortlich | Dropdown, eine Person |
| D | Dauer (AT) | Arbeitstage; 0 für Meilensteine |
| E | Vorgänger | PSP-Nr. des Pakets, das vorher fertig sein muss |
| F | Start | Formel (siehe unten) |
| G | Ende | Formel |
| H | Status | Offen / In Arbeit / Erledigt / Blockiert |
| I | Fortschritt | 0 %, 25 %, 50 %, 75 %, 100 % |
| J | Basis-Ende | Beim Projektstart eingefrorener Endtermin (als Wert einfügen) |
| K | Verzug (AT) | Formel |
Termine automatisch berechnen
- Start (F): ohne Vorgänger der Projektstart, sonst der nächste Arbeitstag nach dem Ende des Vorgängers:
=WENN([@Vorgänger]="";Projektstart;ARBEITSTAG(XVERWEIS([@Vorgänger];Plan[PSP-Nr.];Plan[Ende]);1;Feiertage)) - Ende (G):
=WENN([@[Dauer (AT)]]=0;[@Start];ARBEITSTAG([@Start];[@[Dauer (AT)]]-1;Feiertage))— ein Paket mit 5 Arbeitstagen, das am Montag beginnt, endet am Freitag. - Verzug (K):
=WENN([@[Basis-Ende]]="";"";WENN([@Ende]>=[@[Basis-Ende]];NETTOARBEITSTAGE([@[Basis-Ende]];[@Ende];Feiertage)-1;-(NETTOARBEITSTAGE([@Ende];[@[Basis-Ende]];Feiertage)-1)))— positive Werte bedeuten Verschiebung nach hinten, negative einen Vorsprung.
Verschiebt sich ein Paket, rücken alle Nachfolger automatisch mit. Das ist der wichtigste Vorteil gegenüber fest eingetippten Daten. Die Formel unterstützt einen Vorgänger pro Paket; bei mehreren Vorgängern nehmen Sie den spätesten, z. B. mit MAX über zwei XVERWEIS-Aufrufe.
Beispiel: Einführung eines Online-Shops
| PSP | Arbeitspaket | Dauer (AT) | Vorgänger | Fortschritt |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Anforderungen festlegen | 5 | — | 100 % |
| 1.2 | Shopsystem auswählen | 3 | 1.1 | 100 % |
| M1 | Meilenstein: Konzept freigegeben | 0 | 1.2 | 100 % |
| 2.1 | Design umsetzen | 8 | M1 | 50 % |
| 2.2 | Produktdaten importieren | 10 | M1 | 30 % |
| 2.3 | Zahlung und Versand anbinden | 4 | 2.1 | 0 % |
| 3.1 | Testbestellungen durchführen | 3 | 2.3 | 0 % |
| M2 | Meilenstein: Go-live | 0 | 3.1 | 0 % |
| Summe | 33 |
Hinweis zum Ablauf: 2.1 und 2.2 laufen parallel, beide beginnen nach M1. Hängt 3.1 zusätzlich davon ab, dass die Produktdaten vollständig sind, ist als Start das spätere Ende von 2.3 und 2.2 zu verwenden.
Schritt 3: Fortschritt richtig messen
Gewichten Sie den Fortschritt mit der Dauer, sonst zählt ein Ein-Tages-Paket so viel wie ein Zehn-Tages-Paket:
=SUMMENPRODUKT(Plan[Dauer (AT)];Plan[Fortschritt])/SUMME(Plan[Dauer (AT)])
Im Beispiel: (5 × 100 % + 3 × 100 % + 8 × 50 % + 10 × 30 %) / 33 = (5 + 3 + 4 + 3) / 33 = 15 / 33 = 45,5 %. Der einfache Durchschnitt der sechs Arbeitspakete (ohne Meilensteine) läge bei (100 + 100 + 50 + 30 + 0 + 0) / 6 = 46,7 %.
