Tableau comparatif fournisseurs sur Excel : notation pondérée, coût total et suivi
Construire un tableau comparatif fournisseurs sur Excel : critères éliminatoires, critères pondérés, coût total plutôt que prix unitaire, exemple d'un atelier de menuiserie et fiche de suivi des livraisons, de la qualité et des factures.
Un tableau comparatif fournisseurs sur Excel met côte à côte les candidats selon les critères qui comptent pour votre entreprise, leur attribue une note pondérée et compare le coût total, pas seulement le prix unitaire. Il transforme un choix souvent fait à l’intuition en décision argumentée et, complété d’une fiche de suivi, permet ensuite de contrôler le fournisseur retenu. Ce guide présente la méthode, les formules et un exemple.
Étape 1 : les critères éliminatoires
Avant toute notation, écartez les fournisseurs qui ne respectent pas une exigence non négociable :
- Capacité à livrer les volumes et la fréquence voulus.
- Certifications, assurances ou conformités exigées dans votre métier.
- Livraison sur votre site dans vos créneaux.
- Conditions de paiement acceptables et factures conformes.
Un fournisseur qui échoue sur l’un de ces points est écarté, même s’il est le moins cher.
Étape 2 : critères et pondération
| Critère | Ce que l’on examine | Poids |
|---|---|---|
| Prix | Coût total : prix, frais de port, minimum de commande, remises | 30 % |
| Qualité | Échantillons, régularité, taux de défauts | 25 % |
| Livraison | Délai, respect des dates, dépannage en urgence | 25 % |
| Conditions | Délai de paiement, retours | 10 % |
| Service | Réactivité, interlocuteur dédié, gestion des litiges | 10 % |
Notez chaque fournisseur de 1 à 5 par critère et indiquez la preuve : devis, essai, avis d’autres clients. Fixez les poids avant de recevoir les devis pour qu’ils ne soient pas ajustés en faveur d’un candidat.
Étape 3 : les formules
- Note pondérée, avec les poids en B2:F2 et les notes d’un fournisseur en ligne 5 :
=SOMMEPROD($B$2:$F$2;B5:F5) - Coût mensuel total :
=PrixUnitaire*QuantitéMois+FraisDePort*LivraisonsMois - Meilleur fournisseur :
=INDEX(A5:A7;EQUIV(MAX(G5:G7);G5:G7;0))
Exemple : un atelier de menuiserie choisit son fournisseur de panneaux
| Fournisseur | Prix | Qualité | Livraison | Conditions | Service | Note |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 4 | 3 | 3 | 4 | 3 | 3,40 |
| B | 3 | 4 | 5 | 3 | 4 | 3,85 |
| C | 5 | 3 | 2 | 3 | 2 | 3,25 |
C est le moins cher, mais ses délais sont irréguliers : pour un atelier qui s’engage sur des dates de pose, une livraison en retard décale tout le chantier. B est environ 4 % plus cher, soit à peu près 200 € par mois sur 5 000 € d’achats, mais il livre en 48 heures et dépanne en cas d’urgence. B l’emporte avec 3,85, et l’écart de prix reste négociable. Le coût des panneaux alimente ensuite le chiffrage des travaux.
Étape 4 : la fiche de suivi
Choisir n’est que la moitié du travail. Notez chaque livraison dans un journal (date, fournisseur, à l’heure oui ou non, incident, facture conforme oui ou non) et calculez chaque mois :
- Taux de livraisons à l’heure :
=NB.SI.ENS(Journal[Fournisseur];A2;Journal[ALHeure];"Oui")/NB.SI(Journal[Fournisseur];A2) - Nombre d’incidents :
=NB.SI.ENS(Journal[Fournisseur];A2;Journal[Incident];"<>") - Conformité des factures : part des factures qui correspondent à la commande et à la livraison.
Les commandes passent de préférence par le bon de commande Excel, qui facilite le rapprochement commande, bon de livraison et facture. Les niveaux de stock se suivent dans la gestion de stock sur Excel, et les paiements dans le suivi des dépenses.
Bonnes pratiques
- Demandez au moins trois devis pour les achats récurrents.
- Comparez à périmètre égal : mêmes quantités, même qualité, mêmes conditions de livraison.
- Refaites la comparaison chaque année ou en cas de forte hausse.
- Gardez un fournisseur de secours pour les articles critiques.
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Questions fréquentes
Quels critères pour comparer des fournisseurs ?
En général le coût total, la qualité, la fiabilité des livraisons, les conditions et le service ; ajoutez ceux de votre métier, comme les certifications ou l’origine des produits.
Faut-il toujours choisir le moins cher ?
Non. Retards, défauts et litiges ont un coût qui n’apparaît pas sur le devis ; c’est pourquoi le prix est pondéré et non décisif à lui seul.
À quelle fréquence réévaluer ses fournisseurs ?
Suivez la fiche chaque mois et refaites une comparaison complète au moins une fois par an.
Peut-on utiliser Google Sheets ?
Oui. SUMPRODUCT, INDEX, MATCH et COUNTIFS fonctionnent de la même façon.