Quadro Kanban em planilha: colunas, limite de tarefas em andamento e tempo de ciclo

Um quadro Kanban em planilha organiza o trabalho em colunas por status (A fazer, Em andamento, Aguardando, Concluído), com cada tarefa representada por um cartão que avança da esquerda para a direita. A forma mais confiável de montá-lo é manter todos os cartões em uma única tabela de dados e deixar as fórmulas distribuírem os cartões pelas colunas. Assim, basta mudar o status para “mover” o cartão, e a planilha conta o trabalho em andamento, destaca atrasos e mede o tempo de ciclo. Este guia mostra a montagem para uma equipe pequena.

Passo 1: a tabela de cartões

Formate o intervalo como Tabela com o nome Cartoes e use listas suspensas para Status, Responsável e Prioridade.

Passo 2: a visão do quadro

Em uma aba “Quadro”, cada coluna é um status. No Excel 365, a primeira célula de cada coluna usa FILTRO para trazer os cartões daquele status, ordenados pela prioridade:

=CLASSIFICARPOR(FILTRO(Cartoes[Tarefa]&" – "&Cartoes[Responsável];Cartoes[Status]="Em andamento";"");FILTRO(Cartoes[PrioNum];Cartoes[Status]="Em andamento";"");1)

PrioNum é uma coluna auxiliar que converte Alta, Média e Baixa em 1, 2 e 3. No Google Sheets, use SORT no lugar de CLASSIFICARPOR, que também aceita uma coluna externa como critério. Em versões antigas do Excel sem FILTRO, trabalhe direto na tabela com filtros e pinte as linhas por status com formatação condicional.

Passo 3: limite de trabalho em andamento

O coração do Kanban não são as colunas, e sim limitar quanto trabalho está em andamento ao mesmo tempo. Menos coisa pela metade significa entregas mais rápidas. Coloque um limite acima da coluna e um alerta:

• Cartões em andamento: =CONT.SE(Cartoes[Status];"Em andamento")
• Alerta: =SE(EmAndamento>Limite;"Limite estourado: termine antes de começar outra";"")
• Por pessoa: =CONT.SES(Cartoes[Responsável];A2;Cartoes[Status];"Em andamento")

Passo 4: atrasos e tempo de ciclo

• Atrasado: =SE(E([@Status]<>"Concluído";[@Prazo]<HOJE());"Atrasado";""), em vermelho.
• Tempo de ciclo do cartão: =SE([@Conclusão]="";"";[@Conclusão]-[@Início])
• Média dos últimos 30 dias: =MÉDIASES(Cartoes[Ciclo];Cartoes[Conclusão];">="&HOJE()-30)
• Concluídos na semana: =CONT.SES(Cartoes[Conclusão];">="&HOJE()-DIA.DA.SEMANA(HOJE();2)+1)

Exemplo: equipe de atendimento de uma loja virtual

São seis atendimentos abertos para um limite de cinco, e dois já passaram do prazo. A reunião rápida da manhã começa pelos atrasados e por quem está com três casos abertos, antes de pegar novos chamados. Com algumas semanas de dados, o tempo de ciclo mostra se mudanças como respostas prontas realmente aceleram o atendimento.

Kanban, lista de tarefas ou Gantt?

• Kanban: fluxo contínuo de tarefas pequenas, como atendimento, marketing ou manutenção.
• Planilha de controle de tarefas: tarefas simples por data.
• Gráfico de Gantt: projetos com fases, datas e dependências.

Projetos maiores combinam os três: o cronograma de projeto para o plano geral, o Kanban para a semana e a matriz RACI para deixar claras as responsabilidades; o status para a diretoria fica no dashboard de projetos. Veja outros guias em Gestão de projetos.

Perguntas frequentes

Quais colunas um quadro Kanban deve ter?

No mínimo A fazer, Em andamento e Concluído. Muitas equipes incluem Aguardando ou Revisão para enxergar gargalos.

Qual limite de trabalho em andamento usar?

Comece com o número de pessoas da equipe ou um pouco mais, observe por algumas semanas e ajuste.

Planilha ou ferramenta de Kanban?

A planilha basta para equipes pequenas e facilita relatórios. Para arrastar cartões, receber notificações e comentar cada cartão, uma ferramenta dedicada é mais prática.

Funciona no Google Sheets?

Sim, com FILTER e SORT, e a equipe atualiza o status pelo celular.