Mẫu dashboard quản lý dự án Excel: tiến độ, mốc, ngân sách và rủi ro trên một trang
Cách dựng dashboard quản lý dự án trên Excel: tiến độ thực tế so với kế hoạch, mốc trễ hạn, chi phí so với giá trị đã làm (EV, CPI, SPI), rủi ro mức cao và đèn tình trạng dự án, lấy dữ liệu từ bảng kế hoạch mà không nhập lại.
Dashboard quản lý dự án trên Excel tóm tắt tình trạng dự án trên một trang: tiến độ thực tế so với kế hoạch, mốc đúng hạn hay trễ, chi phí đã tiêu so với khối lượng đã làm, các rủi ro mức cao đang mở và một đèn tình trạng tổng thể. Dashboard không thay bảng kế hoạch mà lấy dữ liệu từ đó: đầu việc, ngày tháng, chi phí vẫn nằm ở các sheet làm việc, còn trang dashboard chỉ có công thức và biểu đồ. Bài này hướng dẫn các chỉ số nên dùng, cấu trúc file và cách đọc chênh lệch.
Các chỉ số cốt lõi
| Chỉ số | Cách tính | Trả lời câu hỏi |
|---|---|---|
| Tiến độ thực tế | Khối lượng việc đã xong ÷ tổng khối lượng (có trọng số) | Thực sự đang ở đâu? |
| Tiến độ kế hoạch | Khối lượng lẽ ra phải xong đến hôm nay ÷ tổng | Lẽ ra phải ở đâu? |
| Mốc | Số mốc đã đạt, sắp tới, trễ | Có giữ được các ngày quan trọng không? |
| Chi phí đã tiêu | Chi phí thực tế ÷ ngân sách | Đã tiêu bao nhiêu? |
| Chỉ số chi phí (CPI) | Giá trị đã làm ÷ chi phí thực tế | Việc đã làm có tốn hơn dự kiến không? |
| Chỉ số tiến độ (SPI) | Tiến độ thực tế ÷ tiến độ kế hoạch | Có đang chậm không? |
| Rủi ro cao | Số rủi ro đang mở có mức độ cao | Điều gì có thể làm dự án trật hướng? |
Cấu trúc file
- Đầu việc: mỗi việc một dòng gồm giai đoạn, người phụ trách, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, khối lượng (ngày công), % hoàn thành, trạng thái, chi phí kế hoạch và thực tế. Đây là kế hoạch bạn đang có trong file Excel quản lý dự án.
- Mốc: ngày dự kiến, ngày thực tế, trạng thái.
- Rủi ro: ma trận rủi ro với xác suất, mức ảnh hưởng và điểm rủi ro.
- Dashboard: một trang in được, chỉ có công thức và biểu đồ.
Định dạng mỗi sheet thành Bảng có tên (DauViec, Moc, RuiRo) và đặt ngày báo cáo trong ô tên NgayBaoCao, mặc định =TODAY().
Công thức
Tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy:
- Tiến độ thực tế có trọng số:
=SUMPRODUCT(DauViec[KhoiLuong];DauViec[HoanThanh])/SUM(DauViec[KhoiLuong]) - Tiến độ kế hoạch:
=SUMIFS(DauViec[KhoiLuong];DauViec[KetThuc];"<="&NgayBaoCao)/SUM(DauViec[KhoiLuong]) - Việc trễ hạn:
=COUNTIFS(DauViec[KetThuc];"<"&NgayBaoCao;DauViec[TrangThai];"<>Xong") - Mốc trễ:
=COUNTIFS(Moc[NgayDuKien];"<"&NgayBaoCao;Moc[NgayThucTe];"") - Giá trị đã làm:
=TienDoThucTe*NganSach; CPI:=IFERROR(GiaTriDaLam/SUM(DauViec[ChiPhiThucTe]);""); SPI:=IFERROR(TienDoThucTe/TienDoKeHoach;"") - Rủi ro cao đang mở:
=COUNTIFS(RuiRo[Diem];">="&NguongCao;RuiRo[TrangThai];"Đang mở")
Đèn tình trạng dự án
=IF(OR(SPI<0,85;CPI<0,85;RuiRoCao>=3);"Đỏ";IF(OR(SPI<0,95;CPI<0,95;MocTre>0);"Vàng";"Xanh"))
Ngưỡng là ví dụ: thống nhất ngay đầu dự án và không đổi giữa chừng, nếu không đèn mất ý nghĩa. Tô màu ô bằng định dạng có điều kiện.
Ví dụ: triển khai phần mềm bán hàng cho bốn cửa hàng
| Chỉ số | Ngày báo cáo 30/4 |
|---|---|
| Tiến độ kế hoạch / thực tế | 55% / 45% |
| SPI | 0,82 |
| Ngân sách / chi phí thực tế | 200 triệu / 96 triệu |
| Giá trị đã làm | 90 triệu |
| CPI | 0,94 |
| Mốc trễ | 1 (đào tạo cửa hàng số 2) |
| Rủi ro cao đang mở | 2 |
| Đèn tình trạng | Đỏ |
Dự án vừa chậm (SPI 0,82, dưới ngưỡng 0,85) vừa hơi tốn hơn dự kiến (CPI 0,94). Dashboard đưa cuộc họp vào câu hỏi cụ thể: dồn đào tạo cửa hàng 2 và 3 vào cùng tuần hay lùi ngày chạy chính thức, và chi phí phát sinh nằm ở đâu.
Biểu đồ nên có
- Đường chữ S: tiến độ kế hoạch và thực tế cộng dồn theo tuần.
- Cột ngân sách và chi phí thực tế theo giai đoạn.
- Danh sách năm việc sắp đến hạn và các mốc bốn tuần tới, lọc bằng FILTER.
Để trình bày các mốc cho ban giám đốc, dùng mẫu timeline dự án; để rõ ai chịu trách nhiệm việc gì, dùng ma trận RACI. Nguyên tắc trình bày dashboard chung có trong mẫu dashboard Excel. Xem thêm trong chuyên mục Quản lý dự án & công việc.
Câu hỏi thường gặp
Dashboard dự án nên có những chỉ số nào?
Tiến độ thực tế và kế hoạch, các mốc, chi phí và giá trị đã làm, rủi ro cao đang mở. Năm sáu chỉ số là đủ cho dự án của doanh nghiệp nhỏ.
Giá trị đã làm là gì?
Là phần ngân sách tương ứng với khối lượng việc đã hoàn thành: tiến độ thực tế × ngân sách. So với chi phí thực tế, bạn biết việc đang tốn hơn hay ít hơn dự kiến.
Bao lâu cập nhật một lần?
Trước mỗi buổi họp tiến độ, thường mỗi tuần hoặc hai tuần một lần.
Dùng Google Sheets được không?
Được. SUMPRODUCT, SUMIFS, COUNTIFS và FILTER đều có trên Google Sheets.