Tablero Kanban en Excel: columnas de trabajo, límites de tareas en curso y tiempo de ciclo

Un tablero Kanban en Excel organiza el trabajo en columnas según su estado (Pendiente, En curso, En revisión, Hecho), con cada tarea como una tarjeta que avanza de izquierda a derecha. La forma más robusta de montarlo es guardar todas las tarjetas en una tabla de datos y dejar que las fórmulas las coloquen en cada columna. Así basta con cambiar el estado para “mover” la tarjeta, y Excel calcula cuántas tareas hay en curso, cuáles van con retraso y cuánto tarda de media una tarea en terminarse.

Paso 1: la tabla de tarjetas

Dale formato de tabla con el nombre Tarjetas y usa listas desplegables para Estado, Responsable y Prioridad.

Paso 2: el tablero por columnas

En una hoja “Tablero”, cada columna es un estado. En Excel 365 o Google Sheets, la primera celda de cada columna usa FILTRAR para traer las tarjetas de ese estado, ordenadas por prioridad (Excel en español separa los argumentos con punto y coma):

=ORDENARPOR(FILTRAR(Tarjetas[Tarea]&" – "&Tarjetas[Responsable];Tarjetas[Estado]="En curso";"");FILTRAR(Tarjetas[PrioridadNum];Tarjetas[Estado]="En curso";"");1)

PrioridadNum es una columna auxiliar que convierte Alta, Media y Baja en 1, 2 y 3. Ensancha las columnas y activa el ajuste de texto para que las tarjetas se lean bien. En versiones antiguas sin FILTRAR, trabaja directamente sobre la tabla con filtros y formato condicional por estado.

Paso 3: el límite de trabajo en curso

Lo esencial de Kanban no son las columnas, sino limitar cuántas tareas hay en curso a la vez: con menos trabajo a medias, las tareas se terminan antes. Fija un límite encima de la columna y avisa cuando se supere:

• Tarjetas en curso: =CONTAR.SI(Tarjetas[Estado];"En curso")
• Aviso: =SI(EnCurso>Limite;"Límite superado: termina antes de empezar otra";"")
• Por persona: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Tarjetas[Responsable];A2;Tarjetas[Estado];"En curso")

Paso 4: retrasos y tiempo de ciclo

• Retrasada: =SI(Y([@Estado]<>"Hecho";[@Vencimiento]<HOY());"Retrasada";""), en rojo.
• Tiempo de ciclo de una tarjeta: =SI([@Fin]="";"";[@Fin]-[@Inicio])
• Media de los últimos 30 días: =PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Tarjetas[Ciclo];Tarjetas[Fin];">="&HOY()-30)
• Terminadas esta semana: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Tarjetas[Fin];">="&HOY()-DIASEM(HOY();2)+1)

Ejemplo: agencia web de cuatro personas

Hay seis tareas en curso con un límite de cinco y tres esperando revisión del cliente. La reunión del lunes empieza por desbloquear esas revisiones antes de tomar trabajo nuevo. El calendario de publicaciones de los clientes puede seguir en el calendario editorial, mientras el tablero coordina el trabajo diario.

¿Kanban, lista de tareas o Gantt?

• Kanban: flujo continuo de tareas pequeñas, como soporte, marketing o desarrollo web.
• Lista de tareas en Excel: tareas sencillas ordenadas por fecha.
• Diagrama de Gantt: proyectos con fases, fechas clave y dependencias.

Un proyecto grande puede usar los tres: el Gantt para el plan general, Kanban para la semana y la matriz RACI para dejar claras las responsabilidades. Más guías en Gestión de proyectos.

Preguntas frecuentes

¿Qué columnas debe tener un tablero Kanban?

Como mínimo Pendiente, En curso y Hecho; muchos equipos añaden En revisión o Bloqueado para ver dónde se atasca el trabajo.

¿Qué límite de trabajo en curso poner?

Para empezar, el número de personas del equipo o algo más; obsérvalo unas semanas y ajústalo.

¿Excel o una herramienta Kanban?

Excel basta para equipos pequeños y facilita los informes. Si necesitas arrastrar tarjetas, notificaciones y comentarios por tarjeta, una herramienta específica es más cómoda.

¿Funciona en Google Sheets?

Sí, FILTER y SORT están disponibles y todo el equipo puede actualizar estados desde el móvil.