Kanban-Board in Excel: Spalten, WIP-Limits und Durchlaufzeit automatisch berechnen

Ein Kanban-Board in Excel ordnet die Arbeit in Spalten nach Status (Offen, In Arbeit, Wartet, Erledigt); jede Aufgabe ist eine Karte, die von links nach rechts wandert. Am robustesten ist der Aufbau, wenn alle Karten in einer einzigen Datentabelle stehen und Formeln sie den Spalten zuordnen. Dann genügt es, den Status zu ändern, um eine Karte zu „verschieben“, und Excel zählt laufende Arbeit, markiert überfällige Karten und misst die Durchlaufzeit. Diese Anleitung zeigt den Aufbau für ein kleines Team.

Schritt 1: die Kartentabelle

Formatieren Sie den Bereich als Tabelle mit dem Namen Karten und hinterlegen Sie Dropdown-Listen für Status, Verantwortlich und Priorität.

Schritt 2: die Board-Ansicht

Auf einem Blatt „Board“ steht jede Spalte für einen Status. In Excel 365 holt die oberste Zelle jeder Spalte mit FILTER die passenden Karten und sortiert sie nach Priorität:

=SORTIERENNACH(FILTER(Karten[Aufgabe]&" – "&Karten[Verantwortlich];Karten[Status]="In Arbeit";"");FILTER(Karten[PrioNr];Karten[Status]="In Arbeit";"");1)

PrioNr ist eine Hilfsspalte, die Hoch, Mittel und Niedrig in 1, 2 und 3 umwandelt. In Google Sheets ersetzen Sie SORTIERENNACH durch SORT, das ebenfalls nach einer externen Spalte sortieren kann. In älteren Excel-Versionen ohne FILTER arbeiten Sie direkt in der Tabelle mit Filtern und färben die Zeilen per bedingter Formatierung nach Status.

Schritt 3: WIP-Limits

Der Kern von Kanban sind nicht die Spalten, sondern die Begrenzung der gleichzeitig laufenden Arbeit (Work in Progress). Weniger Angefangenes heißt schneller Fertiges. Setzen Sie ein Limit über die Spalte und warnen Sie bei Überschreitung:

• Karten in Arbeit: =ZÄHLENWENN(Karten[Status];"In Arbeit")
• Warnung: =WENN(InArbeit>Limit;"Limit überschritten: erst abschließen, dann Neues beginnen";"")
• Je Person: =ZÄHLENWENNS(Karten[Verantwortlich];A2;Karten[Status];"In Arbeit")

Schritt 4: Überfälligkeit und Durchlaufzeit

• Überfällig: =WENN(UND([@Status]<>"Erledigt";[@Fällig]<HEUTE());"Überfällig";""), rot hervorgehoben.
• Durchlaufzeit einer Karte: =WENN([@Erledigt]="";"";[@Erledigt]-[@Start])
• Durchschnitt der letzten 30 Tage: =MITTELWERTWENNS(Karten[Durchlauf];Karten[Erledigt];">="&HEUTE()-30)
• Diese Woche erledigt: =ZÄHLENWENNS(Karten[Erledigt];">="&HEUTE()-WOCHENTAG(HEUTE();2)+1)

Beispiel: das Team eines Online-Shops

Fünf Aufgaben laufen bei einem Limit von vier, und drei warten auf eine Freigabe der Geschäftsführung. Das Montagsmeeting beginnt deshalb mit den Freigaben und den zwei überfälligen Karten, bevor neue Arbeit gezogen wird. Über einige Wochen zeigt die Durchlaufzeit, ob Änderungen wie feste Freigabezeiten tatsächlich beschleunigen.

Kanban, To-do-Liste oder Gantt?

• Kanban: ein stetiger Strom kleiner Aufgaben, etwa Shop-Pflege, Support oder Marketing.
• To-do-Liste: einfache Aufgaben nach Datum.
• Gantt-Diagramm: Projekte mit Phasen, Terminen und Abhängigkeiten.

Größere Vorhaben nutzen alle drei: die Projektplan-Vorlage für den Gesamtplan, Kanban für die Woche und die RACI-Matrix für klare Zuständigkeiten; den Status für die Geschäftsführung zeigt das Projekt-Dashboard. Weitere Leitfäden finden Sie unter Projektmanagement.

Häufige Fragen

Welche Spalten braucht ein Kanban-Board?

Mindestens Offen, In Arbeit und Erledigt. Viele Teams ergänzen Wartet oder Prüfung, um Engpässe sichtbar zu machen.

Wie hoch sollte das WIP-Limit sein?

Zum Start etwa die Zahl der Teammitglieder oder etwas mehr; einige Wochen beobachten und anpassen.

Excel oder ein spezielles Kanban-Tool?

Für kleine Teams reicht Excel und erleichtert Auswertungen. Wer Drag-and-drop, Benachrichtigungen und Kommentare je Karte braucht, ist mit einem eigenen Tool besser bedient.

Funktioniert das in Google Sheets?

Ja, mit FILTER und SORT; das Team kann den Status auch auf dem Smartphone ändern.