Template Notion de gestion de projet : construire projets, tâches et vues pas à pas

Un template Notion de gestion de projet repose sur deux bases de données reliées : une base Projets et une base Tâches, chaque tâche étant rattachée à un projet. À partir de là, Notion calcule l’avancement de chaque projet, affiche les tâches en tableau Kanban, en chronologie ou en calendrier, et donne à chacun une vue « mes tâches ». Ce guide montre comment construire ce système vous-même, propriété par propriété, pour un indépendant ou une petite équipe, puis comment en faire un modèle réutilisable pour chaque nouveau projet.

Pourquoi deux bases plutôt qu’une

Une seule liste de tâches devient vite illisible dès qu’on gère plusieurs clients ou projets en parallèle. Deux bases reliées permettent de voir à la fois la vue d’ensemble (quels projets avancent, lesquels sont en retard) et le détail (qui fait quoi cette semaine), sans saisir deux fois la même information.

Étape 1 : la base Projets

Créez une page, tapez /base de données et choisissez une base pleine page. Ajoutez ces propriétés :

Étape 2 : la base Tâches et la relation

Créez une deuxième base pleine page avec : Nom (titre), Statut (À faire, En cours, En attente, Terminé), Responsable (personne), Échéance (date), Priorité (sélection) et Estimation en heures (nombre). Ajoutez ensuite une propriété Relation nommée « Projet » qui pointe vers la base Projets, en activant l’option d’affichage dans l’autre base. Notion crée automatiquement la propriété « Tâches » côté Projets.

Pour les tâches qui en contiennent d’autres, activez les sous-éléments dans les paramètres de la base. Et si une tâche ne peut commencer qu’après une autre, activez les dépendances : elles s’affichent sous forme de flèches dans la vue chronologie.

Étape 3 : l’avancement automatique

Dans la base Projets, ajoutez une propriété de type Agrégation : relation « Tâches », propriété « Statut », calcul « pourcentage par groupe », groupe « Terminé ». Affichez-la sous forme de barre de progression. Chaque fois qu’une tâche passe à « Terminé », la barre du projet avance.

Variante plus simple : ajoutez dans Tâches une case à cocher « Fait » et utilisez le calcul « pourcentage coché » dans l’agrégation.

Étape 4 : repérer les retards avec une formule

Dans la base Tâches, ajoutez une propriété Formule nommée « Alerte » :

if(prop("Statut") != "Terminé" and prop("Échéance") < now(), "En retard", "")

Filtrez ensuite une vue sur Alerte = « En retard » : c’est la liste à traiter en priorité lors du point hebdomadaire. Côté Projets, une agrégation qui compte les tâches en retard indique quels projets dérapent.

Étape 5 : les vues utiles

• Tableau (Kanban) des tâches regroupé par Statut : on fait glisser les cartes d’une colonne à l’autre.
• Mes tâches : vue liste filtrée sur Responsable contient « Moi » et Statut différent de « Terminé », triée par échéance. Chaque membre voit sa propre liste avec la même vue.
• Chronologie des projets : vue chronologie de la base Projets sur la propriété Dates, pour voir les chevauchements sur plusieurs semaines.
• Calendrier des échéances : vue calendrier de la base Tâches sur Échéance.
• Tableau de bord : une page d’accueil qui rassemble des vues liées (/vue liée) des deux bases, filtrées sur les projets en cours.

Étape 6 : un modèle pour chaque nouveau projet

Dans la base Projets, ouvrez le menu du bouton « Nouveau » et créez un modèle de base de données nommé « Nouveau projet client ». Dans ce modèle, ajoutez une vue liée de la base Tâches filtrée sur le projet courant, ainsi qu’une liste de contrôle des étapes habituelles (brief, devis signé, lancement, livraison, facturation). Avec un bouton Notion, vous pouvez aussi créer en un clic les tâches standard de chaque projet. Les tâches récurrentes (rapport mensuel, facturation) se gèrent avec les modèles répétitifs de la base Tâches.

Partager avec un client

Pour montrer l’avancement à un client sans lui ouvrir tout votre espace, créez une page dédiée qui contient seulement une vue liée filtrée sur son projet, et partagez cette page en lecture ou en commentaire. Vérifiez les autorisations de partage de votre espace et les conditions de votre offre Notion pour les invités.

Notion ou Excel ?

Beaucoup d’équipes combinent les deux : Notion pour le suivi quotidien et un classeur pour le budget. Si vous préférez rester sur un tableur, voyez le tableau Kanban sur Excel, le planning de projet sur Excel et le diagramme de Gantt.

Erreurs à éviter

• Trop de propriétés : chaque champ ajouté est un champ que quelqu’un doit remplir. Commencez avec ceux du tableau ci-dessus.
• Statuts différents d’un projet à l’autre : gardez la même liste pour pouvoir filtrer et agréger.
• Tâches sans responsable ni échéance : elles n’apparaissent dans aucune vue personnelle et sont oubliées.

Pour aller plus loin

Retrouvez les autres guides d’organisation avec Notion dans Organisation avec Notion, et les méthodes de gestion de projet sur tableur dans Gestion de projet.

Questions fréquentes

Faut-il un abonnement payant pour ce template ?

Les bases de données, relations, agrégations, formules et vues décrites ici sont disponibles dans Notion. Certaines fonctions avancées (automatisations, nombre d’invités, historique) dépendent de l’offre ; vérifiez les conditions en vigueur sur le site de Notion.

Comment suivre le temps passé ?

Ajoutez une propriété nombre « Temps réel (h) » dans Tâches et une agrégation « somme » dans Projets. Pour un suivi précis à facturer, une feuille de temps sur tableur reste plus pratique.

Peut-on importer des tâches depuis Excel ?

Oui : enregistrez la liste au format CSV et importez-la dans Notion, qui crée une base avec une propriété par colonne. Il reste à recréer la relation avec les projets.

Combien de temps faut-il pour le mettre en place ?

Environ une heure pour les deux bases et les vues principales, puis quelques ajustements après deux ou trois semaines d’utilisation.