Projekt-Dashboard in Excel: Fortschritt, Meilensteine, Budget und Risiken auf einer Seite
Ein Projekt-Dashboard in Excel aufbauen: Ist- und Soll-Fortschritt, überfällige Meilensteine, Earned Value mit CPI und SPI, offene hohe Risiken und eine Ampel, gespeist aus dem Projektplan, mit Beispiel eines Ladenumbaus.
Ein Projekt-Dashboard in Excel fasst den Projektstand auf einer Seite zusammen: tatsächlicher Fortschritt gegenüber dem Plan, erreichte und überfällige Meilensteine, verbrauchtes Budget im Verhältnis zur erbrachten Leistung, offene hohe Risiken und eine Gesamtampel. Es ersetzt den Projektplan nicht, sondern liest aus ihm. Aufgaben, Termine und Kosten bleiben auf Arbeitsblättern; das Dashboard enthält nur Formeln und Diagramme. Dieser Leitfaden zeigt Kennzahlen, Aufbau und ein Beispiel.
Die Kennzahlen
| Kennzahl | Berechnung | Frage |
|---|---|---|
| Ist-Fortschritt | Erledigter Aufwand ÷ Gesamtaufwand (gewichtet) | Wo stehen wir? |
| Soll-Fortschritt | Bis heute geplanter Aufwand ÷ Gesamtaufwand | Wo sollten wir stehen? |
| Meilensteine | erreicht, offen, überfällig | Halten wir die Schlüsseltermine? |
| Budgetverbrauch | Ist-Kosten ÷ Budget | Wie viel ist ausgegeben? |
| Kostenindex (CPI) | Fertigstellungswert ÷ Ist-Kosten | Kostet die erbrachte Leistung, was geplant war? |
| Terminindex (SPI) | Ist-Fortschritt ÷ Soll-Fortschritt | Liegen wir zurück? |
| Hohe Risiken | Offene Risiken über dem Schwellenwert | Was könnte das Projekt gefährden? |
Aufbau der Arbeitsmappe
- Aufgaben: Phase, Verantwortliche, Start, Ende, Aufwand in Tagen, % erledigt, Status, Plan- und Ist-Kosten; das ist der Inhalt der Projektplan-Vorlage.
- Meilensteine: geplantes Datum, tatsächliches Datum, Status.
- Risiken: die Risikomatrix mit Wahrscheinlichkeit, Auswirkung und Punktzahl.
- Dashboard: eine druckbare Seite mit Formeln und Diagrammen.
Formatieren Sie die Blätter als Tabellen (Aufgaben, Meilensteine, Risiken) und legen Sie das Stichtagsdatum in eine Zelle namens Stichtag, standardmäßig =HEUTE().
Formeln
- Ist-Fortschritt:
=SUMMENPRODUKT(Aufgaben[Aufwand];Aufgaben[Erledigt])/SUMME(Aufgaben[Aufwand]) - Soll-Fortschritt:
=SUMMEWENNS(Aufgaben[Aufwand];Aufgaben[Ende];"<="&Stichtag)/SUMME(Aufgaben[Aufwand]) - Überfällige Aufgaben:
=ZÄHLENWENNS(Aufgaben[Ende];"<"&Stichtag;Aufgaben[Status];"<>erledigt") - Überfällige Meilensteine:
=ZÄHLENWENNS(Meilensteine[Plan];"<"&Stichtag;Meilensteine[Ist];"") - Fertigstellungswert:
=IstFortschritt*Budget; CPI:=WENNFEHLER(Fertigstellungswert/SUMME(Aufgaben[IstKosten]);""); SPI:=WENNFEHLER(IstFortschritt/SollFortschritt;"") - Offene hohe Risiken:
=ZÄHLENWENNS(Risiken[Punkte];">="&Schwelle;Risiken[Status];"offen")
Die Ampel
=WENN(ODER(SPI<0,85;CPI<0,85;HoheRisiken>=3);"Rot";WENN(ODER(SPI<0,95;CPI<0,95;MeilensteineÜberfällig>0);"Gelb";"Grün"))
Die Schwellen sind Beispiele. Legen Sie sie zum Projektstart fest und ändern Sie sie nicht unterwegs, sonst verliert die Ampel ihre Aussagekraft.
Beispiel: Umbau eines Ladengeschäfts
| Kennzahl | Stand 30. April |
|---|---|
| Soll- / Ist-Fortschritt | 55 % / 50 % |
| SPI | 0,91 |
| Budget / Ist-Kosten | 85.000 € / 41.000 € |
| Fertigstellungswert | 42.500 € |
| CPI | 1,04 |
| Überfällige Meilensteine | 1 (Elektroabnahme) |
| Offene hohe Risiken | 1 |
| Status | Gelb |
Die Kosten liegen im Rahmen, das Projekt hängt aber gut eine Woche hinterher, und die Elektroabnahme ist überfällig. Die Lenkungsrunde kann jetzt entscheiden, ob ein zweiter Elektrobetrieb beauftragt wird, bevor der Eröffnungstermin in Gefahr gerät. Die Schlüsseltermine selbst präsentiert der Projekt-Zeitstrahl, die Verantwortlichkeiten die RACI-Matrix.
Nützliche Diagramme
- S-Kurve mit kumuliertem Soll- und Ist-Fortschritt je Woche.
- Säulen für Budget und Ist-Kosten je Phase.
- Liste der nächsten fünf Aufgaben und der Meilensteine der kommenden vier Wochen, mit FILTER erzeugt.
Gute Gewohnheiten
- Den Fortschritt am Tag vor der Statusbesprechung aktualisieren, nicht währenddessen.
- Fortschritt an prüfbaren Ergebnissen messen: 0, 50 oder 100 % ist oft ehrlicher als geschätzte 80 %.
- Neben jede gelbe oder rote Kennzahl einen Satz Erklärung und eine Maßnahme schreiben.
- Bei jeder Besprechung eine Kopie einfrieren, damit Trends sichtbar werden.
Die Detailplanung bleibt im Gantt-Diagramm. Weitere Leitfäden finden Sie unter Projektmanagement.
Häufige Fragen
Was gehört in ein Projekt-Dashboard?
Ist- und Soll-Fortschritt, Meilensteine, Kosten und Fertigstellungswert sowie offene hohe Risiken; fünf bis sechs Kennzahlen genügen für Projekte kleiner Unternehmen.
Was ist der Fertigstellungswert?
Der Teil des Budgets, der der tatsächlich erbrachten Leistung entspricht: Ist-Fortschritt × Budget. Im Vergleich mit den Ist-Kosten zeigt er, ob die Arbeit teurer oder günstiger als geplant ist.
Wie oft wird das Dashboard aktualisiert?
Vor jeder Statusbesprechung, meist wöchentlich oder alle zwei Wochen.
Funktioniert es in Google Sheets?
Ja. SUMMENPRODUKT, SUMMEWENNS, ZÄHLENWENNS und FILTER funktionieren dort genauso.