Mẫu kế hoạch kinh doanh Excel: lập phần tài chính từ vốn đầu tư đến điểm hòa vốn
Hướng dẫn lập phần tài chính của kế hoạch kinh doanh trên Excel: giả định, vốn đầu tư ban đầu và nguồn vốn, dự báo doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh dự kiến, dòng tiền theo tháng, điểm hòa vốn và kịch bản, kèm ví dụ quán cà phê.
Mẫu kế hoạch kinh doanh Excel chủ yếu là phần kế hoạch tài chính: một file gồm các giả định, vốn đầu tư ban đầu và nguồn vốn, dự báo doanh thu và chi phí, kết quả kinh doanh dự kiến, dòng tiền theo tháng và điểm hòa vốn. Phần mô tả (thị trường, đối thủ, marketing, nhân sự) thường viết trong văn bản, nhưng các con số nên nằm trong bảng tính liên kết bằng công thức, để khi thay đổi một giả định thì mọi kết quả tự cập nhật. Bài này hướng dẫn cấu trúc file, công thức chính và một ví dụ quán cà phê.
Các sheet cần có
| Sheet | Nội dung | Câu hỏi |
|---|---|---|
| Giả định | Giá bán, sản lượng, tăng trưởng, giá vốn, nhân sự, tiền thuê, thời hạn thu chi | Mọi con số dựa trên điều gì? |
| Vốn đầu tư | Sửa chữa, thiết bị, đặt cọc, chi phí trước khai trương, vốn lưu động | Cần bao nhiêu tiền để bắt đầu? |
| Nguồn vốn | Vốn tự có, góp vốn, vay ngân hàng | Tiền lấy từ đâu? |
| Doanh thu và chi phí | Theo tháng năm đầu, theo năm các năm sau | Bán được bao nhiêu, tốn bao nhiêu? |
| Kết quả kinh doanh dự kiến | Doanh thu − giá vốn − chi phí − khấu hao − lãi vay | Có lãi không? |
| Dòng tiền | Tiền vào, tiền ra, số dư cuối tháng | Tháng nào thiếu tiền? |
| Chỉ số | Điểm hòa vốn, thời gian hoàn vốn | Rủi ro có đáng không? |
Nguyên tắc: chỉ nhập số ở sheet Giả định và Vốn đầu tư; các sheet khác chỉ có công thức tham chiếu.
Bước 1: giả định có căn cứ
Ghi bên cạnh mỗi giả định nguồn của nó: báo giá nhà cung cấp, hợp đồng thuê, giá của đối thủ, kinh nghiệm thực tế. Tách giả định về số lượng (khách, ly, đơn hàng) khỏi giả định về giá, để thử được tình huống bán ít hơn mà không đổi giá. Năm đầu nên có hệ số tăng dần theo tháng vì cửa hàng mới hiếm khi đạt công suất ngay.
Bước 2: vốn đầu tư và nguồn vốn
Liệt kê mọi khoản phải chi trước và ngay sau khi mở cửa, cộng một khoản vốn lưu động để trả chi phí những tháng đầu khi doanh thu chưa đủ. Ô kiểm tra cân đối: =IF(ABS(TongNguonVon-TongVonDauTu)<1;"Cân đối";"Kiểm tra lại"). Khoản trả nợ hằng tháng của khoản vay tính bằng =PMT(LaiSuat/12;SoThang;-SoTienVay); lịch trả gốc và lãi chi tiết có trong file Excel tính lãi vay ngân hàng. Tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy (;) hoặc dấu phẩy (,) ngăn cách đối số.
Bước 3: doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh
Doanh thu xây từ các yếu tố: số khách × giá trung bình, số ly × giá, số đơn × giá trị đơn. Tách chi phí biến đổi (nguyên liệu, bao bì, phí giao hàng, phí sàn) khỏi chi phí cố định (mặt bằng, lương, điện nước, marketing cố định). Khoản đầu tư thiết bị không tính hết vào chi phí năm đầu mà phân bổ dần qua khấu hao. Cấu trúc nên giống mẫu báo cáo kết quả kinh doanh Excel để sau này so kế hoạch với thực tế.
