Ma trận ra quyết định trên Excel: tiêu chí có trọng số, chấm điểm và kiểm tra độ nhạy
Cách dùng ma trận ra quyết định trên Excel cho các lựa chọn kinh doanh: đặt điều kiện bắt buộc, gán trọng số tiêu chí, chấm điểm, xếp hạng tự động và kiểm tra độ nhạy khi thay đổi trọng số, với ví dụ chọn phần mềm bán hàng.
Ma trận ra quyết định so sánh nhiều phương án theo cùng một bộ tiêu chí có trọng số và cho mỗi phương án một tổng điểm, để lựa chọn dựa trên ưu tiên đã nói rõ thay vì dựa vào người nói to nhất. Làm trên Excel, ma trận còn tự xếp hạng các phương án và cho phép kiểm tra xem phương án thắng có thay đổi khi trọng số thay đổi không, tức là quyết định có vững hay không. Bài này hướng dẫn các bước, công thức và một ví dụ.
Khi nào nên dùng
- Có từ ba phương án trở lên, khác nhau ở nhiều tiêu chí.
- Quyết định tốn kém nếu phải làm lại: mặt bằng, phần mềm, nhân sự chủ chốt, nhà cung cấp.
- Nhiều người cùng tham gia và cần thống nhất điều gì quan trọng.
Để sắp xếp danh sách việc hằng ngày, ma trận Eisenhower phù hợp hơn; riêng việc chọn nhà cung cấp có bảng so sánh nhà cung cấp.
Bước 1: điều kiện bắt buộc
Liệt kê các yêu cầu mà phương án phải đáp ứng mới được xét, như trần ngân sách, kết nối hóa đơn điện tử, hỗ trợ tiếng Việt. Phương án không đạt bị loại trước khi chấm điểm.
Bước 2: tiêu chí và trọng số
Chọn từ bốn đến bảy tiêu chí, gán trọng số sao cho tổng bằng 100%. Thống nhất trọng số trước khi chấm, nếu không mọi người sẽ chỉnh trọng số để phương án mình thích thắng.
Bước 3: chấm điểm và công thức
Chấm mỗi phương án từ 1 đến 5 cho từng tiêu chí, kèm ghi chú ngắn. Tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy. Với trọng số ở B2:F2 và điểm của một phương án ở dòng 5:
- Tổng điểm:
=SUMPRODUCT($B$2:$F$2;B5:F5) - Thứ hạng:
=RANK.EQ(G5;$G$5:$G$7) - Phương án thắng:
=INDEX($A$5:$A$7;MATCH(MAX($G$5:$G$7);$G$5:$G$7;0))
Ví dụ: chọn phần mềm bán hàng cho hai cửa hàng
| Phần mềm | Chi phí (25%) | Dễ dùng (25%) | Kho nhiều chi nhánh (20%) | Kết nối hóa đơn và sàn (20%) | Hỗ trợ (10%) | Điểm |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 4 | 3 | 3 | 4 | 3 | 3,45 |
| B | 3 | 4 | 5 | 4 | 4 | 3,95 |
| C | 5 | 4 | 2 | 3 | 3 | 3,55 |
Phần mềm B thắng với 3,95 điểm nhờ quản lý kho nhiều chi nhánh tốt, dù không rẻ nhất.
Bước 4: kiểm tra độ nhạy
Thay trọng số theo một góc nhìn hợp lý khác và xem phương án thắng có đổi không. Nếu chi phí tăng lên 40%, kho nhiều chi nhánh giảm còn 10% và kết nối còn 15%, điểm thành 3,55 (A), 3,70 (B) và 3,95 (C): phần mềm C thắng. Vậy quyết định phụ thuộc vào một câu hỏi: doanh nghiệp có thật sự cần quản lý tồn kho nhiều chi nhánh không. Nếu đang có hai cửa hàng và dự định mở thêm, câu trả lời là có, nên chọn B là hợp lý.
Cách làm nhanh: giữ hai dòng trọng số “cơ sở” và “thay thế”, tính hai cột tổng điểm cạnh nhau. Nếu phương án thắng giống nhau ở cả hai, quyết định đủ vững.
Sau khi quyết định
- Kiểm tra lại con số đằng sau phương án thắng, ví dụ chi phí so với doanh thu bằng file tính điểm hòa vốn.
- Ghi lý do vào kế hoạch kinh doanh nếu cần trình đối tác hoặc ngân hàng.
- Liệt kê rủi ro của phương án đã chọn; một bản phân tích SWOT là điểm khởi đầu tốt.
Xem thêm trong chuyên mục Quản lý dự án & công việc.
Câu hỏi thường gặp
Ma trận ra quyết định khác bảng ưu nhược điểm thế nào?
Bảng ưu nhược điểm coi mọi ý như nhau; ma trận gán trọng số theo mức quan trọng và chấm mọi phương án trên cùng một thang.
Nên dùng bao nhiêu tiêu chí?
Từ bốn đến bảy. Nhiều hơn thì trọng số mỗi tiêu chí quá nhỏ, không còn ý nghĩa.
Nhiều người cùng chấm được không?
Được. Mỗi người chấm riêng, sau đó lấy trung bình và bàn kỹ những chỗ chênh lệch lớn.
Dùng Google Sheets được không?
Được. SUMPRODUCT, RANK, INDEX và MATCH hoạt động như Excel.