Tableau de bord de projet sur Excel : avancement, jalons, budget et risques sur une page
Construire un tableau de bord de projet sur Excel : indicateurs d'avancement, jalons, budget consommé comparé à l'avancement (valeur acquise), risques critiques et météo du projet, alimentés par le planning sans ressaisie.
Un tableau de bord de projet sur Excel résume sur une page l’état d’un projet : avancement réel par rapport au prévu, jalons tenus ou en retard, budget consommé comparé au travail réalisé, risques critiques ouverts et une « météo » globale. Il ne remplace pas le planning : il se nourrit de lui. Les tâches, dates et coûts restent dans les onglets de travail, et le tableau de bord ne contient que des formules. Ce guide détaille les indicateurs à retenir, la structure du classeur et la façon de lire les écarts.
Les indicateurs essentiels
| Indicateur | Calcul | Question |
|---|---|---|
| Avancement réel | Charge des tâches terminées ÷ charge totale (ou % saisi par tâche, pondéré) | Où en est-on vraiment ? |
| Avancement prévu | Charge des tâches qui devaient être finies à date ÷ charge totale | Où devrait-on en être ? |
| Jalons | Jalons atteints, à venir, en retard | Tient-on les dates clés ? |
| Budget consommé | Coûts réels ÷ budget total | Combien a-t-on dépensé ? |
| Indice de coût | Valeur acquise ÷ coût réel | Le travail fait coûte-t-il ce qui était prévu ? |
| Risques critiques | Nombre de risques ouverts à criticité élevée | Qu’est-ce qui peut faire dérailler le projet ? |
Structure du classeur
- Tâches : une ligne par tâche avec phase, responsable, début, fin, charge en jours, % d’avancement, statut, coût prévu et coût réel. C’est le planning de projet que vous tenez déjà.
- Jalons : date prévue, date réelle, statut.
- Risques : la matrice des risques avec probabilité, gravité et criticité.
- Tableau de bord : une page imprimable, uniquement des formules et des graphiques.
Mettez chaque onglet sous forme de tableau nommé (Taches, Jalons, Risques) et placez la date de situation dans une cellule nommée DateSituation, par défaut =AUJOURDHUI().
Les formules
En paramètres régionaux français, les arguments sont séparés par un point-virgule.
- Avancement réel pondéré :
=SOMMEPROD(Taches[Charge];Taches[Avancement])/SOMME(Taches[Charge]) - Avancement prévu à date :
=SOMME.SI.ENS(Taches[Charge];Taches[Fin];"<="&DateSituation)/SOMME(Taches[Charge])(version simple qui considère qu’une tâche est prévue à 100 % à sa date de fin). - Tâches en retard :
=NB.SI.ENS(Taches[Fin];"<"&DateSituation;Taches[Statut];"<>Terminé") - Jalons en retard :
=NB.SI.ENS(Jalons[DatePrevue];"<"&DateSituation;Jalons[DateReelle];"") - Valeur acquise :
=AvancementReel*BudgetTotal - Indice de coût :
=SIERREUR(ValeurAcquise/SOMME(Taches[CoutReel]);"") - Indice de délai :
=SIERREUR(AvancementReel/AvancementPrevu;"") - Risques critiques ouverts :
=NB.SI.ENS(Risques[Criticite];">="&SeuilCritique;Risques[Statut];"Ouvert")
Un indice inférieur à 1 signale un dépassement : de coût pour l’indice de coût, de délai pour l’indice de délai.
La météo du projet
Une seule cellule résume l’état pour la direction :
=SI(OU(IndiceDelai<0,85;IndiceCout<0,85;RisquesCritiques>=3);"Orage";SI(OU(IndiceDelai<0,95;IndiceCout<0,95;JalonsRetard>0);"Nuageux";"Ensoleillé"))
Les seuils sont des exemples : fixez-les en début de projet et ne les changez pas en cours de route, sinon la météo perd son sens. Associez une couleur (vert, orange, rouge) par mise en forme conditionnelle.
Exemple : déploiement d’un logiciel de caisse dans cinq magasins
| Indicateur | Valeur au 30 avril |
|---|---|
| Avancement prévu / réel | 60 % / 51 % |
| Indice de délai | 0,85 |
| Budget total / coûts réels | 80 000 € / 38 000 € |
| Valeur acquise | 40 800 € |
| Indice de coût | 1,07 |
| Jalons en retard | 1 (formation du magasin 3) |
| Risques critiques ouverts | 2 |
| Météo | Nuageux |
Le projet dépense moins que prévu pour le travail fait (indice de coût 1,07), mais il est en retard (indice de délai 0,85, juste au seuil). Le tableau de bord oriente donc la discussion vers le planning, pas vers le budget : faut-il renforcer l’équipe de formation, quitte à consommer une partie de l’économie ?
Les graphiques utiles
- Une courbe en S : avancement prévu et réel cumulés semaine par semaine.
- Un histogramme budget prévu et coûts réels par phase.
- Une liste des cinq prochaines tâches et des jalons des quatre semaines à venir, filtrée avec FILTRE.
Pour suivre le flux quotidien des tâches, le tableau Kanban sur Excel complète le tableau de bord ; pour les dépendances et le chemin critique, le diagramme de Gantt.
Bonnes pratiques
- Mettez à jour l’avancement de chaque tâche la veille du comité de pilotage, pas pendant.
- Évaluez l’avancement par livrables vérifiables plutôt qu’au ressenti : 0 %, 50 % ou 100 % est souvent plus honnête qu’un 80 % estimé.
- Ajoutez un commentaire et une action à chaque indicateur orange ou rouge.
- Gardez une copie figée du tableau de bord à chaque comité pour suivre l’évolution.
Pour la mise en forme générale d’un tableau de bord, voyez aussi le tableau de bord KPI sur Excel. Tous les guides sont dans la rubrique Gestion de projet.
Questions fréquentes
Quels indicateurs mettre dans un tableau de bord de projet ?
Avancement réel et prévu, jalons, budget consommé et valeur acquise, risques critiques ouverts. Cinq ou six indicateurs suffisent pour un projet de PME.
Qu’est-ce que la valeur acquise ?
C’est la part du budget qui correspond au travail réellement fait : avancement réel × budget total. En la comparant aux coûts réels, on sait si le travail coûte plus ou moins que prévu.
À quelle fréquence le mettre à jour ?
Avant chaque point d’avancement, en général chaque semaine ou toutes les deux semaines.
Fonctionne-t-il sur Google Sheets ?
Oui. Les mêmes fonctions existent dans Google Sheets, qui accepte toujours leurs noms anglais : SUMPRODUCT, SUMIFS, COUNTIFS et FILTER.