Zum Vergleich der Soll-Fortschritt zum heutigen Datum: =MIN(1;MAX(0;NETTOARBEITSTAGE(Projektstart;HEUTE();Feiertage)/NETTOARBEITSTAGE(Projektstart;Projektende;Feiertage))). Diese Näherung geht von gleichmäßiger Arbeit aus; bei stark parallelen Paketen ist sie nur ein grober Richtwert.
Schritt 4: Zeitachse und Meilensteine sichtbar machen
Für eine Balkenansicht legen Sie rechts neben der Tabelle Spalten mit Wochenanfängen an und färben Zellen per bedingter Formatierung, wenn die Woche in den Zeitraum Start–Ende fällt. Meilensteine (Dauer 0) erhalten eine eigene Regel mit Rautensymbol. Eine ausführliche Anleitung mit Diagrammvariante finden Sie unter Gantt-Diagramm in Excel.
Schritt 5: Statusbericht mit Ampel
| Kennzahl | Formel |
|---|---|
| Fortschritt Ist | siehe Schritt 3 |
| Fortschritt Soll | siehe Schritt 3 |
| Überfällige Pakete | =ZÄHLENWENNS(Plan[Ende];"<"&HEUTE();Plan[Status];"<>Erledigt") |
| Blockierte Pakete | =ZÄHLENWENN(Plan[Status];"Blockiert") |
| Verzug Go-live (AT) | =XVERWEIS("M2";Plan[PSP-Nr.];Plan[Verzug (AT)]) |
Ampel nach vorher vereinbarten Regeln, zum Beispiel:
=WENN(ODER(Verzug_Golive>5;Ueberfaellig>=3);"ROT";WENN(ODER(Verzug_Golive>0;Ist<Soll-0,05);"GELB";"GRÜN"))
Ergänzen Sie den Statusbericht um drei kurze Textfelder: erledigt seit dem letzten Bericht, nächste Schritte, Entscheidungsbedarf. Halten Sie Entscheidungen der Projektsitzung in einem Protokoll fest und übertragen Sie neue Aufgaben sofort in den Plan.
Aufwand und Kosten ergänzen
Wenn Sie Personentage planen, fügen Sie eine Spalte Aufwand (PT) und einen Tagessatz hinzu: Plankosten = Aufwand × Tagessatz. Die tatsächlich geleisteten Stunden erfassen Mitarbeitende z. B. mit einem Stundenzettel in Excel; über SUMMEWENNS nach PSP-Nummer lassen sich Ist-Stunden je Arbeitspaket zusammenführen.
Häufige Fehler
- Termine fest eintippen statt aus Dauer und Vorgänger zu berechnen: Jede Verschiebung bedeutet dann Handarbeit.
- Kein Basisplan: Ohne eingefrorene Ursprungstermine ist Verzug nicht messbar.
- Feiertage vergessen: Gerade im Mai und Dezember verschieben sich Endtermine spürbar.
- Arbeitspakete ohne Ergebnis („Abstimmung“): Formulieren Sie, was am Ende vorliegt.
- Mehrere Versionen per E-Mail: Eine zentrale Datei in OneDrive oder SharePoint verhindert widersprüchliche Stände.
Häufige Fragen
Reicht Excel für das Projektmanagement?
Für kleine und mittlere Projekte mit überschaubarem Team ja. Bei vielen Abhängigkeiten, Ressourcenabgleich über mehrere Projekte oder vielen gleichzeitigen Bearbeitern ist spezialisierte Software komfortabler.
Was ist der Unterschied zwischen Projektplan und Gantt-Diagramm?
Der Projektplan ist die Datengrundlage mit Paketen, Verantwortlichen, Dauern und Abhängigkeiten. Das Gantt-Diagramm ist die grafische Darstellung dieser Daten auf einer Zeitachse.
Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?
Ja. ARBEITSTAG, NETTOARBEITSTAGE, XVERWEIS und SUMMENPRODUKT sind in der deutschen Version von Google Tabellen verfügbar.
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