Projektstrukturplan-Vorlage in Excel: PSP-Codes, Arbeitspakete und aufsummierte Kosten
Einen Projektstrukturplan (PSP) in Excel erstellen: 100-%-Regel, PSP-Codes 1, 1.1, 1.1.1, Arbeitspakete, Formeln für Ebene und aufsummierte Kosten, Arbeitspaketbeschreibung und Beispiel einer Praxisgründung.
Ein Projektstrukturplan (PSP), englisch Work Breakdown Structure, zerlegt den gesamten Projektumfang Ebene für Ebene in immer kleinere Teile, bis jedes Teil einer Person zugeordnet, nach Aufwand und Kosten geschätzt und nach Abschluss geprüft werden kann. In Excel ist der PSP eine Tabelle mit hierarchischen Codes (1, 1.1, 1.1.1), aus der sich die Ebene berechnen, die Kosten jedes Zweigs aufsummieren und das Gantt-Diagramm befüllen lässt. Diese Anleitung erklärt Regeln, Vorlage und ein Beispiel.
Drei Regeln für einen guten PSP
- Die 100-%-Regel: Die Unterelemente ergeben genau das übergeordnete Element, nicht mehr und nicht weniger. Was nicht im PSP steht, gehört nicht zum Projekt.
- Ergebnisse statt Tätigkeiten: „Mietvertrag unterschrieben“ statt „Räume suchen“. Jeder Zweig ist etwas Lieferbares.
- Beim Arbeitspaket aufhören: Die unterste Ebene hat eine verantwortliche Person, eine Schätzung und ein Abnahmekriterium. Eine verbreitete Faustregel liegt bei 8 bis 80 Stunden Aufwand je Arbeitspaket.
Spalten der Vorlage
| Spalte | Beispiel | Hinweis |
|---|---|---|
| PSP-Code | 2.1 | Als Text eingeben, damit Excel keine Zahl daraus macht |
| Element | Behandlungsliegen und Geräte | Ein Substantiv, das das Ergebnis beschreibt |
| Ebene | 2 | Per Formel berechnet |
| Arbeitspaket | Ja / Nein | „Ja“ auf der untersten Ebene |
| Verantwortlich | Frau Keller | Nur bei Arbeitspaketen |
| Aufwand, Kosten | 22.000 € | Nur bei Arbeitspaketen |
| Abnahmekriterium | Geräte geliefert, eingewiesen, geprüft | Was „fertig“ bedeutet |
Formeln
- Ebene (Anzahl Punkte plus eins):
=LÄNGE([@Code])-LÄNGE(WECHSELN([@Code];".";""))+1 - Eingerückter Name:
=WIEDERHOLEN(" ";[@Ebene]-1)&[@Element] - Aufsummierte Kosten eines Zweigs, nur Arbeitspakete, damit nichts doppelt zählt:
=WENN([@Paket]="Ja";[@Kosten];SUMMEWENNS([Kosten];[Code];[@Code]&".*";[Paket];"Ja")) - Prüfung der 100-%-Regel: Die Summe aller Arbeitspakete muss dem Projektbudget entsprechen.
Beispiel: Eröffnung einer Physiotherapiepraxis
| Code | Element | Kosten |
|---|---|---|
| 1 | Räume | 37.000 € |
| 1.1 | Mietvertrag und Kaution | 9.000 € |
| 1.2 | Umbau | 28.000 € |
| 2 | Ausstattung | 28.500 € |
| 2.1 | Behandlungsliegen und Geräte | 22.000 € |
| 2.2 | Empfang und IT | 6.500 € |
| 3 | Zulassung und Verträge | 2.500 € |
| 3.1 | Anträge bei den Kostenträgern | 1.500 € |
| 3.2 | Versicherungen | 1.000 € |
| 4 | Personal: Gewinnung und Einarbeitung | 3.000 € |
| 5 | Marketing und Eröffnung | 4.000 € |
| Projekt gesamt | 75.000 € |
Der PSP zeigt, dass Räume und Ausstattung 65.500 € von 75.000 € ausmachen, rund 87 % des Budgets: Hier lohnen sich mindestens zwei Angebote je Position. Die Zulassung kostet wenig, kann den Start aber komplett blockieren und bekommt deshalb einen eigenen Zweig mit klarem Abnahmekriterium. Welche Anträge im Einzelnen nötig sind, klären Sie mit den zuständigen Stellen und Ihrem Berufsverband.
Die Arbeitspaketbeschreibung
Bei größeren Projekten ergänzen Sie ein Blatt „Arbeitspakete“: je Paket Beschreibung, Ergebnis, Verantwortliche, Annahmen und Abnahmekriterien. Das verhindert Missverständnisse wie „Ich dachte, die Elektrik ist im Umbau enthalten“.
Der PSP und die anderen Werkzeuge
- Arbeitspakete werden zu Zeilen in der Projektplan-Vorlage und im Gantt-Diagramm, wo Termine und Abhängigkeiten dazukommen.
- Wer ein Paket bearbeitet und wer abnimmt, steht in der RACI-Matrix.
- Risiken je Zweig gehören in die Risikomatrix.
- Meilensteine zeigt der Projekt-Zeitstrahl, den Gesamtstatus das Projekt-Dashboard.
Weitere Leitfäden finden Sie unter Projektmanagement.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Projektstrukturplan und Projektplan?
Der PSP legt fest, was geliefert wird, gegliedert nach Ebenen; der Projektplan legt fest, wann und in welcher Reihenfolge die Arbeitspakete erledigt werden.
Wie viele Ebenen braucht ein PSP?
Bei kleinen Projekten reichen zwei bis drei. Weiter zerlegen, wenn ein Element zu groß ist, um es zuzuordnen oder zu schätzen.
Objekt- oder phasenorientiert gliedern?
Beides ist möglich. Kleine Projekte gliedern meist nach Ergebnissen (Räume, Ausstattung …); bei klar getrennten Phasen kann die erste Ebene auch nach Phasen aufgebaut sein.
Funktioniert das in Google Sheets?
Ja. LEN, SUBSTITUTE, REPT und SUMIFS verhalten sich wie in Excel.