Lieferantenbewertung in Excel: gewichtete Kriterien, Gesamtkosten und A-B-C-Einstufung
Lieferantenbewertung mit Excel für kleine Betriebe: Ausschlusskriterien, gewichtete Bewertung, Gesamtkosten statt Stückpreis, A-B-C-Einstufung, Beispiel eines Metallbaubetriebs und laufende Bewertung von Liefertreue, Qualität und Rechnungen.
Eine Lieferantenbewertung in Excel vergleicht Lieferanten anhand der Kriterien, die für Ihren Betrieb zählen, vergibt eine gewichtete Punktzahl und betrachtet die Gesamtkosten statt nur des Stückpreises. Sie macht aus einer Bauchentscheidung eine nachvollziehbare Wahl und dient mit einer laufenden Bewertung auch danach als Kontrollinstrument. Betriebe mit Qualitätsmanagement nach ISO 9001 brauchen eine solche Bewertung ohnehin. Diese Anleitung zeigt Methode, Formeln und ein Beispiel.
Schritt 1: Ausschlusskriterien
Vor der Bewertung scheiden Lieferanten aus, die eine nicht verhandelbare Anforderung verfehlen:
- Liefermengen und Frequenz sind machbar.
- Erforderliche Zertifikate, Werkszeugnisse oder Versicherungen liegen vor.
- Lieferung an Ihren Standort im passenden Zeitfenster.
- Akzeptable Zahlungsbedingungen und korrekte Rechnungen.
Wer hier durchfällt, ist raus, egal wie günstig.
Schritt 2: Kriterien und Gewichte
| Kriterium | Worauf achten | Gewicht |
|---|---|---|
| Preis | Gesamtkosten: Preis, Fracht, Mindermengenzuschlag, Rabatte | 30 % |
| Qualität | Muster, Gleichmäßigkeit, Reklamationsquote | 25 % |
| Liefertreue | Termintreue, Lieferzeit, Eillieferungen | 25 % |
| Konditionen | Zahlungsziel, Skonto, Rücknahme | 10 % |
| Service | Erreichbarkeit, fester Ansprechpartner, Reklamationsbearbeitung | 10 % |
Bewerten Sie jeden Lieferanten je Kriterium von 1 bis 5 und notieren Sie den Beleg: Angebot, Musterprüfung, Referenzen. Legen Sie die Gewichte fest, bevor die Angebote vorliegen.
Schritt 3: Formeln und Einstufung
- Gewichtete Punktzahl, Gewichte in B2:F2, Noten eines Lieferanten in Zeile 5:
=SUMMENPRODUKT($B$2:$F$2;B5:F5) - Monatliche Gesamtkosten:
=Stückpreis*MengeMonat+Fracht*LieferungenMonat - Einstufung:
=WENN(G5>=3,8;"A – bevorzugt";WENN(G5>=3;"B – mit Maßnahmen";"C – nicht beauftragen"))
Die Grenzen für A, B und C legen Sie selbst fest; wichtig ist, dass sie für alle gleich gelten.
Beispiel: ein Metallbaubetrieb bewertet drei Stahlhändler
| Lieferant | Preis | Qualität | Liefertreue | Konditionen | Service | Punkte | Stufe |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 4 | 4 | 3 | 3 | 3 | 3,55 | B |
| B | 3 | 4 | 5 | 4 | 4 | 3,95 | A |
| C | 5 | 3 | 2 | 3 | 3 | 3,35 | B |
Lieferant C ist am günstigsten, liefert aber unzuverlässig; für einen Betrieb mit festen Montageterminen bedeutet eine verspätete Lieferung Stillstand auf der Baustelle. B liefert pünktlich und bietet Skonto, ist aber etwas teurer. B wird Hauptlieferant; A bleibt als Zweitlieferant mit dem Auftrag, die Termintreue zu verbessern.
Schritt 4: die laufende Bewertung
Die Auswahl ist nur der Anfang. Erfassen Sie jede Lieferung (Datum, Lieferant, termingerecht ja/nein, Mängel, Rechnung korrekt ja/nein) und werten Sie monatlich aus:
- Liefertreue:
=ZÄHLENWENNS(Lieferungen[Lieferant];A2;Lieferungen[Termingerecht];"Ja")/ZÄHLENWENN(Lieferungen[Lieferant];A2) - Reklamationen:
=ZÄHLENWENNS(Lieferungen[Lieferant];A2;Lieferungen[Mangel];"<>") - Rechnungsqualität: Anteil der Rechnungen, die zu Bestellung und Lieferung passen.
Bestellungen laufen am besten über das Bestellformular und die Bestellverwaltung, die den Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung erleichtern. Bestände und Meldebestände führen Sie in der Lagerverwaltung, Zahlungen in der Ausgabenübersicht.
Praxistipps
- Für regelmäßige Einkäufe mindestens drei Angebote einholen.
- Gleiches mit Gleichem vergleichen: Menge, Güte, Lieferbedingungen.
- Bewertung jährlich wiederholen oder bei deutlichen Preissprüngen.
- Für kritische Artikel einen Ersatzlieferanten aktiv halten.
Weitere Leitfäden finden Sie unter Betrieb & Personal.
Häufige Fragen
Welche Kriterien gehören in eine Lieferantenbewertung?
Meist Gesamtkosten, Qualität, Liefertreue, Konditionen und Service; dazu branchenspezifische Punkte wie Zertifikate oder Nachhaltigkeit.
Ist eine Lieferantenbewertung Pflicht?
Gesetzlich in der Regel nicht, aber Qualitätsmanagementsysteme wie ISO 9001 verlangen, Lieferanten nach festgelegten Kriterien zu beurteilen.
Wie oft sollten Lieferanten bewertet werden?
Laufend monatlich auswerten und mindestens einmal jährlich vollständig neu bewerten.
Funktioniert das in Google Sheets?
Ja. SUMPRODUCT, IF und COUNTIFS funktionieren dort genauso.