Bảng so sánh nhà cung cấp trên Excel: chấm điểm có trọng số, tổng chi phí và theo dõi sau khi chọn
Cách lập bảng so sánh nhà cung cấp trên Excel: điều kiện bắt buộc, tiêu chí chấm điểm có trọng số, so sánh tổng chi phí thay vì đơn giá, ví dụ xưởng in áo chọn nhà cung cấp vải và bảng theo dõi chất lượng giao hàng sau khi chọn.
Bảng so sánh nhà cung cấp trên Excel đặt các nhà cung cấp cạnh nhau theo những tiêu chí quan trọng với doanh nghiệp, chấm điểm có trọng số và so sánh tổng chi phí thay vì chỉ nhìn đơn giá. Nhờ vậy, quyết định chọn nhà cung cấp không còn dựa vào cảm tính mà có lý do rõ ràng, và sau khi chọn vẫn có bảng theo dõi chất lượng giao hàng. Bài này hướng dẫn phương pháp, công thức và một ví dụ cụ thể.
Bước 1: lọc theo điều kiện bắt buộc
Trước khi chấm điểm, loại các nhà cung cấp không đạt một điều kiện không thể thương lượng:
- Đáp ứng được số lượng và tần suất bạn cần.
- Có giấy phép, chứng nhận cần thiết và xuất được hóa đơn hợp lệ.
- Giao được đến địa điểm của bạn trong khung giờ phù hợp.
- Điều khoản thanh toán chấp nhận được.
Nhà cung cấp trượt một điều kiện thì loại, dù giá rẻ đến đâu.
Bước 2: tiêu chí và trọng số
| Tiêu chí | Xem xét gì | Trọng số |
|---|---|---|
| Giá | Tổng chi phí: đơn giá, phí vận chuyển, số lượng tối thiểu, chiết khấu | 30% |
| Chất lượng | Hàng mẫu, độ đồng đều, tỷ lệ lỗi và hàng trả lại | 30% |
| Giao hàng | Thời gian giao, độ đúng hẹn, khả năng giao gấp | 20% |
| Điều khoản | Thời hạn thanh toán, đổi trả | 10% |
| Hỗ trợ | Phản hồi nhanh, người phụ trách, xử lý sự cố | 10% |
Chấm mỗi nhà cung cấp từ 1 đến 5 cho từng tiêu chí và ghi bằng chứng bên cạnh: báo giá, nhận xét hàng mẫu, ý kiến khách hàng khác. Thống nhất trọng số trước khi xem báo giá để không ai điều chỉnh cho có lợi một bên.
Bước 3: công thức
Tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy:
- Điểm có trọng số, trọng số ở B2:F2 và điểm của một nhà cung cấp ở dòng 5:
=SUMPRODUCT($B$2:$F$2;B5:F5) - Tổng chi phí một tháng:
=DonGia*SoLuongThang+PhiVanChuyen*SoLanGiao - Nhà cung cấp điểm cao nhất:
=INDEX(A5:A7;MATCH(MAX(G5:G7);G5:G7;0))
Ví dụ: xưởng in áo thun chọn nhà cung cấp vải
| Nhà cung cấp | Giá | Chất lượng | Giao hàng | Điều khoản | Hỗ trợ | Điểm |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 4 | 3 | 3 | 4 | 3 | 3,40 |
| B | 3 | 5 | 4 | 3 | 4 | 3,90 |
| C | 5 | 2 | 3 | 3 | 2 | 3,20 |
Nhà cung cấp C rẻ nhất nhưng vải mẫu co rút sau khi giặt, nghĩa là áo bị khách trả lại. Vải của B đắt hơn A 7.000 đồng/kg, với 600 kg mỗi tháng là thêm khoảng 4,2 triệu đồng, nhưng chất lượng ổn định và giao đúng hẹn. B thắng với 3,90 điểm; chênh lệch giá đủ nhỏ để thương lượng khi ký hợp đồng năm.
Bước 4: theo dõi sau khi chọn
Chọn xong mới là một nửa công việc. Ghi mỗi lần giao hàng vào nhật ký (ngày, nhà cung cấp, đúng hẹn hay không, vấn đề phát sinh, hóa đơn khớp hay không) và tính hằng tháng:
- Tỷ lệ giao đúng hẹn:
=COUNTIFS(NhatKy[NhaCungCap];A2;NhatKy[DungHen];"Có")/COUNTIF(NhatKy[NhaCungCap];A2) - Số lần có vấn đề:
=COUNTIFS(NhatKy[NhaCungCap];A2;NhatKy[VanDe];"<>") - Tỷ lệ hóa đơn khớp với đơn đặt hàng và hàng thực nhận.
Đơn đặt hàng nên lập bằng mẫu đơn đặt hàng Excel để dễ đối chiếu ba bên giữa đơn, phiếu giao và hóa đơn. Tồn kho và điểm đặt hàng lại theo dõi trong file Excel quản lý kho; khoản thanh toán cho nhà cung cấp ghi vào file Excel quản lý chi phí.
Lưu ý
- Lấy ít nhất ba báo giá cho mặt hàng mua thường xuyên.
- So sánh cùng điều kiện: cùng số lượng, cùng quy cách, cùng điều kiện giao hàng.
- So sánh lại mỗi năm hoặc khi giá tăng mạnh.
- Giữ một nhà cung cấp dự phòng cho mặt hàng quan trọng.
Xem thêm trong chuyên mục Vận hành & nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Nên so sánh nhà cung cấp theo tiêu chí nào?
Thường là tổng chi phí, chất lượng, độ đúng hẹn, điều khoản và hỗ trợ; thêm tiêu chí riêng của ngành như chứng nhận hoặc nguồn gốc nguyên liệu.
Có nên luôn chọn nhà cung cấp rẻ nhất?
Không. Giao trễ, hàng lỗi, hỗ trợ kém đều gây chi phí không nằm trong báo giá; vì vậy giá chỉ là một tiêu chí có trọng số.
Bao lâu đánh giá lại nhà cung cấp?
Theo dõi hằng tháng và so sánh đầy đủ ít nhất mỗi năm một lần.
Dùng Google Sheets được không?
Được. SUMPRODUCT, INDEX, MATCH và COUNTIFS hoạt động như Excel.