Bảng Kanban trên Excel: cột công việc, giới hạn việc đang làm và thời gian hoàn thành

Bảng Kanban trên Excel chia công việc thành các cột theo trạng thái (Cần làm, Đang làm, Chờ duyệt, Xong), mỗi việc là một thẻ di chuyển từ trái sang phải khi tiến triển. Cách dựng bền nhất là giữ toàn bộ thẻ trong một bảng dữ liệu, rồi để công thức tự xếp thẻ vào từng cột. Như vậy chỉ cần đổi trạng thái là thẻ “chuyển cột”, đồng thời Excel tính được số việc đang làm, việc quá hạn và thời gian hoàn thành trung bình. Bài này hướng dẫn dựng bảng từng bước cho nhóm nhỏ.

Bước 1: bảng dữ liệu thẻ

Định dạng thành Bảng (Insert > Table) tên The và dùng danh sách thả xuống cho Trạng thái, Người phụ trách và Ưu tiên.

Bước 2: bảng hiển thị theo cột

Ở sheet “Bảng Kanban”, mỗi cột là một trạng thái. Trong Excel 365 hoặc Google Sheets, ô đầu mỗi cột dùng FILTER để lấy các thẻ đúng trạng thái, sắp theo ưu tiên (tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy):

=SORTBY(FILTER(The[TenViec]&" – "&The[NguoiPhuTrach];The[TrangThai]="Đang làm";"");FILTER(The[UuTienSo];The[TrangThai]="Đang làm";"");1)

Cột UuTienSo là cột phụ đổi Cao/Trung bình/Thấp thành 1/2/3. Kéo rộng cột và bật ngắt dòng để thẻ dễ đọc. Với Excel đời cũ không có FILTER, giữ bảng dữ liệu, lọc theo trạng thái và tô màu theo trạng thái bằng định dạng có điều kiện.

Bước 3: giới hạn việc đang làm

Điểm cốt lõi của Kanban không phải là các cột mà là giới hạn số việc đang làm cùng lúc (WIP). Ít việc dở dang hơn thì việc xong nhanh hơn. Đặt giới hạn trên đầu cột và cảnh báo khi vượt:

• Số thẻ đang làm: =COUNTIF(The[TrangThai];"Đang làm")
• Cảnh báo: =IF(SoDangLam>GioiHan;"Vượt giới hạn: làm xong trước khi nhận việc mới";"")
• Theo người: =COUNTIFS(The[NguoiPhuTrach];A2;The[TrangThai];"Đang làm")

Bước 4: quá hạn và thời gian hoàn thành

• Quá hạn: =IF(AND([@TrangThai]<>"Xong";[@Han]<TODAY());"Quá hạn";""), tô đỏ.
• Thời gian hoàn thành của một thẻ: =IF([@NgayXong]="";"";[@NgayXong]-[@NgayBatDau])
• Trung bình 30 ngày gần nhất: =AVERAGEIFS(The[ThoiGian];The[NgayXong];">="&TODAY()-30)
• Số việc xong tuần này: =COUNTIFS(The[NgayXong];">="&TODAY()-WEEKDAY(TODAY();2)+1)

Ví dụ: nhóm marketing ba người

Nhóm đang làm dở năm việc trong khi giới hạn là bốn, và hai việc nằm ở “Chờ duyệt” vì trưởng nhóm chưa duyệt. Buổi họp đầu tuần nên xử lý chỗ tắc này trước khi kéo thêm việc mới. Lịch đăng bài cụ thể có thể nằm trong kế hoạch nội dung Excel, còn bảng Kanban dùng để điều phối việc hằng ngày.

Kanban, danh sách việc hay Gantt?

• Kanban hợp với dòng việc liên tục, nhiều việc nhỏ: marketing, chăm sóc khách hàng, sửa lỗi.
• File quản lý công việc hợp với danh sách việc đơn giản theo hạn.
• Biểu đồ Gantt hợp với dự án có mốc thời gian và việc phụ thuộc nhau.

Dự án lớn có thể dùng cả ba: Gantt cho kế hoạch tổng, Kanban cho việc trong tuần; ai chịu trách nhiệm việc gì ghi rõ trong ma trận RACI. Xem thêm trong chuyên mục Quản lý dự án & công việc.

Câu hỏi thường gặp

Bảng Kanban nên có những cột nào?

Tối thiểu Cần làm, Đang làm và Xong; nhiều nhóm thêm Chờ duyệt hoặc Đang chờ người khác để thấy chỗ tắc.

Giới hạn việc đang làm nên đặt bao nhiêu?

Thường bằng số người trong nhóm hoặc nhiều hơn một chút; quan sát vài tuần rồi điều chỉnh.

Excel hay công cụ Kanban chuyên dụng?

Excel đủ cho nhóm nhỏ và dễ báo cáo. Khi cần kéo thả thẻ, thông báo và bình luận trên từng thẻ, công cụ chuyên dụng tiện hơn.

Dùng Google Sheets được không?

Được, FILTER và SORT có sẵn, cả nhóm cùng cập nhật trạng thái trên điện thoại.