Plan de formación de empleados en Excel: necesidades, calendario, costes e indicadores
Cómo hacer el plan de formación de los empleados de una pyme en Excel: detección de necesidades, ficha de cada acción formativa, calendario, presupuesto, seguimiento de asistencia y eficacia, e indicadores como horas por empleado y coste por hora.
Un plan de formación de empleados en Excel recoge qué formación necesita cada persona o puesto, cuándo se va a impartir, cuánto cuesta y si ha servido para algo. Para una pyme, una hoja bien organizada evita improvisar cursos sueltos, permite repartir el presupuesto con criterio y deja constancia de lo realizado. Esta guía explica cómo detectar necesidades, estructurar el plan, hacer el seguimiento y medir resultados, con un ejemplo de 18 empleados.
Paso 1: detectar necesidades
La formación útil parte de un hueco concreto, no de un catálogo. Las fuentes más fiables son:
- La matriz de habilidades: tareas críticas con pocas personas autónomas y formaciones caducadas.
- La evaluación del desempeño: objetivos de desarrollo acordados con cada persona.
- Obligaciones legales: por ejemplo, la formación en prevención de riesgos laborales vinculada al puesto.
- Cambios previstos: un programa nuevo, una máquina, un nuevo servicio.
Prioriza en este orden: obligatoria, crítica para el negocio, desarrollo individual.
Paso 2: la ficha de cada acción formativa
| Columna | Ejemplo |
|---|---|
| Acción formativa | Manejo seguro de carretillas |
| Objetivo | Que todos los mozos de almacén manejen la carretilla con seguridad |
| Colectivo y nº de personas | Almacén, 8 |
| Modalidad | Presencial, en línea o mixta |
| Horas por persona | 8 |
| Proveedor o formador interno | Entidad externa |
| Fechas | Marzo |
| Coste | 1.600 € |
| Estado | Planificada, en curso, realizada, cancelada |
Con una hoja Asistentes (una fila por persona y acción) puedes registrar quién ha asistido, las horas y la evaluación.
Paso 3: presupuesto e indicadores
Excel en español separa los argumentos con punto y coma:
- Horas totales de formación:
=SUMAPRODUCTO(Plan[Personas];Plan[Horas]) - Coste por hora de formación:
=SUMA(Plan[Coste])/HorasTotales - Horas por empleado:
=HorasTotales/Plantilla - Grado de ejecución:
=SUMAR.SI(Plan[Estado];"Realizada";Plan[Coste])/SUMA(Plan[Coste])
Ejemplo: distribuidora con 18 empleados
| Acción | Personas | Horas por persona | Horas totales | Coste |
|---|---|---|---|---|
| Manejo seguro de carretillas | 8 | 8 | 64 | 1.600 € |
| Excel avanzado para administración | 4 | 12 | 48 | 1.200 € |
| Atención al cliente y reclamaciones | 6 | 6 | 36 | 900 € |
| Inglés comercial | 3 | 20 | 60 | 2.400 € |
| Liderazgo para mandos intermedios | 2 | 16 | 32 | 1.700 € |
| Total | 240 | 7.800 € |
El plan suma 240 horas, unas 13,3 horas por empleado, con un coste medio de 32,50 € por hora de formación. La formación en carretillas va primero porque es obligatoria para el puesto; el inglés comercial, la acción más cara, se justifica solo si el objetivo de vender a clientes extranjeros está en el plan del año.
Paso 4: medir si ha servido
Asistir no es aprender. Un esquema sencillo, inspirado en el modelo de Kirkpatrick, en cuatro niveles:
- Reacción: encuesta de satisfacción al terminar.
- Aprendizaje: prueba práctica o examen.
- Aplicación: el responsable comprueba al cabo de uno a tres meses si se usa en el puesto.
- Resultado: indicador del negocio que debía mejorar (incidentes en almacén, tiempo de respuesta a reclamaciones).
Actualiza la matriz de habilidades cuando una persona alcanza el nivel buscado y, si la acción cambia la forma de trabajar, revisa el procedimiento operativo estándar correspondiente.
Calendario y organización
- Cruza las fechas con el cuadrante de turnos y el control de vacaciones para no dejar puestos descubiertos.
- Evita la temporada alta del negocio.
- Guarda certificados y listas de asistencia; son la prueba de la formación impartida.
Financiación de la formación
En España, las empresas pueden financiar parte de la formación de su plantilla mediante la formación programada por las empresas, gestionada a través de FUNDAE, con un crédito que depende del tamaño de la empresa y sus cotizaciones. Los requisitos y plazos de comunicación cambian; consulta la información vigente en FUNDAE o con tu asesoría antes de empezar la acción formativa. Más guías en Operaciones y RR. HH.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un plan de formación?
Necesidades detectadas, acciones formativas con objetivo, destinatarios, modalidad, horas, fechas y coste, y un sistema de seguimiento y evaluación.
¿Cada cuánto se hace?
Lo habitual es un plan anual, revisado cada trimestre para añadir necesidades nuevas o cancelar lo que ya no tenga sentido.
¿Cómo calculo el coste por hora de formación?
Divide el coste total entre la suma de horas recibidas por todas las personas (personas × horas de cada acción).
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. SUMPRODUCT, SUMIF y las listas desplegables funcionan igual.