Bước 4: dòng tiền theo tháng
Dòng tiền cho biết tháng nào có đủ tiền để trả. Số dư cuối tháng =SoDuDau+TongThu-TongChi, trong đó tổng chi gồm cả trả gốc vay và các khoản đầu tư, những thứ không xuất hiện trong kết quả kinh doanh. Nếu có tháng âm, cần thêm vốn lưu động hoặc điều chỉnh tiến độ chi. Chi tiết xem file Excel dòng tiền doanh nghiệp.
Ví dụ: quán cà phê mang đi
| Khoản | Năm 1 (triệu đồng) |
|---|---|
| Vốn đầu tư: sửa chữa 120, máy pha và thiết bị 150, bàn ghế 40, đặt cọc mặt bằng 60, chi phí trước khai trương 20, vốn lưu động 60 | 450 |
| Nguồn vốn: tự có 250, vay ngân hàng 200 | 450 |
| Doanh thu (150 ly/ngày × 35.000 đ × 360 ngày) | 1.890 |
| Giá vốn nguyên liệu, bao bì (35%) | −661,5 |
| Thuê mặt bằng, lương và bảo hiểm, điện nước, marketing, chi phí khác | −1.020 |
| Khấu hao thiết bị và sửa chữa | −62 |
| Lãi vay ước tính | −18 |
| Lợi nhuận trước thuế | 128,5 |
Biên lãi trên chi phí biến đổi là 65%, tổng chi phí cố định (kể cả khấu hao, lãi vay) là 1.100 triệu, nên doanh thu hòa vốn khoảng 1.100 ÷ 0,65 ≈ 1.692 triệu đồng, tương đương khoảng 134 ly mỗi ngày. Kế hoạch đang giả định 150 ly: biên an toàn chỉ hơn 10%. Trước khi vay, nên xem kịch bản bán 130 ly/ngày và chuẩn bị phương án giảm chi phí. Cách tính chi tiết có trong file Excel tính điểm hòa vốn.
Kịch bản thận trọng, cơ sở và lạc quan
Thêm một ô chọn kịch bản (1, 2, 3) và ba giá trị cho các giả định bất định nhất, thường là sản lượng và giá. Với =CHOOSE(KichBan;ThanTrong;CoSo;LacQuan), toàn bộ file tính lại theo kịch bản chọn. Ngân hàng và nhà đầu tư thường tin một kế hoạch chịu được kịch bản thận trọng hơn một kế hoạch chỉ có số đẹp.
Giới hạn
Kế hoạch tài chính là ước tính. Nghĩa vụ thuế, bảo hiểm và điều kiện vay khác nhau tùy hình thức kinh doanh (hộ kinh doanh hay doanh nghiệp) và từng thời điểm; hãy kiểm tra với kế toán và ngân hàng trước khi quyết định.
Bài liên quan
Sau khi kinh doanh, so kế hoạch với thực tế bằng báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán. Xem thêm trong chuyên mục Tài chính doanh nghiệp nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch tài chính nên lập cho mấy năm?
Thường 3 năm, năm đầu chi tiết theo tháng. Khoản vay lớn có thể cần 5 năm.
Ngân hàng xem gì đầu tiên?
Dòng tiền hằng tháng, khả năng trả nợ, phần vốn tự có và căn cứ của giả định doanh thu.
Có nên tính lương chủ cửa hàng không?
Nên. Nếu bạn trực tiếp làm việc, hãy tính một mức lương hợp lý cho mình; nếu không, lợi nhuận trên giấy đang gồm cả công sức của bạn.
Dùng Google Sheets được không?
Được. PMT, CHOOSE, IF đều có, và tiện chia sẻ với người góp vốn.