Schulungsplan-Vorlage in Excel: Bedarf, Termine, Budget und Wirksamkeit von Weiterbildungen
Eine Schulungsplan-Vorlage in Excel für kleine Betriebe: Schulungsbedarf ermitteln, Maßnahmen planen, Budget berechnen, Teilnahme und Wirksamkeit nachhalten, mit Kennzahlen wie Stunden je Mitarbeitendem und Kosten je Schulungsstunde.
Ein Schulungsplan in Excel hält fest, welche Weiterbildung welche Person oder Rolle braucht, wann sie stattfindet, was sie kostet und ob sie gewirkt hat. Für kleine Betriebe ersetzt eine gut aufgebaute Tabelle spontan gebuchte Kurse durch klare Prioritäten, verteilt das Budget sinnvoll und dokumentiert, was durchgeführt wurde. Diese Anleitung zeigt Bedarfsermittlung, Planung, Nachverfolgung und Kennzahlen am Beispiel eines Betriebs mit 16 Mitarbeitenden.
Schritt 1: den echten Schulungsbedarf ermitteln
Sinnvolle Weiterbildung beginnt bei einer konkreten Lücke, nicht beim Seminarkatalog. Die verlässlichsten Quellen:
- Die Qualifikationsmatrix: kritische Tätigkeiten mit zu wenig eigenständigen Personen, ablaufende Nachweise.
- Die Mitarbeiterbeurteilung: vereinbarte Entwicklungsziele.
- Pflichten: etwa die Unterweisungen im Arbeitsschutz, die in der Regel mindestens jährlich stattfinden, sowie tätigkeitsbezogene Qualifikationen.
- Geplante Veränderungen: neue Software, neue Geräte, neue Leistungen.
Reihenfolge: Pflicht, geschäftskritisch, individuelle Entwicklung.
Schritt 2: eine Zeile je Maßnahme
| Spalte | Beispiel |
|---|---|
| Maßnahme | Normen-Update für Elektrofachkräfte |
| Ziel | Alle Monteure kennen die aktuellen Anforderungen |
| Zielgruppe und Anzahl | Monteure, 6 |
| Format | Präsenz, online oder gemischt |
| Stunden je Person | 8 |
| Anbieter oder interne Trainer | Externer Bildungsträger |
| Termin | März |
| Kosten | 2.400 € |
| Status | Geplant, laufend, durchgeführt, abgesagt |
Ein Blatt „Teilnahme“ (eine Zeile je Person und Maßnahme) dokumentiert Teilnahme, Stunden, Prüfungsergebnis und Datum des Nachweises.
Schritt 3: Budget und Kennzahlen
- Schulungsstunden gesamt:
=SUMMENPRODUKT(Plan[Anzahl];Plan[Stunden]) - Kosten je Schulungsstunde:
=SUMME(Plan[Kosten])/StundenGesamt - Stunden je Mitarbeitendem:
=StundenGesamt/Belegschaft - Umsetzungsquote:
=SUMMEWENN(Plan[Status];"Durchgeführt";Plan[Kosten])/SUMME(Plan[Kosten])
Beispiel: ein Elektrobetrieb mit 16 Mitarbeitenden
| Maßnahme | Personen | Stunden je Person | Stunden gesamt | Kosten |
|---|---|---|---|---|
| Jährliche Sicherheitsunterweisung (intern) | 16 | 2 | 32 | 0 € |
| Normen-Update für Elektrofachkräfte | 6 | 8 | 48 | 2.400 € |
| Ersthelfer-Ausbildung | 3 | 9 | 27 | 300 € |
| Montage von Photovoltaikanlagen | 4 | 24 | 96 | 4.800 € |
| Führungstraining für Vorarbeiter | 2 | 16 | 32 | 2.200 € |
| Summe | 235 | 9.700 € |
Der Plan umfasst 235 Stunden, knapp 15 Stunden je Mitarbeitendem, bei durchschnittlich rund 41 € je Schulungsstunde. Unterweisung und Ersthilfe kommen zuerst, weil sie Pflichten erfüllen; die Kosten der Ersthelfer-Ausbildung übernimmt häufig die Berufsgenossenschaft. Die Photovoltaik-Schulung ist die größte Einzelposition und soll ein neues Geschäftsfeld erschließen.
Schritt 4: Wirksamkeit prüfen
Teilnahme ist noch kein Lernerfolg. Eine einfache Bewertung in vier Stufen, angelehnt an das Kirkpatrick-Modell:
- Reaktion: kurzer Feedbackbogen am Ende.
- Lernen: Test oder praktische Prüfung.
- Anwendung: nach ein bis drei Monaten prüft die Führungskraft die Umsetzung im Alltag.
- Ergebnis: die Kennzahl, die sich verbessern sollte (Nacharbeiten, Unfälle, Aufträge im neuen Feld).
Aktualisieren Sie die Qualifikationsmatrix, wenn jemand das Zielniveau erreicht, und passen Sie bei geänderten Abläufen die Arbeitsanweisung an.
Organisation und Förderung
- Termine mit dem Dienstplan und dem Urlaubsplaner abgleichen.
- Hauptsaison und Auftragsspitzen meiden.
- Teilnahmebestätigungen und Unterweisungsnachweise aufbewahren.
Für Weiterbildungen gibt es je nach Betriebsgröße und Maßnahme Förderprogramme, etwa über die Bundesagentur für Arbeit oder die Länder. Prüfen Sie die aktuellen Bedingungen, bevor Sie buchen. Weitere Leitfäden finden Sie unter Betrieb & Personal.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Schulungsplan?
Der ermittelte Bedarf, jede Maßnahme mit Ziel, Zielgruppe, Format, Stunden, Termin und Kosten, sowie die Nachverfolgung von Teilnahme und Wirkung.
Wie oft wird der Plan aktualisiert?
Jährlich aufstellen und vierteljährlich überprüfen, um neue Bedarfe aufzunehmen oder Überholtes zu streichen.
Wie berechne ich die Kosten je Schulungsstunde?
Gesamtkosten geteilt durch die Summe aller Teilnehmerstunden (Personen × Stunden je Maßnahme).
Funktioniert das in Google Sheets?
Ja. SUMPRODUCT, SUMIF und Dropdown-Listen funktionieren dort genauso.