Modèle WBS de projet sur Excel : structure de découpage, codification et coûts cumulés
Construire la WBS (structure de découpage du projet) sur Excel : règle des 100 %, codification 1, 1.1, 1.1.1, lots de travail, formules de niveau et de coût cumulé, dictionnaire de la WBS et exemple de refonte d'un site e-commerce.
La WBS (Work Breakdown Structure), appelée en français structure de découpage du projet ou organigramme des tâches, divise tout le périmètre d’un projet en éléments de plus en plus fins, niveau par niveau, jusqu’à obtenir des lots de travail que l’on peut confier à une personne, estimer et contrôler. Sur Excel, la WBS prend la forme d’un tableau codifié (1, 1.1, 1.1.1) qui calcule le niveau, cumule les coûts de chaque branche et alimente le diagramme de Gantt. Ce guide présente les règles, le modèle et un exemple.
Trois règles d’une bonne WBS
- La règle des 100 % : les éléments enfants couvrent exactement leur parent, ni plus ni moins. Ce qui n’est pas dans la WBS ne fait pas partie du projet.
- Des livrables plutôt que des activités : « maquettes validées » plutôt que « faire les maquettes ». Chaque branche est quelque chose que l’on peut livrer.
- S’arrêter au lot de travail : le niveau le plus bas a un responsable, une estimation et un critère de fin. Une règle pratique courante situe un lot entre 8 et 80 heures de travail.
Les colonnes du modèle
| Colonne | Exemple | Remarque |
|---|---|---|
| Code WBS | 3.2 | Saisi en texte pour qu’Excel ne le transforme pas en nombre |
| Élément | Paiement et livraison | Un nom, qui décrit le résultat |
| Niveau | 2 | Calculé par formule |
| Lot de travail | Oui / Non | « Oui » au niveau le plus bas |
| Responsable | Thomas | Uniquement sur les lots |
| Charge, coût | 3 500 € | Uniquement sur les lots |
| Critère de fin | Paiement testé avec trois cartes | Ce que « terminé » veut dire |
Les formules
- Niveau (nombre de points plus un) :
=NBCAR([@Code])-NBCAR(SUBSTITUE([@Code];".";""))+1 - Retrait selon le niveau :
=REPT(" ";[@Niveau]-1)&[@Élément] - Coût cumulé d’une branche, en ne sommant que les lots pour éviter les doublons :
=SI([@Lot]="Oui";[@Coût];SOMME.SI.ENS([Coût];[Code];[@Code]&".*";[Lot];"Oui")) - Contrôle de la règle des 100 % : la somme des lots doit être égale au budget du projet.
Exemple : refonte d’un site e-commerce
| Code | Élément | Coût |
|---|---|---|
| 1 | Cadrage | 3 500 € |
| 1.1 | Audit du site actuel | 2 000 € |
| 1.2 | Cahier des charges | 1 500 € |
| 2 | Conception | 7 000 € |
| 2.1 | Maquettes validées | 4 000 € |
| 2.2 | Contenus et photos produits | 3 000 € |
| 3 | Développement | 12 500 € |
| 3.1 | Intégration du thème et du catalogue | 9 000 € |
| 3.2 | Paiement et livraison | 3 500 € |
| 4 | Recette | 2 000 € |
| 5 | Mise en ligne et redirections | 2 500 € |
| Total du projet | 27 500 € |
La WBS montre que conception et développement représentent 19 500 € sur 27 500 €, soit environ 71 % du budget : ce sont les branches sur lesquelles comparer plusieurs devis. Le lot 5 paraît modeste, mais des redirections oubliées peuvent faire perdre le trafic acquis : il mérite un critère de fin précis.
Le dictionnaire de la WBS
Pour un projet un peu plus gros, ajoutez un onglet « Dictionnaire » : pour chaque lot, description, livrable, responsable, hypothèses et critères d’acceptation. Il évite les malentendus du type « je pensais que les photos étaient comprises dans les maquettes ».
La WBS et les autres outils
- Les lots deviennent les lignes du diagramme de Gantt ou du planning de projet, où l’on ajoute dates et dépendances.
- Qui réalise et qui valide chaque lot figure dans la matrice RACI.
- Les risques de chaque branche passent dans la matrice des risques.
- Les jalons se présentent avec la frise chronologique de projet.
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Questions fréquentes
Quelle différence entre WBS et liste de tâches ?
La liste de tâches recense des actions isolées ; la WBS organise tout le périmètre par niveaux et respecte la règle des 100 %, ce qui permet d’estimer et de maîtriser le budget.
Combien de niveaux prévoir ?
Deux ou trois suffisent pour un petit projet. On découpe davantage quand un élément est trop gros pour être confié ou estimé.
WBS, SDP, OT : est-ce la même chose ?
Oui : structure de découpage du projet (SDP) et organigramme des tâches (OT) sont les équivalents français de la WBS.
Peut-on utiliser Google Sheets ?
Oui. LEN, SUBSTITUTE, REPT et SUMIFS fonctionnent comme dans Excel.