Planilha de controle de tarefas no Excel: prazos, prioridades e status em um só lugar

Uma planilha de controle de tarefas reúne em uma tabela tudo o que precisa ser feito, com responsável, prazo, prioridade e status, e usa fórmulas para destacar automaticamente o que está atrasado ou vence nos próximos dias. Para pequenas empresas, escritórios e equipes de até umas dez pessoas, ela substitui post-its, grupos de mensagens e listas soltas, e cabe em um único arquivo compartilhado no Excel ou no Google Planilhas. O segredo está em poucas colunas bem definidas, listas suspensas para status e prioridade, e uma aba de painel que conta tarefas por situação.

Este guia faz parte da categoria Gestão de projetos. Se você precisa planejar as etapas de um projeto com datas encadeadas, veja também o cronograma de projeto no Excel e o gráfico de Gantt. Aqui o foco é o dia a dia: o que fazer, quem faz e até quando.

Colunas essenciais da planilha

Transforme o intervalo em tabela (Ctrl + Alt + T ou Inserir → Tabela) para que fórmulas, formatos e filtros se estendam automaticamente às novas linhas.

Fórmulas da planilha de controle de tarefas

Dias para o prazo

Com o prazo na coluna F: =SE(H2="Concluída";"";F2-HOJE()). Formate a coluna como número geral para ver a quantidade de dias.

Situação automática

=SE(H2="Concluída";"Concluída";SE(F2<HOJE();"Atrasada";SE(F2=HOJE();"Vence hoje";SE(F2-HOJE()<=7;"Próximos 7 dias";"No prazo"))))

Aplique formatação condicional: vermelho para “Atrasada”, laranja para “Vence hoje”, amarelo para “Próximos 7 dias” e cinza para “Concluída”.

Prazo em dias úteis

Se a regra da equipe é “5 dias úteis a partir da criação”, use =DIATRABALHO(E2;5;Feriados), onde Feriados é um intervalo com os feriados nacionais, estaduais e municipais que afetam a empresa.

Tarefas recorrentes

Para tarefas que se repetem (conferir extrato toda sexta, emitir notas todo fim de mês), crie uma coluna “Frequência em dias” e, ao concluir, gere a próxima ocorrência com =F2+K2. Para recorrência mensal no último dia do mês, use =FIMMÊS(F2;1).

Exemplo: controle de tarefas de uma pequena loja

Data de referência: sexta-feira, 06/11/2026.

Leitura rápida: 8 tarefas, 1 concluída (12,5%), 1 atrasada, 1 vencendo hoje e 3 nos próximos 7 dias. Carlos concentra três das quatro tarefas que vencem até segunda-feira; vale redistribuir ou confirmar se ele dá conta. As tarefas do exemplo se conectam a outras planilhas: o pagamento entra em contas a pagar e a atualização de estoque na planilha de controle de estoque.

Priorizando com a matriz de Eisenhower

Em vez de “alta, média, baixa”, você pode classificar cada tarefa em dois critérios — urgente e importante — e deixar a planilha definir o quadrante:

Com as colunas “Urgente” e “Importante” preenchidas com Sim/Não: =SE(E(M2="Sim";N2="Sim");"1 - Fazer agora";SE(N2="Sim";"2 - Agendar";SE(M2="Sim";"3 - Delegar";"4 - Eliminar"))). Uma forma prática de definir “urgente” é usar a própria situação: tarefas atrasadas ou com prazo em até 2 dias.

Aba de painel

• Total de tarefas abertas: =CONT.SES(Tarefas[Status];"<>Concluída")
• Atrasadas: =CONT.SES(Tarefas[Situação];"Atrasada")
• Abertas por responsável: =CONT.SES(Tarefas[Responsável];"Carlos";Tarefas[Status];"<>Concluída")
• % concluído: =CONT.SES(Tarefas[Status];"Concluída")/CONT.VALORES(Tarefas[Tarefa])
• Lista das tarefas atrasadas (Excel 365 ou Google Planilhas): =FILTRO(Tarefas[[Tarefa]:[Prazo]];Tarefas[Situação]="Atrasada";"Nenhuma")

Para uma visão em colunas no estilo kanban, crie quatro blocos (A fazer, Em andamento, Aguardando, Concluída) e use a função FILTRO em cada um com o respectivo status. Os números do painel podem alimentar um dashboard no Excel.

Rotina para a planilha funcionar

1. Diariamente (5 minutos): cada pessoa filtra suas tarefas e atualiza o status.
2. Semanalmente (15 minutos): a equipe revisa atrasadas e próximas, redistribui e cria as tarefas da semana. Registre decisões com o modelo de ata de reunião.
3. Mensalmente: arquive as concluídas em outra aba para manter a lista leve e calcule a pontualidade (concluídas no prazo / concluídas no mês).

Erros comuns

• Tarefas vagas (“ver fornecedor”) que ninguém sabe quando terminam.
• Mais de um responsável por tarefa: ninguém se sente dono.
• Sem prazo: tarefa sem data não aparece nos alertas e fica esquecida.
• Status digitado à mão: “concluida”, “Concluída” e “OK” quebram as contagens. Use lista suspensa (Dados → Validação de dados).
• Fórmulas apagadas por quem preenche: proteja as colunas calculadas e deixe livres apenas as de digitação.

Planilha de tarefas, cronograma ou OKR?

Perguntas frequentes

Excel ou Google Planilhas para controlar tarefas da equipe?

Se várias pessoas atualizam ao mesmo tempo, o Google Planilhas ou o Excel compartilhado no OneDrive/SharePoint facilitam a edição simultânea. As fórmulas deste guia funcionam nos dois.

Quantas tarefas a planilha aguenta?

Centenas sem problema. O que pesa é manter tarefas concluídas misturadas às abertas por meses; arquive as concluídas mensalmente.

Como receber lembrete de prazo?

A planilha não envia alertas sozinha, mas a formatação condicional e o painel deixam tudo visível ao abrir o arquivo. No Google Planilhas, é possível configurar notificações de alterações; para lembretes por e-mail automáticos, seria preciso usar automações ou um aplicativo de tarefas.

Quando trocar a planilha por um software de tarefas?

Quando a equipe crescer, houver muitas dependências entre tarefas ou você precisar de notificações automáticas, comentários e anexos por tarefa. A estrutura de colunas desta planilha ajuda a migrar.

Próximo passo: crie a tabela com as colunas acima, configure as listas suspensas de status, prioridade e responsável e cadastre as tarefas desta semana. Mais modelos em Gestão de projetos.